Membuat alamat IP khusus itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Berikut cara mengatur kumpulan IP yang tepat untuk memenuhi kebutuhan email perusahaan Anda.
Mengapa menggunakan kumpulan IP bersama?
Kumpulan IP bersama adalah sekelompok alamat IP yang digunakan oleh beberapa pengirim email di server yang sama. Kumpulan biasanya mengelompokkan perusahaan dengan karakteristik yang sama, seperti industri atau ukuran mereka. Tergantung pada ukuran kumpulan dan perusahaan anggotanya, satu kumpulan dapat berisi ratusan klien email yang berbeda.
Kebanyakan program email dimulai dengan kumpulan IP bersama. Untuk pengirim email dengan volume pengiriman rendah (biasanya kurang dari 100.000 email per bulan), IP bersama adalah cara yang lebih hemat biaya dan efisien dalam sumber daya untuk mengatur sebuah kumpulan yang dioptimalkan untuk pengiriman.
“Terutama saat pengirimnya lebih kecil, seperti sekolah yang mengirim buletin, misalnya, sekolah tersebut bisa sangat kecil—tetapi dalam kumpulan bersama itu, ada ratusan distrik sekolah lainnya,” kata Tony Patti, Direktur Layanan Pengiriman di Bird. “Filter ISP tahu tidak boleh ada apa pun kecuali konten pendidikan yang masuk, jadi jika tiba-tiba filter melihat iklan untuk obat diet, mereka akan tahu ada yang tidak beres.”
Manfaat lain dari menggunakan kumpulan IP bersama termasuk hal-hal berikut:
Kumpulan bersama lebih murah daripada IP terdedikasi. Dengan kumpulan bersama, Anda hanya membayar untuk kuota Anda dan menikmati kenyamanan menyerahkan manajemen kumpulan kepada penyedia layanan email (ESP).
Volume pengiriman gabungan dari kumpulan bersama dapat meningkatkan pengiriman email secara keseluruhan. ISP bisa ketakutan dengan lonjakan mendadak dalam volume pengiriman email. Untuk pengirim email dengan volume rendah, ledakan email yang tidak konsisten meningkatkan perhatian terhadap pesan Anda. Namun, karena banyak perusahaan berbeda menggunakan kumpulan IP bersama, volume pengiriman kemungkinan akan lebih konsisten, yang mengurangi risiko ditandai untuk aktivitas mencurigakan.
Bisnis Anda mendapat manfaat dari reputasi IP yang sudah ada. Membangun reputasi IP yang kuat secara independen memerlukan waktu (lebih lanjut tentang itu nanti). Dengan bergabung dalam kumpulan bersama, bahkan program email yang baru dapat mengambil manfaat dari reputasi IP yang sudah ada yang memudahkan pengiriman pesan ke kotak masuk utama.
Risiko kumpulan bersama: Pengirim lain dapat merusak reputasi Anda
Dalam lingkungan yang salah, reputasi IP bersama bisa menjadi pedang bermata dua. Pelaku buruk dalam kumpulan bersama Anda dapat memanfaatkan reputasi IP yang kuat untuk menyelundupkan spam melewati filter ISP.
Spamdan penipuan menyukai kumpulan bersama untuk anonimitas mereka, terutama saat mereka mendistribusikan spam di banyak IP untuk menjaga volume email rendah untuk masing-masingnya.
Akhirnya, mereka akan tertangkap—dan ketika mereka melakukannya, semua orang dalam kumpulan bersama dapat menderita dampak pada pengiriman email.
Tetapi bukan hanya pelaku buruk yang dapat mempengaruhi pengiriman melalui kumpulan bersama. Jika pengirim dalam kumpulan mengirim jenis email yang sangat berbeda, seperti untuk industri tertentu seperti layanan keuangan atau kesehatan, itu dapat menciptakan tantangan pengiriman bahkan ketika semua perusahaan dalam kumpulan berusaha mengikuti praktik terbaik email. Sebuah perusahaan keuangan, misalnya, dapat menghadapi tantangan saat mencoba mengirim email dari kumpulan bersama yang didedikasikan untuk perusahaan kesehatan.
“Jika email-email itu tidak dikirim melalui kumpulan bersama yang sangat terkontrol yang fokus pada pola pengiriman unik atau persyaratan regulasi dari industri mereka, pengirim tersebut dapat mengalami masalah pengiriman,” kata Tony.
