WhatsApp वार्तालाप प्रबंधित करें

अपनी टीम के साथ WhatsApp संदेश पढ़ने और उत्तर देने के लिए Conversations खोलें। हर वार्तालाप एक ग्राहक के साथ हुए संवाद को एक थ्रेड में लाता है, जिसमें WhatsApp एजेंट के उत्तर भी शामिल हैं।

शुरू करने से पहले, एक WhatsApp नंबर कनेक्ट करें। वार्तालाप सक्षम करने या AI एजेंट से नियंत्रण लेने के लिए आपको WhatsApp प्रबंधित करने की अनुमति चाहिए। उत्तर देने और असाइनमेंट या लेबल बदलने के लिए WhatsApp संदेश भेजने की अनुमति आवश्यक है।

अपने नंबर के लिए वार्तालाप सक्षम करें

WhatsApp > Numbers & profiles खोलें और अपना नंबर चुनें।
Settings खोलें और Enable conversations चालू करें। परिवर्तन स्वचालित रूप से सेव हो जाता है।
किसी ग्राहक से नंबर पर संदेश भिजवाएँ, फिर संवाद खोजने के लिए Conversations खोलें।

यह सेटिंग इनबॉक्स में नए संदेश सहेजना शुरू करती है। पहले के संदेश नहीं जोड़े जाते। WhatsApp एजेंट सक्षम करने पर भी उसके नंबर के लिए वार्तालाप चालू हो जाते हैं।

किसी नंबर के लिए इनबॉक्स का उपयोग बंद करने के लिए Enable conversations बंद करें। मौजूदा वार्तालाप पढ़ने के लिए उपलब्ध रहते हैं, लेकिन नए संदेश अब दिखाई नहीं देते और आप इनबॉक्स से उत्तर नहीं दे सकते।

एक WhatsApp नंबर का Settings टैब, Enable conversations स्विच के साथ

बातचीत खोजें

डैशबोर्ड में WhatsApp > Conversations खोलें।
एक व्यू चुनें: Mine आपको असाइन की गई बातचीत दिखाता है, Unassigned किसी टीममेट की प्रतीक्षा कर रही बातचीत दिखाता है, और With agent वे बातचीत दिखाता है जिन पर AI एजेंट का नियंत्रण है। सभी असाइनी में ब्राउज़ करने के लिए All का उपयोग करें।
Number, Assignee, या Label फ़िल्टर से सूची को सीमित करें। उदाहरण के लिए, बुकिंग संबंधी सवाल खोजने के लिए अपना सपोर्ट नंबर और एक booking लेबल चुनें।
किसी बातचीत को चुनकर उसके संदेश और विवरण खोलें।

Search this page… वर्तमान पेज पर मेल खाने वाले संपर्क नाम, फ़ोन नंबर, यूज़रनेम, बिज़नेस-स्कोप्ड ID और लेबल खोजता है। उस पेज से आगे की बातचीत खोजने के लिए फ़िल्टर और पेजिनेशन का उपयोग करें; सर्च संदेश टेक्स्ट में नहीं देखता।

WhatsApp Conversations Bird डैशबोर्ड में, बातचीत व्यू, सर्च, फ़िल्टर, लेबल और असाइनी के साथ

ग्राहक को जवाब दें

जवाब देने से पहले थ्रेड पढ़ें, खासकर जब किसी अन्य टीममेट या AI एजेंट ने पहले ही मदद की हो। Conversation details में Assignee और Service window जाँचें। छोटी स्क्रीन पर ये फ़ील्ड देखने के लिए Conversation details बटन खोलें।

