Sebuah kumpulan IP bersama adalah sekelompok alamat IP yang digunakan oleh beberapa pengirim email di server yang sama. Kumpulan biasanya mengelompokkan perusahaan dengan karakteristik serupa, seperti industri atau ukuran mereka. Tergantung pada ukuran kumpulan dan perusahaan anggotanya, satu kumpulan bisa berisi ratusan klien email yang berbeda.

Kebanyakan program email dimulai dengan kumpulan IP bersama. Untuk pengirim email dengan volume pengiriman rendah (biasanya kurang dari 100.000 email per bulan), IP bersama adalah cara yang lebih hemat biaya dan sumber daya untuk mengatur kumpulan yang dioptimalkan untuk kepastian pengiriman. 

“Terutama ketika pengirimnya lebih kecil, seperti sekolah yang mengirimkan buletin, misalnya, sekolah tersebut mungkin berukuran kecil—tetapi di dalam kumpulan bersama itu, ada ratusan distrik sekolah lain,” kata Tony Patti, Direktur Layanan Kepastian Pengiriman di Bird. “Filter ISP tahu tidak seharusnya ada konten selain konten pendidikan yang lewat, jadi jika tiba-tiba filter melihat iklan untuk obat penurun berat badan, mereka akan tahu ada sesuatu yang mencurigakan.”

Manfaat lain dari menggunakan kumpulan IP bersama termasuk yang berikut:

• Kumpulan bersama lebih murah daripada IP khusus. Dengan kumpulan bersama, Anda hanya membayar untuk alokasi Anda dan menikmati kenyamanan mengalihdayakan pengelolaan kumpulan ke penyedia layanan email (ESP).

• Volume pengiriman gabungan dari kumpulan bersama dapat meningkatkan keseluruhan kepastian pengiriman email Anda. ISP dapat menjadi curiga oleh lonjakan mendadak dalam volume pengiriman email. Bagi pengirim email dengan volume rendah, ledakan email yang tidak konsisten meningkatkan pengawasan terhadap pesan Anda. Karena banyak perusahaan berbeda menggunakan kumpulan IP bersama, volume pengiriman kemungkinan lebih konsisten, yang mengurangi risiko ditandai untuk aktivitas mencurigakan.

• Bisnis Anda mendapatkan manfaat dari reputasi IP yang sudah ada. Membangun reputasi IP yang kuat secara independen membutuhkan waktu (lebih lanjut tentang itu nanti). Dengan bergabung ke kumpulan bersama, bahkan program email yang baru bisa mendapatkan manfaat dari reputasi IP yang sudah ada yang mempermudah pengiriman pesan ke kotak masuk utama.

Risiko kumpulan bersama: Pengirim lain dapat merusak reputasi Anda

Di lingkungan yang salah, reputasi IP bersama bisa menjadi senjata bermata dua. Pelaku jahat dalam kumpulan bersama Anda dapat mengambil keuntungan dari reputasi IP yang kuat untuk menyelundupkan spam melewati filter ISP.

Pemintal dan penipu menyukai kumpulan bersama karena anonimitasnya, terutama karena mereka mendistribusikan spam di banyak IP untuk menjaga volume email tetap rendah untuk masing-masing. 

Pada akhirnya, mereka akan ketahuan—dan ketika itu terjadi, semua orang dalam kumpulan bersama bisa terkena dampak buruk pada kepastian pengiriman email.

Tapi bukan hanya pelaku jahat yang bisa mempengaruhi kepastian pengiriman melalui kumpulan bersama. Jika pengirim dalam kumpulan mengirim jenis email yang sangat berbeda, seperti untuk industri tertentu seperti layanan keuangan atau perawatan kesehatan, hal itu bisa menciptakan tantangan kepastian pengiriman bahkan ketika semua perusahaan dalam kumpulan mencoba mengikuti praktik terbaik email. Sebuah perusahaan keuangan, misalnya, bisa menghadapi tantangan ketika mencoba mengirimkan email dari kumpulan bersama yang didedikasikan untuk perusahaan perawatan kesehatan. 

“Jika email tersebut tidak dikirim melalui kumpulan bersama yang sangat terkendali yang fokus pada pola pengiriman unik atau persyaratan regulasi dari industrinya, pengirim tersebut bisa mengalami masalah kepastian pengiriman,” kata Tony.

Jika tidak, lampiran PDF dapat diidentifikasi sebagai aktivitas mencurigakan, membahayakan pengiriman informasi konsumen penting ini dan email lainnya dalam kumpulan bersama tersebut.