Scaled Agile

Scaled Agile ofrece el Scaled Agile Framework® (SAFe®), una forma de trabajar que ayuda a más de 20 000 empresas en todo el mundo. SAFe® permite a las empresas alcanzar y mantener la agilidad empresarial. Los clientes de Scaled Agile se capacitan a través de un plan de estudios basado en roles en SAFe Studio™, una plataforma en línea para aprender, practicar y gestionar SAFe. Con más de un millón de profesionales formados en las prácticas de SAFe® y una red de socios de más de 500 empresas miembros, la organización impulsa la innovación en prácticamente todos los sectores.

Como organización global, ¿cómo se puede democratizar la creación y el envío de correos electrónicos para llegar a los clientes en horas, no en días o semanas?

Ese fue el desafío que Scaled Agile necesitaba resolver. Con una red creciente de profesionales y socios, necesitaban una solución de correo electrónico ágil que eliminara los cuellos de botella y empoderara a más colaboradores, sin ralentizar el tiempo de lanzamiento al mercado.

Una vez que Scaled Agile vio la eficiencia y productividad que el producto de MessageBird —Taxi for Email— podía ofrecerles, la decisión de trabajar juntos fue obvia.

Antes de implementar Taxi, Scaled Agile canalizaba cada correo electrónico, independientemente del remitente o el propósito, a través de unos pocos especialistas en marketing. El equipo alternaba entre herramientas existentes que no ofrecían el tipo adecuado de acceso, interfaz de usuario ni autonomía creativa que necesitaban. El pequeño equipo rápidamente se vio sobrecargado con ediciones de texto, diseño e infraestructura HTML del backend. Naturalmente, este proceso de aprobación generaba plazos de creación y envío de correos electrónicos largos e ineficientes.

"Había más cuellos de botella simplemente porque menos personas tenían la capacidad de crear nuestros correos electrónicos", dijo Adam Wilbur, Director de Marketing en Scaled Agile. "Aunque en ese entonces teníamos un sistema de diseño con plantillas, cualquiera que quisiera armar un correo electrónico necesitaba al menos algunos conocimientos de HTML".

Como resultado, departamentos como ventas y recursos humanos tenían que trabajar con un redactor en un Google Doc, luego con un diseñador. Después de eso, cada correo electrónico pasaba por múltiples rondas de pruebas y aprobaciones ejecutivas. Algunos equipos simplemente actuaban por su cuenta y decidían enviar sus propios correos electrónicos, sin la guía del equipo de marketing, para evitar el proceso por completo.

"Todas estas revisiones y correcciones realmente nos ralentizaban y hacían que otros departamentos dependieran demasiado del marketing para hacer el trabajo", añadió Adam. Necesitaban una herramienta que múltiples equipos pudieran usar para entregar contenido de correo electrónico y enlaces de borrador a las personas adecuadas sin romper ningún proceso ni plantilla crucial.

Todo eso cambió cuando Scaled Agile vio los resultados de marketing y comunicación que podían lograr utilizando las funcionalidades que ofrece Taxi.

Además de la facilidad de colaboración, el equipo de Scaled Agile buscaba un socio de correo electrónico que ofreciera la flexibilidad creativa y de procesos que necesitaban. Evaluaron otros proveedores, pero cada uno presentaba obstáculos que iban desde preocupaciones de privacidad hasta licencias con puestos limitados.

En 2019, Scaled Agile comenzó a usar Taxi con una plantilla de correo electrónico. En 2022, como parte de sus esfuerzos de cambio de marca, reemplazaron la plantilla de correo electrónico por una versión renovada y con la nueva marca como parte del paquete business starter. Este paquete le dio a Scaled Agile las herramientas para implementar una nueva imagen en todos sus correos electrónicos, acorde con su marca actualizada.

Con la ayuda de Taxi, los equipos de marketing de Scaled Agile reconfiguraron más de 80 correos electrónicos automatizados en solo unas semanas en lugar de meses.