Assignee के अंतर्गत ज़िम्मेदारी लेने के लिए You चुनें, या कोई टीममेट चुनें। अगर AI agent चुना हुआ है, तो किसी व्यक्ति को चुनने पर एजेंट से नियंत्रण भी हट जाता है।
Type a message में अपना जवाब लिखें। फ़ोटो, वीडियो, दस्तावेज़ या ऑडियो फ़ाइल शामिल करने के लिए Attach चुनें और मीडिया प्रकार चुनें।
किसी विशेष संदेश का जवाब देने के लिए उसका Message actions मेनू खोलें और Quote चुनें। उद्धृत संदेश आपके ड्राफ़्ट के ऊपर दिखाई देता है; Cancel quote संदर्भ हटा देता है।
Send चुनें, या Enter दबाएँ। नई लाइन के लिए Shift+Enter का उपयोग करें। आपका जवाब थ्रेड में दिखाई देता है, जहाँ आप उसकी डिलीवरी स्थिति देख सकते हैं।

सर्विस विंडो दिखाती है कि आप फ़्री-फ़ॉर्म जवाब भेज सकते हैं या नहीं और कितना समय शेष है। जब यह बंद हो जाती है, तो कंपोज़र Reply when the contact sends a new message प्रदर्शित करता है। ग्राहक के नए संदेश की प्रतीक्षा करें, या किसी पात्र बातचीत को फिर से शुरू करने के लिए स्वीकृत टेम्पलेट का उपयोग करें। कन्वर्सेशन कंपोज़र सर्विस मैसेज भेजता है; टेम्पलेट भेजने के लिए टेम्पलेट सेंडिंग वर्कफ़्लो का उपयोग करें।

मैसेज थ्रेड, रिप्लाई कंपोज़र, असाइनी, सर्विस विंडो और लेबल के साथ एक WhatsApp कन्वर्सेशन

टीम के काम को व्यवस्थित रखें

काम का वर्णन करने के लिए Conversation details में Labels का उपयोग करें, जैसे booking, accessibility, या follow-up। लेबल सेव करने के लिए Add label में उसे दर्ज करें, और जब लेबल प्रासंगिक न रहें तो उन्हें हटा दें। लेबल कन्वर्सेशन सूची में दिखाई देते हैं और फ़िल्टर के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं।

जब किसी सहकर्मी की मदद ज़रूरी हो तो Assignee के अंतर्गत उन्हें चुनें। कन्वर्सेशन को टीम की कतार में वापस करने के लिए Unassigned चुनें। असाइनमेंट दर्ज करता है कि कन्वर्सेशन की ज़िम्मेदारी किसकी है; यह ग्राहक को कोई संदेश नहीं भेजता।

यदि नंबर पर AI एजेंट सक्षम है, तो अपना हिस्सा पूरा होने पर कन्वर्सेशन वापस सौंपने के लिए AI agent चुनें। इसके बाद एजेंट फिर से जवाब दे सकता है। इस विकल्प के लिए WhatsApp प्रबंधन अनुमति आवश्यक है और यह व्यक्तिगत ग्राहक कन्वर्सेशन के लिए उपलब्ध है।

कन्वर्सेशन की समस्या निवारण

कन्वर्सेशन दिखाई नहीं दे रहा: All पर स्विच करें, फ़िल्टर और सर्च साफ़ करें, और जाँचें कि जब नंबर ने संदेश प्राप्त किया तब Enable conversations चालू था।
आप जवाब नहीं दे पा रहे: सर्विस विंडो, आपकी WhatsApp अनुमतियाँ, और नंबर की Enable conversations सेटिंग जाँचें। यदि भेजना विफल होता है, तो फिर से प्रयास करने से पहले कंपोज़र के नीचे दिखाई गई त्रुटि पढ़ें।
आप AI एजेंट नहीं चुन पा रहे: पुष्टि करें कि नंबर पर एक सक्षम एजेंट है और आपके पास WhatsApp प्रबंधित करने की अनुमति है।
किसी सहकर्मी के जवाब देने के बाद एजेंट ने जवाब देना बंद कर दिया: उचित होने पर नियंत्रण वापस करने के लिए Assignee के अंतर्गत AI agent चुनें। जवाब पूरा करने से नियंत्रण अपने आप वापस नहीं जाता।