È difficile credere che stiamo già lavorando da casa da sette settimane. Quando il governo olandese ha annunciato per la prima volta il 12 marzo 2020 che tutti avrebbero dovuto rimanere a casa se possibile, ci siamo subito messi in azione. Dopo 30 minuti, il nostro CEO Robert Vis ha inviato un messaggio a tutti i Birds in tutto il mondo, chiedendo loro di portare a casa i laptop, i caricabatterie e altri oggetti essenziali quel giorno, perché da quella sera in poi tutti i nostri uffici sarebbero stati chiusi.
In (letteralmente) una notte, ci siamo trasformati in un lavoro completamente remoto per oltre 350 persone in otto uffici a livello globale!
Come azienda, stiamo monitorando da vicino la pandemia di Coronavirus e stiamo facendo tutto il possibile per prevenire la sua diffusione e, soprattutto, proteggere la salute e il benessere delle nostre persone. Siamo orgogliosi della nostra rapida risposta; e mentre ci prepariamo ora per la prossima fase del lavoro remoto, volevamo condividere alcune delle lezioni che abbiamo imparato e cosa abbiamo fatto per preparare le nostre persone e i nostri team al successo virtuale. Dopotutto, siamo #insieme
Linee guida per lavorare da casa (WFH)
Poiché sembrava più probabile che uno scenario di "lockdown intelligente" fosse in procinto di entrare in vigore per i paesi di tutto il mondo, ci siamo concentrati su come aiutare rapidamente ed efficacemente i nostri team a passare al lavoro da casa. Abbiamo creato guide sulle migliori pratiche per i Birds e i manager, oltre a genitori e caregiver che affrontavano sfide aggiuntive per bilanciare la nuova realtà lavoro-vita. Queste linee guida ci hanno aiutato a garantire che mantenessimo il nostro stile di lavoro Bird mentre supportavamo la flessibilità necessaria per rendere il WFH un successo.
Ottimizza la tecnologia
Essendo un'azienda tecnologica, non abbiamo dovuto fare molto per assicurarci di avere tutti gli strumenti di collaborazione giusti in atto per consentire il lavoro virtuale in tempo reale insieme. Le nostre attività quotidiane includono Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets e Slides, e siamo abbastanza fortunati da essere abituati a lavorare completamente in remoto come azienda (l'ultima volta è stata per il nostro incontro aziendale a Marrakech all'inizio dell'anno). Tuttavia, abbiamo guadagnato una maggiore apprezzamento per questi strumenti poiché continuano ad aiutarci a colmare il divario virtuale, assicurandoci di rimanere connessi e di parlare costantemente.
Mantieni i contatti attivi
In Bird, cerchiamo sempre di essere il più trasparenti possibile. Essere chiari e diretti ci aiuta a mantenere la velocità e garantire che tutti stiamo andando nella stessa direzione. In una situazione così unica, abbiamo ritenuto importante portare la nostra comunicazione interna al livello successivo, condividendo le informazioni più rapidamente e nel momento presente, incluse le incertezze.
Riunioni globali:
Abbiamo iniziato a tenere le nostre riunioni globali settimanali. Questi incontri aziendali erano stati introdotti quando eravamo solo 30 persone, e da allora sono diventati una presenza mensile nei nostri calendari. Come azienda globale, di solito iniziano alle 13:00 CET e durano in genere tra i 60 e i 90 minuti; spostandoli a una cadenza settimanale, li abbiamo resi più brevi (30 minuti) e, in definitiva, più impattanti. Manteniamo la stessa struttura di contenuti - presentando i nostri nuovi Birds, condividendo aggiornamenti aziendali, celebrando traguardi, dando riconoscimenti e guidando l'allineamento intorno alla nostra strategia aziendale. Abbiamo sempre una sessione di domande e risposte aperta alla fine in cui leggiamo e rispondiamo a tutte le domande (non filtrate). Poi registriamo queste in un FAQ che condividiamo sul nostro hub di comunicazione interna così che tutti possano esaminare e riflettere sulle risposte. Sentiamo che questo aiuta anche i nostri manager a fornire più dettagli e contesto ai loro team sugli argomenti che hanno maggiore importanza per loro.
UN NUOVO NEWSLETTER SETTIMANALE:
Abbiamo lanciato una nuova newsletter globale settimanale per condividere aggiornamenti chiave su COVID-19, informazioni aziendali, aggiornamenti su persone e team così come approfondimenti finanziari. Ma la sezione più letta di questa newsletter è il nostro ongoing “WFH Vlog” dove mostriamo tre Birds che ci portano all'interno dei loro nidi WFH. Dal nostro CFO che costruisce uno spazio di lavoro dedicato sotto il suo tavolo da pranzo con le sue tre figlie, al nostro Consiglio Generale che gareggia con suo figlio su un triciclo nel giardino, sono sempre un po' giocosi e contengono suggerimenti stravaganti su come rendere il lavoro remoto un successo. La parte migliore: taggano tre altri che sono a loro volta i prossimi a fare lo stesso la settimana successiva.
