Un acuerdo de tratamiento de datos es un contrato entre un responsable, la organización que decide por qué se tratan los datos personales, y un encargado, la organización que los trata en nombre del responsable. Si envías correo electrónico o SMS a personas en la Unión Europea a través de un proveedor, ese proveedor es tu encargado, y el acuerdo no es un trámite que puedas omitir.
El artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 establece las condiciones obligatorias de este contrato. La cita a continuación procede del texto del Diario Oficial.
¿Por qué es obligatorio?
Porque el Reglamento dice que la relación debe regirse por un contrato, y luego dice lo que ese contrato debe incluir:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
Antes de eso, tienes un deber a la hora de elegir al proveedor:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
La obligación es doble: elige un proveedor que pueda cumplir el estándar, y formaliza la relación por escrito con las condiciones obligatorias.
¿Qué debe contener el contrato?
Ocho estipulaciones. En palabras del Reglamento, el contrato estipulará que el encargado:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
La cláusula (a) es la fundamental. "Only on documented instructions" es lo que convierte al proveedor en encargado en lugar de responsable por derecho propio, y es la razón por la que un proveedor que use los datos de tus destinatarios para sus propios fines quedaría fuera del acuerdo por completo.
La cláusula (g) es la que conviene leer antes de necesitarla. La supresión o devolución al fin del servicio es a tu elección, y el valor práctico de esta cláusula es que existe antes de que termine la relación, en lugar de negociarse durante una salida.
¿Qué pasa con los propios proveedores del encargado?
Heredan las mismas condiciones, y la responsabilidad se queda donde empezó.
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
y
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
De aquí se derivan dos cosas. Un proveedor que use autorización general te debe notificación de nuevos subencargados y la oportunidad de oponerte, por eso lo habitual es una lista publicada de subencargados con aviso de cambios. Y la delegación no diluye la responsabilidad: tu proveedor sigue siendo plenamente responsable ante ti de lo que hagan sus propios proveedores.
¿Es suficiente una certificación por sí sola?
No. Es una prueba, no un sustituto:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" es la expresión clave. Una certificación te ayuda a demostrar que elegiste un proveedor con garantías suficientes. No sustituye al contrato, y el contrato sigue teniendo que contener las ocho cláusulas.
El Reglamento también permite que el contrato se base en cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión o por una autoridad de control, en todo o en parte, por eso los acuerdos de la mayoría de proveedores se parecen entre sí.
¿Qué debo comprobar en la práctica?
Tres cosas que puedes verificar sin un abogado.
- Que existe un acuerdo vigente para tu cuenta, en lugar de estar disponible bajo petición.
- Dónde se publica la lista de subencargados y cómo se anuncian los cambios, ya que la cláusula (d) y el apartado 2 te otorgan un derecho de oposición que no puedes ejercer sin previo aviso.
- Dónde se almacenan y tratan los datos, porque la cláusula (a) considera las transferencias a un tercer país como algo que debe constar en tus instrucciones documentadas. Es una cuestión de residencia, y qué es la residencia de datos explica cómo se decide en Bird.
En resumen
Es obligatorio, no papeleo opcional.
La legislación europea establece que el tratamiento por un encargado debe regirse por un contrato, y especifica lo que ese contrato debe estipular.
El encargado actúa solo según tus instrucciones documentadas.
Es la primera cláusula obligatoria, y es lo que te convierte en el responsable del fin del tratamiento.
Los subencargados heredan las mismas obligaciones, y la responsabilidad no se transfiere.
Un proveedor que delega debe imponer las mismas condiciones aguas abajo, y sigue siendo plenamente responsable ante ti si ese tercero incumple.
Debe permitir auditorías e incluir una cláusula de supresión al fin del servicio.
Dos cláusulas que la gente lee por encima, y las dos que determinan qué ocurre cuando la relación termina o algo sale mal.