Hoy, el equipo de Scaled Agile usa Taxi para alcanzar de manera consistente sus KPI de comunicación gracias a un proceso sólido que permite a equipos distintos al de marketing crear mensajes únicos que deleitan a sus clientes (y mantienen la coherencia de marca).

Lo mejor de todo es que los problemas técnicos han sido prácticamente inexistentes. El liderazgo de marketing de Scaled Agile afirmó que solo tuvieron que contactar al soporte de Taxi una vez después de la implementación porque la plataforma es "muy fácil de usar".

Con la solución Taxi de Bird impulsando su ecosistema de correo electrónico, los diferentes equipos de Scaled Agile tienen total autonomía sobre lo que se incluye en los mensajes internos o externos.

Antes de Bird, los administradores estaban preocupados por dar acceso a los usuarios: un pequeño cambio podía desencadenar una pesadilla técnica. Ahora, los equipos de ventas y recursos humanos pueden crear sus propios correos electrónicos o campañas únicas sin preocuparse por romper nada ni tener que involucrar a las partes interesadas cada vez que se necesita una edición.

Como resultado, el equipo de marketing se libera de tareas de revisión tediosas y puede trabajar en otras iniciativas que generan leads e ingresos. Como lo expresó Lauren Clark, Partner Marketing Manager en Scaled Agile: "La facilidad de colaboración elimina gran parte de la incertidumbre del proceso".

"Un buen ejemplo de esto en acción es nuestra serie de correos electrónicos de incorporación de RR. HH. llamada 'Tip of the Day'", añadió. "Los nuevos empleados reciben 30 días de correos electrónicos con temas que van desde nuestro programa de bienestar hasta una demostración de configuración de firma de correo electrónico. Aunque tenemos equipos multifuncionales y contratistas trabajando en estos correos, nunca he tenido que revisar ni uno solo".

"Es un espacio seguro para que los usuarios creen, editen y revisen juntos".

Taxi democratizó significativamente el proceso de distribución de correos electrónicos en todas las unidades de negocio de Scaled Agile. Con más creadores colaborando en un ecosistema intuitivo, las mejoras son drásticamente notables en tres áreas principales.

1. El proceso de redacción, revisión y envío de correos electrónicos es más fluido y rápido

Con Taxi, la empresa ha reducido el tiempo de entrega de las campañas de email de varias semanas a solo unas pocas horas. Esta mayor agilidad permite a Scaled Agile poner en marcha campañas de email interconectadas y secuencias de goteo en muy poco tiempo. Hoy, los esfuerzos de marketing y ventas de la empresa son escalables y más competitivos en el mercado.

"En lugar de que alguien redacte un texto en un documento compartido, lo envíe a un redactor y luego a otra persona para su aprobación, hemos reducido ese tiempo de ciclo drásticamente", explicó Lauren. "Los empleados simplemente lo ponen en Taxi, comparten el email con alguien para obtener las aprobaciones necesarias y listo."

Un proceso de revisión que reside en una única URL alojada es el tipo de flujo de trabajo optimizado que normalmente no se ve en marketing. "Por lo general, enviar un email puede llevar una semana o más, dependiendo del proceso de la empresa", añadió Eva. "Con Taxi, puedo enviar un email en solo unas pocas horas."

Como era de esperar, Scaled Agile aumentó significativamente el volumen de emails enviados en todos sus equipos año tras año con Taxi.

2. La personalización avanzada y el soporte están disparando la productividad

"¿Está alineado con la marca?" es una pregunta que el equipo de marketing de Scaled Agile ya no tiene que hacerse sobre sus emails. Parte de la razón por la que la creación de emails pasa por varias capas de marketing es que la consistencia de marca es difícil de lograr.

Asegurar manualmente que todas las plantillas estén diseñadas correctamente y que se sigan las directrices puede ser una tarea ardua. Incluso si se dedican horas o días a esta tarea, todo es en vano si otros departamentos no siguen el modelo establecido.