CONFERENZE CON I MANAGER GLOBALI:
È per noi importante continuare a costruire la nostra comunità di leadership mentre ci adattiamo a guidare team distribuiti. Per farlo, riuniamo i nostri leader globali ogni mercoledì per discutere argomenti organizzativi e legati alle persone importanti e rispondere a eventuali domande.
OTTIMIZZARE I NOSTRI CANALI IC:
La chiave per le comunicazioni interne è che devono essere semplici: facili da capire, trovare e condividere. Durante questa pandemia, ci siamo concentrati sull'ottimizzazione dei nostri canali di comunicazione interna per assicurarci che tutti i Birds possano trovare le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno e come ne hanno bisogno. Il nostro hub IC (soprannominato Il Kiwi) è il nostro canale centrale per tutte le informazioni: i Birds possono trovare tutto qui: le ultime misure del governo e delle autorità sanitarie, i piani di continuità aziendale, le restrizioni di viaggio, le FAQ, le guide WFH, le nostre newsletter settimanali e tutti gli annunci globali e regionali. Tutti i canali di comunicazione indirizzano i nostri team a questo hub.
Cerca di mantenerlo fresco e divertente
Non saremmo Bird se non introducessimo un po' di divertimento nella nostra nuova quotidianità. Quindi abbiamo aggiunto un ulteriore canale IC: The BirdFeed - dove condividiamo ricette sane, le nostre playlist Spotify preferite, serie e film da guardare in binge-watching, e i migliori libri da leggere. Organizziamo anche sessioni di meditazione virtuali e allenamenti intensivi condotti dai nostri formatori interni. Abbiamo persino una biblioteca digitale di Bird University dove condividiamo corsi online per le persone che continuano a lavorare sul loro sviluppo e crescita personale.
Imposta le giuste aspettative
COVID-19 ci ha scossi tutti e questo periodo di incertezza è stato aggravato dall'adozione di una routine totalmente nuova: un nuovo “normale” - in cui le nostre vite personali e lavorative si sono completamente fuse. È difficile bilanciare tutto.
Quindi, come azienda, abbiamo cercato di stabilire le giuste aspettative. La cosa più importante che possiamo incoraggiare i nostri Birds a fare è prendere una pausa! Pianifica del tempo per esercitarti, leggere, provare una nuova ricetta o fermarti per una tazza di caffè. Prenditi del tempo libero e allontanati completamente dal laptop per un giorno o più. La salute mentale e il benessere dei nostri Birds è così importante: per noi, per i loro amici e soprattutto per le loro famiglie. Per supportarli ulteriormente, offriamo coaching per individui e team su come affrontare la situazione COVID-19.
Onboarding virtuale
Nonostante queste insolite circostanze lavorative, rimaniamo concentrati sulla crescita del business. Stiamo continuando a cercare e assumere i migliori talenti del settore, con tutte le interviste completate virtualmente. Anche se ci piace portare tutti i nuovi arrivati nella nostra sede di Amsterdam per dare inizio al loro onboarding, abbiamo dovuto trovare un modo diverso per aiutarli a integrarsi. In tutto il mondo, a tutti i nuovi Birds assunti viene inviato il pacchetto di avvio MessageBird, che include un laptop, “merchandising” brandizzato e cuffie con cancellazione del rumore. Abbiamo anche lanciato una nuova app di onboarding digitale e uno strumento di formazione che consente ai Birds di esplorare tutto, dalla nostra cultura e dai nostri uffici ai prodotti e alla strategia commerciale, direttamente dal loro telefono cellulare. E abbiamo anche progettato kit di onboarding virtuali sia per i nuovi assunti che per i loro manager, per garantire un'accoglienza agevole nella famiglia MessageBird.
Guardando al futuro
Non lo negheremo: siamo entusiasti di tornare nei nostri uffici. Ci mancano i nostri team, i colleghi, i pranzi e le birre del venerdì. Ma la verità è che non sappiamo se potremo tornare tra tre settimane o tre mesi. Anche se ci stiamo preparando per ogni eventualità, la nostra principale attenzione è continuare a far funzionare la realtà di oggi. Stiamo mantenendo viva la nostra cultura ad ogni punto di contatto, tenendo il passo e facendo progressi - davvero solo facendo funzionare per “portare a termine le cose.”
Quindi, fino a quando non saremo in grado di tornare in sicurezza negli uffici, assicuriamoci di rimanere connessi, condividendo le migliori pratiche e supportandoci a vicenda durante questo periodo. In MessageBird, crediamo nel potere di prospettive diverse (e idee)! Quindi, se hai suggerimenti, trucchi o le tue stesse lezioni apprese, ci piacerebbe sapere di loro in modo da poter apprendere da te.
Per ora, stai sano, stai al sicuro e continuiamo a condividere.