Het is moeilijk te geloven dat we al zeven weken vanuit huis werken. Toen de Nederlandse regering op 12 maart 2020 voor het eerst aankondigde dat iedereen thuis moest blijven indien mogelijk, kwamen we meteen in actie. Binnen 30 minuten had onze CEO Robert Vis een bericht gestuurd naar alle Birds wereldwijd, waarin hij hen vroeg om die dag hun laptops, opladers en andere essentiële zaken mee naar huis te nemen - omdat vanaf die avond al onze kantoren gesloten zouden zijn.
In (letterlijk) één nacht zijn we overgestapt naar volledig remote werken voor meer dan 350 mensen verdeeld over acht kantoren wereldwijd!
Als bedrijf houden we de Coronavirus-pandemie nauwlettend in de gaten en doen we er alles aan om de verspreiding ervan te voorkomen, en vooral om de gezondheid en het welzijn van onze mensen te beschermen. We zijn trots op onze snelle reactie; en nu we ons voorbereiden op de volgende fase van remote werken, willen we enkele van de lessen die we hebben geleerd delen en wat we hebben gedaan om onze mensen en teams voor te bereiden op virtueel succes. Tenslotte zijn we #inthistogether.
Richtlijnen voor werken vanuit huis (WFH)
Toen het waarschijnlijker leek dat een scenario van een “intelligente lockdown” voor landen over de hele wereld van kracht zou worden, richtten we ons op hoe we snel en efficiënt onze teams konden helpen overstappen naar thuiswerken. We creëerden best practice-gidsen voor Birds en managers, plus ouders en verzorgers die voor extra uitdagingen stonden bij het balanceren van de nieuwe werk-privé realiteit. Deze richtlijnen hielpen ons om onze Bird-werkwijze te behouden terwijl we de flexibiliteit ondersteunden die nodig is om WFH succesvol te maken.
Zorg voor de juiste technologie
Als technologiebedrijf hoefden we niet veel te doen om ervoor te zorgen dat we alle juiste samenwerkingstools klaar hadden staan om virtueel, real-time samen te werken. Ons dagelijkse werk omvat Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets en Slides, en we hebben het geluk dat we gewend zijn om als bedrijf volledig op afstand te gaan (de laatste keer was tijdens onze bedrijfsbijeenkomst in Marrakech aan het begin van het jaar). Echter, we hebben extra waardering gekregen voor deze tools omdat ze ons helpen de virtuele kloof te overbruggen, waardoor we verbonden blijven en constant praten.
Houd de communicatie op gang
Bij Bird proberen we altijd zo transparant mogelijk te zijn. Duidelijk en direct zijn helpt ons om snelheid te behouden en ervoor te zorgen dat we allemaal in dezelfde richting lopen. In een situatie die zo uniek is, vonden we het belangrijk om onze interne communicatie naar een hoger niveau te tillen - informatie sneller en ter plekke delen, inclusief de onzekerheden.
GLOBAL ALL-HANDS:
We zijn begonnen met het wekelijks houden van onze globale All-Hands vergaderingen. Deze bedrijf brede vergaderingen werden geïntroduceerd toen we nog maar 30 mensen waren, en sindsdien zijn ze een maandelijkse gebeurtenis in onze agenda's. Als wereldwijd bedrijf beginnen deze normaal gesproken om 13:00 uur CET en duren meestal tussen 60-90 minuten; door ze naar een wekelijkse frequentie te verplaatsen, hebben we ze korter gemaakt (30 minuten) en uiteindelijk effectiever. We houden ons aan dezelfde inhoudsstructuur - we introduceren onze nieuwe Birds, delen bedrijfsupdates, vieren mijlpalen, geven Kudos complimenten, en zorgen voor afstemming rond onze bedrijfsstrategie. We hebben altijd een open Q&A aan het einde waar we alle vragen (ongefilterd) voorlezen en beantwoorden. Deze leggen we vervolgens vast in een FAQ die we delen op ons interne communicatiehub, zodat iedereen de antwoorden kan bekijken en overdenken. We voelen dat dit ook onze managers helpt om hun teams meer details en context te geven over de onderwerpen waar zij het meest om geven.
EEN NIEUWE WEEKLIJKSE NIEUWSBRIEF:
We hebben een nieuwe wekelijkse wereldwijde nieuwsbrief gelanceerd om belangrijke updates over COVID-19, bedrijfsinformatie, updates over mensen en teams en financiële inzichten te delen. Maar het meest gelezen deel van deze nieuwsbrief is onze voortdurende “WFH Vlog” waarin we drie Birds laten zien die ons meenemen in hun WFH-nesten. Van onze CFO die een speciale werkplek bouwt onder zijn eetkamertafel met zijn drie dochters tot onze General Counsel die zijn zoon op een driewieler rond de achtertuin racet; ze zijn altijd een beetje speels en bevatten eigenzinnige suggesties over hoe remote werken een succes kan worden. Het beste deel: ze taggen drie anderen die de volgende week hetzelfde mogen doen.