Kalau tidak, lampiran PDF mungkin diidentifikasi sebagai aktivitas mencurigakan, membahayakan pengiriman informasi penting bagi konsumen dan email lainnya dalam kumpulan bersama itu.
Kontrol yang lebih baik, manajemen yang lebih mudah: Banyak manfaat dari alamat IP khusus
Pengoptimalan pengiriman yang sepenuhnya optimal adalah proses yang berkelanjutan antara penyedia layanan email dan pelanggan mereka. Namun, pemasar email dapat meraih beberapa kemenangan pengiriman yang mudah, dengan mengatasi kesalahan sederhana yang mungkin memengaruhi tingkat pengiriman ke kotak masuk Anda.
Berikut adalah tiga cara untuk meningkatkan pengiriman hari ini:
Pengoptimalan pengiriman yang sepenuhnya optimal adalah proses yang berkelanjutan antara penyedia layanan email dan pelanggan mereka. Namun, pemasar email dapat meraih beberapa kemenangan pengiriman yang mudah, dengan mengatasi kesalahan sederhana yang mungkin memengaruhi tingkat pengiriman ke kotak masuk Anda.
Berikut adalah tiga cara untuk meningkatkan pengiriman hari ini
1. Siapkan catatan SPF, DKIM, atau DMARC
Layanan email menggunakan protokol otentikasi SPF, DKIM, dan DMARC untuk memverifikasi legitimasi dan integritas pesan email melalui enkripsi dan sertifikat. Catatan otentikasi yang hilang dapat menyebabkan email Anda dikirim ke folder spam atau ditandai sebagai risiko keamanan. Google menawarkan beberapa pedoman yang mudah diikuti tentang cara menyiapkan catatan ini dengan benar untuk domain Anda.
2. Periksa email HTML Anda untuk kesalahan pemformatan
Kesalahan pemformatan HTML dapat memengaruhi tampilan dan keterbacaan email Anda. Di luar pengalaman pengguna yang menurun ini, kesalahan ini juga dapat mengancam pengiriman.
Untungnya, tag penutup yang hilang dan kesalahan pengkodean lainnya mudah untuk diperbaiki, dan mereka akan segera meningkatkan potensi pengiriman email Anda. Beberapa alat dirancang untuk mengidentifikasi kesalahan HTML ini, termasuk Schema Markup Validator milik Google.
3. Tambahkan tombol berhenti langganan sekali klik di setiap email
Seperti yang disebutkan di atas, meninggalkan tombol berhenti langganan sekali klik dari email Anda adalah salah satu sinyal terbesar bagi algoritme layanan email yang menjelajahi email masuk untuk spam. Tombol berhenti langganan sekali klik yang sederhana di setiap email akan memenuhi persyaratan mereka dan menjaga pengiriman.
Mengapa reputasi alamat IP itu penting?
MBP seperti Gmail dan Yahoo ingin memberikan pengalaman email terbaik bagi pengguna mereka. Penyaringan spam yang ditingkatkan adalah salah satu bagian penting dari pengalaman itu, mengurangi kekacauan di kotak masuk pengguna sambil melindungi konsumen dari malware, penipuan, dan ancaman keamanan lainnya.
Mengingat bahwa ISP mengawasi reputasi IP untuk mengidentifikasi kemungkinan spam, perusahaan harus memanfaatkan setiap kesempatan untuk mencegah email mereka diberi label sebagai spam. Semakin mencurigakan email Anda di mata ISP, semakin besar risiko terhadap pengiriman email Anda.
Reputasi alamat IP yang buruk dapat menyebabkan konsekuensi yang menantang: Jika Anda ditandai sebagai spam oleh perusahaan intelijen ancaman besar seperti Spamhaus, misalnya, Anda perlu mengambil tindakan korektif untuk menghapus alamat IP Anda dari daftar blokir.
Definisi “spam” email telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir
Saat perusahaan menginvestasikan sumber daya untuk membangun reputasi alamat IP mereka dan mengoptimalkan pengiriman, sangat penting untuk membedakan definisi hukum spam dari bagaimana konsumen saat ini memersepsikannya.