Sin embargo, el sistema de plantillas de email personalizables de Taxi protegió la marca de Scaled Agile de ser víctima de errores de diseño, meteduras de pata en los mensajes y emails fuera de marca en general. El equipo de marketing de la empresa actualizó más de 100 emails con las funciones de clonación y edición fáciles de usar, un proceso que de otro modo les habría llevado meses completar.

"Es muy fácil personalizar emails usando la versión principal de una campaña actual o anterior y clonarla con las especificaciones del cliente que necesites", dijo Lauren. "Ha ayudado a nuestra estrategia de ABM porque, 'Oye, podemos enviar emails mucho más personalizados rápidamente. No tenemos que esperar.' Diseño ya no hace encabezados. Somos nosotros simplemente escribiéndolo, lo cual es genial."

Este enfoque simplificado permite que empleados, contratistas y otras partes interesadas sean tan creativos como quieran sin salirse de las directrices de marca establecidas.

3. Las pruebas A/B y la funcionalidad de búsqueda aportan claridad a la configuración de campañas

El email marketing desempeña un papel fundamental en la exitosa estrategia de comunicación de Scaled Agile, en gran parte gracias a las decenas de pruebas que ejecutan y de las que aprenden. Las pruebas permiten un control de versiones de email más preciso, lo que garantiza que no se envíen elementos de marca no autorizados a clientes o prospectos. Mejores pruebas han llevado a un proceso de lanzamiento de campañas simplificado y eficiente para Scaled Agile.

Las funciones de pruebas y aseguramiento de calidad (QA) de Taxi permiten a las partes interesadas previsualizar emails para escritorio o móvil en tiempo real, incluso mientras otros están realizando ediciones adicionales. Estas funciones equipan a Scaled Agile, una empresa que nunca tuvo un proceso de QA formalizado, para ejecutar más de 55 pruebas en menos de un año en elementos como líneas de asunto, imágenes, segmentos de audiencia y texto de botones.

"Si tengo un cambio de pie de página que necesito hacer en una serie de 10 mensajes, puedo trasladarlo instantáneamente a cada email editando la plantilla principal", añadió Eva. "Ahora es beneficioso para emails transaccionales y pruebas A/B para nosotros, mucho más de lo que solía ser."

Con un catálogo de todos los emails enviados al alcance de la mano, los empleados de Scaled Agile pueden aprovechar la función de búsqueda de Taxi para acceder a campañas anteriores y usar su amplio archivo para impulsar futuros éxitos.

Tras la implementación de Taxi y su reciente cambio de marca, Scaled Agile vive en un estado de nirvana del email. El marketing está desbloqueado y prosperando ahora que nadie está atascado con horas y horas de creación o revisión de emails.

Con más de 100 plantillas de email robustas para empleados de los equipos de ventas, marketing y recursos humanos, el liderazgo de Scaled Agile busca segmentar las prácticas aún más con "Brands" que se agruparán bajo sus plantillas de email maestras.

"Brands es una opción para crear sub-plantillas de tu plantilla maestra y modificar ciertos elementos", explicó Eva. "Cuando la plantilla maestra se actualiza, esos cambios afectan a todos los Brands asociados. Así que, en lugar de crear una plantilla separada para japonés, por ejemplo, tendrías un Brand japonés derivado de la plantilla maestra."

Con la ayuda de Taxi, Scaled Agile está bien posicionada para expandir sus operaciones de email, dirigirse a audiencias regionales y sectoriales específicas y desbloquear aún más potencial de ingresos a largo plazo.

Scaled Agile, Inc. es el proveedor de SAFe®, el sistema más confiable del mundo para la agilidad empresarial. A través de soluciones integradas que ayudan a los equipos a descubrir mejores formas de trabajar, Scaled Agile está redefiniendo la manera en que las organizaciones líderes del mundo identifican y entregan valor al cliente, capitalizan oportunidades emergentes y mejoran los resultados empresariales. Más de 20.000 empresas y agencias gubernamentales confían en SAFe y en la Red Global de Socios de Scaled Agile para acelerar la innovación digital y competir en un mercado en constante cambio. Más información en scaledagile.com.

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