Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen een verwerkingsverantwoordelijke, de organisatie die bepaalt waarom persoonsgegevens worden verwerkt, en een verwerker, de organisatie die ze namens de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Als je e-mail of SMS stuurt naar mensen in de Europese Unie via een provider, dan is die provider je verwerker, en de overeenkomst is geen formaliteit die je kunt overslaan.
Artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 stelt de verplichte voorwaarden voor dit contract. Het onderstaande citaat komt uit de tekst van het Publicatieblad.
Waarom is er een verplicht?
Omdat de Verordening stelt dat de relatie beheerst moet worden door een contract, en vervolgens zegt wat dat contract moet bevatten:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
Daarvóór rust er al een plicht op jou bij het kiezen van de provider:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
De verplichting is dus tweeledig: kies een provider die aan de norm kan voldoen, en leg de relatie schriftelijk vast met de verplichte voorwaarden.
Wat moet het contract bevatten?
Acht bepalingen. In de woorden van de Verordening moet het contract bepalen dat de verwerker:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
Clausule (a) is de dragende. "Only on documented instructions" is wat de provider tot verwerker maakt in plaats van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, en het is de reden dat een provider die je ontvangergegevens voor eigen doeleinden gebruikt volledig buiten de regeling zou vallen.
Clausule (g) is degene die je moet lezen vóór je hem nodig hebt. Verwijdering of teruggave aan het einde van de dienstverlening is jouw keuze, en de praktische waarde van die clausule is dat hij bestaat vóór de relatie eindigt in plaats van onderhandeld te worden tijdens een vertrek.
Hoe zit het met de eigen leveranciers van de provider?
Zij erven dezelfde voorwaarden, en de aansprakelijkheid blijft waar die begon.
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
en
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
Twee dingen volgen hieruit. Een provider met een algemene machtiging is je kennisgeving verschuldigd van nieuwe sub-verwerkers en een mogelijkheid om bezwaar te maken, en daarom is een gepubliceerde sub-verwerkerslijst met een wijzigingsmelding de gebruikelijke vorm. En delegatie verwatert de verantwoordelijkheid niet: je provider blijft volledig aansprakelijk jegens jou voor wat zijn eigen leveranciers doen.
Is een certificering op zichzelf voldoende?
Nee. Het is bewijs, geen vervanging:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" is de operatieve formulering. Een certificering helpt je aantonen dat je een provider hebt gekozen met voldoende garanties. Het vervangt het contract niet, en het contract moet nog steeds de acht clausules bevatten.
De Verordening staat ook toe dat het contract geheel of gedeeltelijk wordt opgebouwd uit standaardcontractbepalingen die door de Commissie zijn vastgesteld of door een toezichthoudende autoriteit zijn aangenomen, en daarom lezen de overeenkomsten van de meeste providers vergelijkbaar.
Wat moet je eigenlijk controleren?
Drie dingen die je zonder jurist kunt verifiëren.
- Dat er een overeenkomst bestaat en van kracht is voor je account, in plaats van beschikbaar op aanvraag.
- Waar de sub-verwerkerslijst is gepubliceerd, en hoe wijzigingen worden aangekondigd, aangezien clausule (d) en lid 2 je een recht van bezwaar geven dat je niet kunt uitoefenen zonder kennisgeving.
- Waar de gegevens worden opgeslagen en verwerkt, omdat clausule (a) doorgifte naar een derde land behandelt als iets dat op je gedocumenteerde instructies moet staan. Dat is een residency-vraag, en wat is dataresidentie beschrijft hoe dat wordt bepaald op Bird.
Kort gezegd
Het is verplicht, geen optioneel papierwerk.
De Europese wetgeving stelt dat verwerking door een verwerker wordt beheerst door een contract, en specificeert wat dat contract moet bepalen.
De verwerker handelt alleen op basis van je gedocumenteerde instructies.
Dat is de eerste verplichte clausule, en die maakt jou degene die verantwoordelijk is voor het doel van de verwerking.
Sub-verwerkers erven dezelfde verplichtingen, en de aansprakelijkheid verplaatst zich niet.
Een provider die delegeert moet dezelfde voorwaarden downstream opleggen, en blijft volledig aansprakelijk jegens jou als die partij tekortschiet.
Het moet audits toestaan en een verwijderingsbepaling bij einde dienstverlening bevatten.
Twee clausules die mensen overslaan, en de twee die bepalen wat er gebeurt als de relatie eindigt of misgaat.