Un accordo sul trattamento dei dati è un contratto tra un titolare, l'organizzazione che decide perché i dati personali vengono trattati, e un responsabile del trattamento, l'organizzazione che li tratta per conto del titolare. Se invii email o SMS a persone nell'Unione Europea tramite un provider, quel provider è il tuo responsabile del trattamento, e l'accordo non è una formalità che puoi saltare.
L'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 stabilisce le condizioni obbligatorie di questo contratto. La citazione che segue è tratta dal testo della Gazzetta Ufficiale.
Perché è obbligatorio?
Perché il Regolamento stabilisce che il rapporto deve essere disciplinato da un contratto, e poi dice cosa quel contratto deve prevedere:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
Prima ancora, c'è un obbligo a tuo carico nella scelta stessa del provider:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
L'obbligo è quindi duplice: scegliere un provider in grado di soddisfare lo standard e mettere per iscritto il rapporto con le condizioni obbligatorie.
Cosa deve contenere il contratto?
Otto disposizioni. Nelle parole del Regolamento, il contratto deve prevedere che il responsabile del trattamento:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
La clausola (a) è quella portante. "Only on documented instructions" è ciò che rende il provider un responsabile del trattamento anziché un titolare a tutti gli effetti, ed è il motivo per cui un provider che utilizzasse i dati dei tuoi destinatari per finalità proprie sarebbe del tutto al di fuori dell'accordo.
La clausola (g) è quella da leggere prima di averne bisogno. La cancellazione o la restituzione al termine del servizio è a tua scelta, e il valore pratico di questa clausola è che esiste prima della fine del rapporto, anziché essere negoziata durante un'uscita.
E i fornitori del provider?
Ereditano le stesse condizioni, e la responsabilità resta dove è nata.
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
e
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
Ne derivano due conseguenze. Un provider che utilizza un'autorizzazione generale ti deve una notifica dei nuovi sub-responsabili e la possibilità di opporti, ed è per questo che la forma consueta è un elenco pubblico di sub-responsabili con notifica delle modifiche. E la delega non diluisce la responsabilità: il tuo provider resta pienamente responsabile nei tuoi confronti per ciò che fanno i suoi fornitori.
Una certificazione è sufficiente da sola?
No. È un elemento di prova, non un sostituto:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" è l'espressione chiave. Una certificazione ti aiuta a dimostrare di aver scelto un provider con garanzie sufficienti. Non sostituisce il contratto, e il contratto deve comunque contenere le otto clausole.
Il Regolamento consente anche che il contratto sia basato su clausole contrattuali tipo stabilite dalla Commissione o adottate da un'autorità di controllo, in tutto o in parte, ed è per questo che gli accordi della maggior parte dei provider si assomigliano.
Cosa conviene verificare in pratica?
Tre cose che un lettore può controllare senza un avvocato.
- Che un accordo esista e sia in vigore per il tuo account, anziché essere disponibile su richiesta.
- Dove è pubblicato l'elenco dei sub-responsabili e come vengono comunicate le modifiche, dato che la clausola (d) e il paragrafo 2 ti danno un diritto di opposizione che non puoi esercitare senza preavviso.
- Dove i dati vengono archiviati e trattati, perché la clausola (a) considera i trasferimenti verso un paese terzo come qualcosa che deve rientrare nelle tue istruzioni documentate. È una questione di residenza dei dati, e cos'è la residenza dei dati spiega come viene decisa su Bird.
In breve
È obbligatorio, non una formalità facoltativa.
La normativa europea stabilisce che il trattamento da parte di un responsabile deve essere disciplinato da un contratto, e specifica cosa quel contratto deve prevedere.
Il responsabile del trattamento agisce solo sulla base delle tue istruzioni documentate.
È la prima clausola obbligatoria, ed è ciò che rende te l'unico responsabile della finalità del trattamento.
I sub-responsabili ereditano gli stessi obblighi, e la responsabilità non si sposta.
Un provider che delega deve imporre le stesse condizioni a valle e resta pienamente responsabile nei tuoi confronti se quel soggetto non adempie.
Deve consentire audit e contenere una clausola di cancellazione a fine servizio.
Due clausole che spesso si leggono di sfuggita, e le due che decidono cosa succede quando il rapporto finisce o qualcosa va storto.