SYNCHRONISATIES MET WERELDWIJDE MANAGERS:
Het is voor ons belangrijk om onze leadership community verder uit te bouwen terwijl we ons aanpassen aan het leiden van gedistribueerde teams. Om dit te realiseren, brengen we elke woensdag onze wereldwijde leiders samen om belangrijke organisatie- en mensonderwerpen te bespreken en vragen te beantwoorden.
ONZE IC-KANALEN VERSTERKEN:
De sleutel tot interne communicatie is dat het eenvoudig moet zijn - eenvoudig te begrijpen, vinden en delen. Gedurende deze pandemie hebben we ons gericht op het optimaliseren van onze interne communicatiekanalen om ervoor te zorgen dat alle Birds de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben, en hoe ze die nodig hebben. Ons IC-hub (bijnaam: De Kiwi) is ons centrale kanaal voor alle informatie - Birds kunnen hier alles vinden: de nieuwste overheids- en gezondheidsmaatregelen, bedrijfscontinuïteitsplannen, reisbeperkingen, FAQ's, WFH-gidsen, onze wekelijkse nieuwsbrieven en alle wereldwijde en regionale aankondigingen. Alle communicatiekanalen leiden onze teams terug naar dit hub.
Probeer het fris en leuk te houden
We zouden Bird niet zijn als we niet wat plezier zouden brengen in ons nieuwe dagelijkse werk. Daarom hebben we nog een IC-kanaal toegevoegd - The BirdFeed - waar we gezonde recepten delen, onze favoriete Spotify-afspeellijsten, series en films om te binge-kijken en de beste boeken om te lezen. We organiseren ook virtuele meditatiesessies en harde trainingen, gegeven door onze eigen interne trainers. We hebben zelfs een Bird University digitale bibliotheek waar we online cursussen delen voor mensen om verder te werken aan hun ontwikkeling en persoonlijke groei.
Stel de juiste verwachtingen
COVID-19 heeft ons allemaal door elkaar geschud, en deze tijd van onzekerheid is verergerd doordat we een totaal nieuwe routine moesten aannemen - een nieuwe “normaal” - waarin onze persoonlijke en werplevens volledig zijn samengevoegd. Het is moeilijk om het allemaal in balans te houden.
Dus als bedrijf hebben we geprobeerd de juiste verwachtingen te stellen. Het belangrijkste dat we onze Birds kunnen aanmoedigen te doen, is pauze nemen! Plan wat tijd om te sporten, te lezen, een nieuw recept uit te proberen of te pauzeren voor een kop koffie. Neem wat tijd vrij en stap volledig weg van hun laptop voor een dag of meer. De mentale gezondheid en het welzijn van onze Birds is zo belangrijk - voor ons, hun vrienden en vooral hun familie. Om hen verder te ondersteunen, bieden we coaching aan voor individuen en teams over hoe om te gaan met de COVID-19 situatie.
Virtuele inwerkingstreding
Ondanks deze ongebruikelijke werkomstandigheden blijven we gefocust op het laten groeien van het bedrijf. We gaan door met het werven en aannemen van het beste talent in de branche, waarbij alle interviews virtueel worden afgerond. Hoewel we ervan houden om alle nieuwe collega’s naar ons hoofdkantoor in Amsterdam te brengen om hun inwerktraject te starten, hebben we een andere manier moeten vinden om ze op gang te helpen. Wereldwijd ontvangen alle nieuw aangenomen Birds het MessageBird starter pack, inclusief een laptop, merk “swag” en noise-cancelling koptelefoons. We hebben ook een nieuwe digitale onboarding app en trainingstool gelanceerd waarmee Birds alles kunnen verkennen over onze cultuur en onze kantoren tot producten en commerciële strategie, direct vanaf hun mobiele telefoon. En we hebben ook virtuele onboarding kits ontworpen voor zowel nieuwe werknemers als hun managers, om een soepele ontvangst in de MessageBird-familie te garanderen.
Vooruit kijken
We ontkennen het niet - we zijn enthousiast om terug te keren naar onze kantoren. We missen onze teams, collega's, lunches en vrijdagbiertjes. Maar de waarheid is dat we niet weten of we over drie weken of drie maanden terug kunnen. Hoewel we ons voorbereiden op alle eventualiteiten, ligt onze belangrijkste focus op het laten werken van de realiteit van vandaag. We houden onze cultuur levend op elk contactpunt, houden de vaart erin en maken voortgang - echt werken om “get shit done”.
Dus, totdat we veilig kunnen terugkeren naar de kantoorlocatie, laten we ervoor zorgen dat we verbonden blijven, best practices delen en elkaar ondersteunen door deze periode heen. Bij MessageBird geloven we in de kracht van verschillende perspectieven (en ideeën)! Dus als je tips, trucs of je eigen lessen hebt die je hebt geleerd, horen we daar graag over zodat we van je kunnen leren.
Voor nu, blijf gezond, blijf veilig, en laten we blijven delen.