Sebagaimana Tony menunjukkan, Undang-Undang CAN-SPAM yang diterapkan oleh FCC mendefinisikan spam sebagai email yang tidak didaftarkan oleh konsumen untuk diterima. Ini termasuk email yang dikirim ke alamat yang mungkin diambil atau dicuri dari daftar atau lokasi online lain.
“Sekarang, definisi spam adalah ‘setiap email yang tidak saya inginkan lagi,’” kata Tony. “Itu yang dihormati oleh ISP.”
Selain itu, ISP kadang-kadang mengabaikan apakah orang mendaftar untuk email sebelum mereka menandainya sebagai spam. Jika konsumen tidak suka dengan email Anda—atau jika mereka mulai merasa terganggu dengan pesan-pesan Anda—mereka lebih cenderung menandai pesan tersebut sebagai spam. Seorang pelanggan yang tidak puas tidak akan memengaruhi pengiriman Anda, tetapi jika keluhan mulai menumpuk, ISP dapat mengambil tindakan.
“Tiba-tiba, Anda akan mengalami masalah pengiriman,” kata Tony. “Pelanggan akan berkata, ‘Kami tidak mengubah apa pun. Kami tidak tahu apa yang terjadi.’ Bahkan tanpa perubahan dari pihak Anda, algoritma AI yang terus berkembang dapat memengaruhi penyortiran email… dan telah mencapai titik di mana jenis email tertentu secara otomatis masuk ke folder bulk.”
Sebuah saran terakhir untuk membangun program email yang sehat
Apakah Anda menjalankan program email dengan volume rendah di kolam IP bersama atau program dengan volume tinggi dengan IP yang didedikasikan, ada satu saran yang perlu diingat:
Kesabaran membuahkan hasil dalam jangka panjang.
Adalah hal yang wajar untuk ingin bergerak cepat dengan strategi pemasaran email Anda—terutama jika Anda merasakan tekanan dari kepemimpinan eksekutif untuk memberikan hasil yang segera. Namun, memprioritaskan kecepatan daripada pengembangan yang hati-hati dapat mengakibatkan kesalahan yang dapat merusak reputasi IP Anda secara permanen. Dalam hal IP yang didedikasikan, pengiriman email yang agresif tanpa memanaskan alamat Anda dapat sangat berbahaya bagi pengiriman email Anda, mengakibatkan lubang reputasi yang dalam untuk perusahaan Anda.
Tip lain sementara kita berbicara tentang kesabaran: pilih subdomain email Anda dengan hati-hati untuk menjaga agar mereka berbeda dari domain korporat utama Anda. Jika sesuatu berjalan salah dengan reputasi IP pemasaran email Anda, Anda tidak ingin komplikasi promosi itu mempengaruhi operasi sehari-hari Anda.
“Jika Anda adalah sebuah subdomain tunggal dan Anda mengirim email promosi ke daftar satu juta penerima, dan pengiriman email tersebut berjalan buruk, Anda berisiko CEO Anda tidak dapat mengirimkan email korporat mereka,” kata Tony. “Pisahkan kolam lalu lintas tersebut. Pikirkan dengan matang tentang konvensi penamaan subdomain Anda, dan tetaplah dengannya.”
Nasib reputasi email perusahaan Anda ada di tangan Anda
Jika Anda mengirim banyak email dan peduli tentang reputasi Anda, bekerja dengan penyedia layanan email untuk mendapatkan IP yang didedikasikan benar-benar dapat membantu pengiriman Anda.
Tim Bird menawarkan bertahun-tahun pengalaman dalam memanaskan IP yang didedikasikan untuk pengirim dengan volume tinggi dan membantu mereka mencapai tingkat inbox sebesar 95% atau lebih baik. Proses migrasi komprehensif kami menggunakan audit email, segmentasi audiens, pengujian dan validasi, serta strategi pemanasan yang terdokumentasi untuk menyiapkan pelanggan kami untuk sukses.
Dengan kepemilikan penuh atas reputasi IP Anda, bisnis Anda dapat mencapai peningkatan signifikan dalam pengiriman, yang berpotensi mendorong peningkatan pendapatan yang substansial.
Pelajari bagaimana Bird dapat membantu bisnis Anda dalam beralih ke IP yang didedikasikan—pesan demo hari ini.