Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein Vertrag zwischen einem Verantwortlichen, der Organisation, die entscheidet, warum personenbezogene Daten verarbeitet werden, und einem Auftragsverarbeiter, der Organisation, die sie im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Wenn Sie E-Mails oder SMS an Personen in der Europäischen Union über einen Anbieter versenden, ist dieser Anbieter Ihr Auftragsverarbeiter, und der Vertrag ist keine Formalität, die Sie überspringen können.
Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 legt die Pflichtbedingungen für diesen Vertrag fest. Das folgende Zitat stammt aus dem Text des Amtsblatts.
Warum ist ein solcher Vertrag vorgeschrieben?
Weil die Verordnung besagt, dass das Verhältnis vertraglich geregelt sein muss, und anschließend festlegt, was der Vertrag enthalten muss:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
Davor liegt eine Pflicht bei Ihnen schon bei der Wahl des Anbieters:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
Die Verpflichtung ist also zweifach: Wählen Sie einen Anbieter, der den Standard erfüllen kann, und halten Sie das Verhältnis mit den vorgeschriebenen Bedingungen schriftlich fest.
Was muss der Vertrag enthalten?
Acht Vorgaben. In den Worten der Verordnung muss der Vertrag festlegen, dass der Auftragsverarbeiter:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
Klausel (a) ist die tragende. "Only on documented instructions" macht den Anbieter zum Auftragsverarbeiter statt zum eigenständigen Verantwortlichen, und deshalb würde ein Anbieter, der Ihre Empfängerdaten für eigene Zwecke nutzt, vollständig außerhalb dieser Vereinbarung stehen.
Klausel (g) sollten Sie lesen, bevor Sie sie brauchen. Löschung oder Rückgabe am Ende der Dienstleistung liegt in Ihrer Entscheidung, und der praktische Wert dieser Klausel besteht darin, dass sie vor dem Ende der Zusammenarbeit existiert, statt erst beim Ausstieg verhandelt zu werden.
Was ist mit den eigenen Lieferanten des Anbieters?
Sie übernehmen dieselben Bedingungen, und die Haftung bleibt dort, wo sie begonnen hat.
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
und
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
Daraus folgen zwei Dinge. Ein Anbieter mit allgemeiner Genehmigung schuldet Ihnen eine Mitteilung über neue Unterauftragsverarbeiter und die Möglichkeit, Einspruch zu erheben. Deshalb ist eine veröffentlichte Unterauftragsverarbeiter-Liste mit Änderungsbenachrichtigung die übliche Form. Und Delegation verwässert die Verantwortung nicht: Ihr Anbieter haftet Ihnen gegenüber weiterhin vollständig für das, was seine eigenen Lieferanten tun.
Reicht eine Zertifizierung allein aus?
Nein. Sie ist ein Nachweis, kein Ersatz:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" ist die entscheidende Formulierung. Eine Zertifizierung hilft Ihnen nachzuweisen, dass Sie einen Anbieter mit ausreichenden Garantien gewählt haben. Sie ersetzt nicht den Vertrag, und der Vertrag muss weiterhin die acht Klauseln enthalten.
Die Verordnung erlaubt auch, den Vertrag auf von der Kommission festgelegten oder von einer Aufsichtsbehörde erlassenen Standardvertragsklauseln aufzubauen, ganz oder teilweise. Deshalb lesen sich die Vereinbarungen der meisten Anbieter ähnlich.
Was sollte ich konkret prüfen?
Drei Dinge, die Sie ohne Anwalt überprüfen können.
- Dass ein Vertrag existiert und für Ihr Konto in Kraft ist, und nicht nur auf Anfrage verfügbar ist.
- Wo die Unterauftragsverarbeiter-Liste veröffentlicht ist und wie Änderungen angekündigt werden, da Klausel (d) und Absatz 2 Ihnen ein Widerspruchsrecht einräumen, das Sie ohne Benachrichtigung nicht ausüben können.
- Wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden, denn Klausel (a) behandelt Übermittlungen in ein Drittland als etwas, das Ihren dokumentierten Weisungen unterliegen muss. Das ist eine Frage des Datenstandorts, und Was ist Datenresidenz erläutert, wie dies auf Bird entschieden wird.
Kurz gesagt
Er ist Pflicht, kein optionaler Papierkram.
Europäisches Recht besagt, dass die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter vertraglich geregelt sein muss, und legt fest, was dieser Vertrag enthalten muss.
Der Auftragsverarbeiter handelt nur nach Ihren dokumentierten Weisungen.
Das ist die erste Pflichtklausel, und sie macht Sie zur verantwortlichen Partei für den Zweck der Verarbeitung.
Unterauftragsverarbeiter übernehmen dieselben Pflichten, und die Haftung verlagert sich nicht.
Ein Anbieter, der Aufgaben weitergibt, muss dieselben Bedingungen nachgelagert auferlegen und haftet Ihnen gegenüber weiterhin vollständig, wenn dieser Dritte versagt.
Er muss Audits ermöglichen und eine Löschklausel für das Vertragsende enthalten.
Zwei Klauseln, die oft überflogen werden, und genau die beiden, die bestimmen, was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet oder etwas schiefgeht.