Trudno uwierzyć, że już pracujemy zdalnie od siedmiu tygodni. Kiedy rząd Holandii ogłosił 12 marca 2020 roku, że wszyscy powinni zostać w domach, jeśli to możliwe, od razu podjęliśmy działania. W ciągu 30 minut nasz dyrektor generalny Robert Vis wysłał wiadomość do wszystkich Birds na całym świecie, prosząc ich, aby zabierali do domu swoje laptopy, ładowarki i inne niezbędne przedmioty tego dnia — ponieważ od tamtego wieczoru wszystkie nasze biura będą zamknięte.

W (dosłownie) jedną noc przeszliśmy na w pełni zdalną pracę dla ponad 350 osób w ośmiu biurach na całym świecie!

Jako firma na bieżąco monitorujemy pandemię koronawirusa i robimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapobiec jej rozprzestrzenieniu, a co najważniejsze, chronić zdrowie i dobro naszych ludzi. Jesteśmy dumni z naszej szybkiej reakcji; a teraz, gdy przygotowujemy się do następnej fazy pracy zdalnej, chcieliśmy podzielić się niektórymi lekcjami, które wyciągnęliśmy, oraz tym, co zrobiliśmy, aby przygotować naszych ludzi i zespoły do osiągnięcia wirtualnego sukcesu. W końcu jesteśmy #inthistogether.

Wytyczne dotyczące pracy zdalnej (WFH)

W miarę jak stało się bardziej prawdopodobne, że scenariusz „inteligentnego lockdownu” wejdzie w życie w krajach na całym świecie, skupiliśmy się na tym, jak szybko i efektywnie pomóc naszym zespołom przejść na pracę zdalną. Stworzyliśmy dokumenty najlepszych praktyk dla Birds oraz menedżerów, a także dla rodziców i opiekunów, którzy stawiali czoła dodatkowym wyzwaniom związanym z równoważeniem nowej rzeczywistości zawodowej i osobistej. Te wytyczne pomogły nam zapewnić, że zachowujemy nasz styl pracy Bird, jednocześnie wspierając elastyczność potrzebną do skutecznej pracy zdalnej. 

Wybierz odpowiednią technologię

Jako firma technologiczna nie musieliśmy robić wiele, aby zapewnić posiadanie wszystkich odpowiednich narzędzi do współpracy, które umożliwiłyby wirtualną, wspólną pracę w czasie rzeczywistym. Nasza codzienna praca obejmuje Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets i Slides, i mamy szczęście, że jesteśmy przyzwyczajeni do całkowitej pracy zdalnej jako firma (ostatni raz było to na naszym wyjeździe firmowym w Marrakeszu na początku roku). Jednak zyskaliśmy dodatkową wdzięczność za te narzędzia, ponieważ nadal pomagają nam one pokonać wirtualny podział, zapewniając, że pozostajemy w kontakcie i rozmawiamy ze sobą nieustannie.  

Zachowaj płynność komunikacji

W Bird zawsze staramy się być tak transparentni, jak to możliwe. Jasność i bezpośredniość pomagają nam utrzymać tempo i zapewnić, że wszyscy zmierzamy w tym samym kierunku. W tak unikalnej sytuacji uznaliśmy, że ważne jest, aby podnieść nasze wewnętrzne komunikaty na wyższy poziom — dzieląc się informacjami szybciej, na bieżąco, w tym niepewnościami.

GLOBALNE SPOTKANIA:

Rozpoczęliśmy cotygodniowe globalne spotkania All-Hands. Te spotkania w całej firmie zostały wprowadzone, gdy byliśmy jeszcze 30 osobami, a od tego czasu stały się miesięcznym punktem w naszym kalendarzu. Jako globalna firma, zazwyczaj zaczynają się o 13:00 CET i trwają zazwyczaj 60-90 minut; przenosząc je na cotygodniowy rytm, skróciliśmy je do 30 minut, a w końcu były one bardziej wpływowe. Zachowujemy tę samą strukturę treści — przedstawiając naszych nowych Birds, dzieląc się aktualizacjami biznesowymi, świętując osiągnięcia, udzielając podziękowań oraz kierując się w stronę strategii firmy. Na końcu zawsze mamy otwarte Q&A, podczas którego odczytujemy i odpowiadamy na wszystkie pytania (bez cenzury). Następnie zapisujemy je w FAQ, które udostępniamy w naszym centrum komunikacji wewnętrznej, aby wszyscy mogli je przeglądać i zastanawiać się nad odpowiedziami. Uważamy, że to również pomaga naszym menedżerom dostarczać więcej szczegółów i kontekstu swoim zespołom na tematy, które ich najbardziej interesują.  

NOWY COTYGODNIK:

Uruchomiliśmy nowy cotygodniowy globalny biuletyn, aby dzielić się kluczowymi aktualizacjami na temat COVID-19, informacji o biznesie, aktualizacjami ludzi i zespołów, a także wglądem finansowym. Najczęściej czytana sekcja tego biuletynu to nasza kontynuacja „WFH Vlog”, w której prezentujemy trzech Birds, którzy zabierają nas do ich gniazd pracy zdalnej. Od naszego CFO, który buduje dedykowane stanowisko pracy pod swoim stołem jadalnym z trzema córkami, po naszego doradcę generalnego, który ściga swojego syna na trójkołowcu po podwórku, zawsze są tam trochę zabawne i zawierają dziwaczne sugestie, jak uczynić pracę zdalną udaną. Najlepsza część: oznaczają trzech innych, którzy są następni w kolejce, aby zrobić to samo w następnym tygodniu.

