Data processing agreement adalah kontrak antara pengendali (controller), organisasi yang menentukan alasan data pribadi diproses, dan pemroses (processor), organisasi yang memproses data tersebut atas nama pengendali. Jika Anda mengirim email atau SMS kepada orang-orang di Uni Eropa melalui penyedia, penyedia tersebut adalah pemroses Anda, dan perjanjian ini bukan formalitas yang bisa Anda lewatkan.
Pasal 28 Regulasi (EU) 2016/679 menetapkan ketentuan wajib untuk kontrak ini. Kutipan di bawah berasal dari teks Official Journal.
Mengapa diwajibkan?
Karena Regulasi menyatakan bahwa hubungan tersebut harus diatur dalam kontrak, lalu menentukan apa yang harus dicantumkan dalam kontrak itu:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
Sebelum itu, ada kewajiban bagi Anda dalam memilih penyedia:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
Jadi kewajibannya ada dua: pilih penyedia yang mampu memenuhi standar, dan tuangkan hubungan tersebut secara tertulis dengan ketentuan yang diwajibkan.
Apa yang harus tercantum dalam kontrak?
Delapan ketentuan. Dalam kata-kata Regulasi, kontrak harus menetapkan bahwa pemroses:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
Klausul (a) adalah yang paling mendasar. "Only on documented instructions" adalah hal yang menjadikan penyedia sebagai pemroses dan bukan pengendali tersendiri, dan itulah mengapa penyedia yang menggunakan data penerima Anda untuk tujuannya sendiri akan berada di luar pengaturan ini sepenuhnya.
Klausul (g) perlu Anda baca sebelum Anda membutuhkannya. Penghapusan atau pengembalian di akhir layanan adalah pilihan Anda, dan nilai praktis klausul ini adalah bahwa ia sudah ada sebelum hubungan berakhir, bukan dinegosiasikan saat pemutusan.
Bagaimana dengan pemasok penyedia itu sendiri?
Mereka mewarisi ketentuan yang sama, dan tanggung jawab tetap di tempat semula.
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
dan
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
Dua hal yang mengikuti. Penyedia yang menggunakan otorisasi umum wajib memberi tahu Anda tentang sub-pemroses baru dan kesempatan untuk mengajukan keberatan, itulah mengapa daftar sub-pemroses yang dipublikasikan dengan notifikasi perubahan adalah bentuk yang lazim. Dan pendelegasian tidak mengurangi tanggung jawab: penyedia Anda tetap sepenuhnya bertanggung jawab kepada Anda atas apa yang dilakukan pemasoknya sendiri.
Apakah sertifikasi cukup dengan sendirinya?
Tidak. Sertifikasi adalah bukti, bukan pengganti:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" adalah frasa operatif. Sertifikasi membantu Anda menunjukkan bahwa Anda memilih penyedia dengan jaminan yang memadai. Sertifikasi tidak menggantikan kontrak, dan kontrak tetap harus memuat delapan klausul tersebut.
Regulasi juga mengizinkan kontrak disusun berdasarkan klausul kontraktual standar yang ditetapkan oleh Komisi atau diadopsi oleh otoritas pengawas, secara keseluruhan atau sebagian, itulah mengapa perjanjian kebanyakan penyedia terlihat serupa.
Apa yang sebaiknya saya periksa?
Tiga hal yang bisa Anda verifikasi tanpa pengacara.
- Bahwa perjanjian sudah ada dan berlaku untuk akun Anda, bukan sekadar tersedia atas permintaan.
- Di mana daftar sub-pemroses dipublikasikan, dan bagaimana perubahan diumumkan, karena klausul (d) dan paragraf 2 memberi Anda hak untuk mengajukan keberatan yang tidak bisa Anda gunakan tanpa pemberitahuan.
- Di mana data disimpan dan diproses, karena klausul (a) memperlakukan transfer ke negara ketiga sebagai sesuatu yang harus berdasarkan instruksi terdokumentasi Anda. Ini adalah pertanyaan tentang residensi data, dan apa itu residensi data membahas bagaimana hal itu ditentukan di Bird.
Singkatnya
Ini wajib, bukan dokumen opsional.
Hukum Eropa menyatakan bahwa pemrosesan oleh pemroses harus diatur dalam kontrak, dan menentukan apa yang harus dicantumkan dalam kontrak tersebut.
Pemroses bertindak hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi Anda.
Itu adalah klausul wajib pertama, dan itulah yang menjadikan Anda pihak yang bertanggung jawab atas tujuan pemrosesan.
Sub-pemroses mewarisi kewajiban yang sama, dan tanggung jawab tidak berpindah.
Penyedia yang mendelegasikan harus memberlakukan ketentuan yang sama kepada pihak hilir, dan tetap sepenuhnya bertanggung jawab kepada Anda jika pihak tersebut gagal.
Kontrak harus mengizinkan audit dan memuat ketentuan penghapusan saat layanan berakhir.
Dua klausul yang sering dilewatkan, dan dua klausul yang menentukan apa yang terjadi saat hubungan berakhir atau terjadi masalah.