SPOTKANIA Z GLOBALNYMI MENEDŻERAMI:

To dla nas ważne, aby kontynuować budowanie naszej społeczności liderów, gdy dostosowujemy się do prowadzenia rozproszonych zespołów. Aby to zrealizować, gromadzimy naszych globalnych liderów ds. ludzi każdego środy, aby omówić ważne tematy organizacyjne i dotyczące ludzi oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania. 

ULEPSZANIE NASZYCH KANAŁÓW IC:

Kluczem do komunikacji wewnętrznej jest to, że powinna być prosta — łatwa do zrozumienia, znalezienia i podzielenia się. W trakcie tej pandemii skupiliśmy się na optymalizacji naszych kanałów komunikacji wewnętrznej, aby upewnić się, że wszyscy Birds mogą znaleźć potrzebne informacje, gdy ich potrzebują i jak ich potrzebują. Nasze centrum IC (nazywane Kiwi) jest naszym centralnym kanałem dla wszystkich informacji — Birds mogą znaleźć wszystko tutaj: najnowsze akty dotyczące rządów i władz zdrowotnych, plany ciągłości biznesowej, ograniczenia podróżne, FAQ, wytyczne WFH, nasze cotygodniowe biuletyny oraz wszystkie ogłoszenia globalne i regionalne. Wszystkie kanały komunikacji kierują nasze zespoły do tego centrum.

Staraj się utrzymać to świeżym i zabawnym 

Nie bylibyśmy Bird, gdybyśmy nie wprowadzili trochę zabawy do naszego nowego dnia codziennego. Dlatego dodaliśmy jeszcze jeden kanał IC — BirdFeed — gdzie dzielimy się zdrowymi przepisami, naszymi ulubionymi playlistami Spotify, serialami i filmami do binge-watching oraz najlepszymi książkami do przeczytania. Organizujemy także wirtualne sesje medytacyjne i intensywne treningi prowadzone przez naszych własnych trenerów. Mamy również bibliotekę cyfrową Bird University, gdzie dzielimy się kursami online, aby ludzie mogli kontynuować pracę nad swoim rozwojem i osobistym wzrostem.  

Ustal właściwe oczekiwania

COVID-19 wstrząsnął nami wszystkimi, a ten czas niepewności został dodatkowo wzmocniony koniecznością przyjęcia całkowicie nowej rutyny — nowej „normalności” — w której nasze życie osobiste i zawodowe całkowicie się zlały. Trudno to wszystko zbalansować.

Dlatego jako firma staraliśmy się ustalić właściwe oczekiwania. Najważniejszą rzeczą, którą możemy zachęcić nasze Birds do zrobienia, jest przerwa! Zaplanuj trochę czasu na ćwiczenia, czytanie, wypróbowanie nowego przepisu lub odprężenie się przy filiżance kawy. Weź trochę wolnego i całkowicie odejdź od laptopa na dzień lub dłużej. Zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie naszych Birds jest dla nas bardzo ważne — dla nas, ich przyjaciół i zwłaszcza ich rodziny. Aby dalej ich wspierać, oferujemy coaching dla osób i zespołów w kwestii radzenia sobie z sytuacją COVID-19.

Wirtualne wprowadzenie

Pomimo tych nietypowych okoliczności pracy nadal koncentrujemy się na rozwoju biznesu. Kontynuujemy pozyskiwanie i zatrudnianie najlepszych talentów w branży, ze wszystkimi rozmowami kwalifikacyjnymi przeprowadzanymi w trybie wirtualnym. Choć kochamy przyprowadzać wszystkich nowych pracowników do naszej siedziby w Amsterdamie, aby rozpocząć ich wdrożenie, musieliśmy znaleźć inny sposób, aby pomóc im w rychłym startcie.  Na całym świecie wszyscy nowo zatrudnieni Birds otrzymują pakiety startowe MessageBird, w tym laptop, markowe „swag” i słuchawki z funkcją redukcji hałasu. Uruchomiliśmy również nową cyfrową aplikację do onboardingu i narzędzie szkoleniowe, które pozwala Birds odkrywać wszystko, od naszej kultury i biur po produkty i strategię komercyjną, bezpośrednio z ich telefonu komórkowego. Zaprojektowaliśmy także wirtualne zestawy powitalne zarówno dla nowych pracowników, jak i ich menedżerów, aby zapewnić płynne przywitanie w rodzinie MessageBird.

Patrzymy w przyszłość

Nie będziemy tego ukrywać — cieszymy się na powrót do naszych biur. Tęsknimy za naszymi zespołami, kolegami, lunchami i piwami w piątki. Ale prawda jest taka, że nie wiemy, czy będziemy mogli wrócić za trzy tygodnie czy trzy miesiące. Chociaż przygotowujemy się na wszystkie ewentualności, naszym głównym celem jest kontynuowanie tworzenia dzisiejszej rzeczywistości. Utrzymujemy naszą kulturę żywą przy każdym punkcie kontaktu, nadążając za tempem i zdobywając postępy — naprawdę po prostu sprawiamy, że działa, aby „załatwić sprawy”. 

Więc aż będziemy mogli bezpiecznie wrócić do biura, upewnijmy się, że nadal pozostajemy w kontakcie, dzielimy się najlepszymi praktykami i wspieramy się nawzajem w tym okresie. W MessageBird wierzymy w siłę różnych perspektyw (i pomysłów)! Jeśli masz jakiekolwiek wskazówki, sztuczki lub swoje własne doświadczenia, chętnie usłyszymy o tym, abyśmy mogli się od Ciebie uczyć. 

Na razie, dbaj o zdrowie, bądź bezpieczny i dzielmy się dalej.