जो संदेश आपके ईमेल प्रदाता से 200 OK या 202 Accepted लौटाता है, उसे भी प्राप्त करने वाला मेल सर्वर स्पैम फ़ोल्डर में भेज सकता है। प्राप्त करने वाले सर्वर हर संदेश को आपके डोमेन के DNS रिकॉर्ड, आपके भेजने वाले IP के हाल के बाउंस और शिकायत इतिहास, और समय के साथ प्राप्तकर्ताओं के आपके मेल से जुड़ाव के आधार पर जाँचते हैं।
क्या आपका ऑथेंटिकेशन सही तरह से सेट है?
ऑथेंटिकेशन सबसे पहले जाँचें, क्योंकि रिकॉर्ड मौजूद न होने या मेल न खाने पर मेल तुरंत फ़िल्टर या अस्वीकार हो जाता है। मेलबॉक्स प्रदाता तीन DNS रिकॉर्ड जाँचकर पुष्टि करते हैं कि संदेश आपके डोमेन की अनुमति से भेजा गया है:
- SPF उन सर्वरों की सूची देता है जिन्हें आपके डोमेन की ओर से मेल भेजने की अनुमति है।
- DKIM एक क्रिप्टोग्राफ़िक हस्ताक्षर जोड़ता है, ताकि प्राप्तकर्ता सर्वर यह सत्यापित कर सके कि संदेश में छेड़छाड़ नहीं हुई और वह सचमुच आपके डोमेन से आया है।
- DMARC SPF और DKIM को आपके दिखने वाले From पते से जोड़ता है और प्राप्तकर्ताओं को बताता है कि जाँच विफल होने पर क्या करना है।
अगर इनमें से कोई भी रिकॉर्ड मौजूद नहीं है या मेल नहीं खाता, तो आप स्पूफ़र जैसे दिखते हैं। Gmail और दूसरे प्रदाता बल्क सेंडर से तीनों जाँच पास करने की अपेक्षा करते हैं। SPF, DKIM और DMARC गाइड में सेटअप के चरण पूरे करें और पुष्टि करें कि आपकी DMARC नीति चुपचाप विफल नहीं हो रही है। या किसी संदेश का कच्चा हेडर ईमेल हेडर एनालाइज़र में पेस्ट करें और उसके SPF, DKIM और DMARC नतीजे तथा रिले हॉप देखें।
क्या आपके सेंडर की प्रतिष्ठा गिर गई है?
मेलबॉक्स प्रदाता आपके भेजने वाले डोमेन और IP का एक लगातार अपडेट होने वाला स्कोर रखते हैं। यह स्कोर दिखाता है कि समय के साथ प्राप्तकर्ता आपके ईमेल पर कैसी प्रतिक्रिया देते हैं: ईमेल खोलना, जवाब देना, बिना पढ़े हटाना और खास तौर पर स्पैम की शिकायतें। अगर कुछ नाराज़ प्राप्तकर्ता "report spam" पर क्लिक करें, तो यह स्कोर तेज़ी से बदल सकता है।
जब आप ऐसे पतों पर ईमेल भेजते हैं जो बाउंस हो जाते हैं या अब मौजूद नहीं हैं, तब भी प्रतिष्ठा गिरती है। ऊँची बाउंस दर से संकेत मिलता है कि आप अपनी सूची का रखरखाव नहीं कर रहे हैं, और यह व्यवहार स्पैमर्स से मेल खाता है। अपने डिलीवरेबिलिटी मेट्रिक्स पर नज़र रखें, ताकि गिरावट बड़ी रुकावट बनने से पहले ही दिख जाए।
क्या आपकी सामग्री स्पैम जैसी दिखती है?
फ़िल्टर संदेश की सामग्री भी पढ़ते हैं। कुछ पैटर्न संदेह बढ़ाते हैं:
- पूरी तरह कैपिटल अक्षरों वाली विषय पंक्तियाँ, पैसे से जुड़े शब्द और जल्दबाज़ी का दबाव ("act now", "free", "guaranteed")।
- लगभग बिना टेक्स्ट वाली एक बड़ी इमेज। फ़िल्टर से सामग्री छिपाने के लिए यह एक पुरानी तरकीब है।
- लापरवाही से लिखा या टूटा हुआ HTML, या ऐसा HTML जिसके साथ सादा-टेक्स्ट विकल्प नहीं है।
- छोटे किए गए या बेमेल लिंक, जिनका दिखने वाला टेक्स्ट URL से अलग जगह की ओर इशारा करता है।
इनमें से कोई एक कारण अकेले आपको नुकसान नहीं पहुँचाएगा, लेकिन इनका असर जुड़ता जाता है। इसके पीछे की स्कोरिंग समझने के लिए अपना ईमेल स्पैम स्कोर कैसे कम करें देखें।
क्या अनसब्सक्राइब करने का साफ़ तरीका है?
हर व्यावसायिक संदेश में ऑप्ट-आउट करने का साफ़ दिखने वाला और काम करने वाला तरीका होना चाहिए। बल्क भेजने वालों से एक-क्लिक अनसब्सक्राइब की सुविधा देने की अपेक्षा की जाती है। जब लोगों को अनसब्सक्राइब लिंक नहीं मिलता, तो वे उसकी जगह "report spam" दबा देते हैं। इससे आपको चुपचाप किए गए ऑप्ट-आउट की तुलना में कहीं ज़्यादा नुकसान होता है। लिंक को दिखने लायक रखें, अनुरोध पर जल्दी अमल करें, और इसका उपयोग करने के लिए कभी लॉगिन की शर्त न रखें।
क्या आपने सूची खरीदी है या एंगेजमेंट को पुराना पड़ने दिया है?
खरीदी गई और स्क्रैप की गई सूचियाँ स्पैम फ़ोल्डर तक पहुँचने के सबसे तेज़ रास्तों में से एक हैं। इन पतों ने कभी आपसे संदेश पाने की इच्छा नहीं जताई, इसलिए शिकायत दरें तेज़ी से बढ़ती हैं। इनमें से कुछ पते स्पैम ट्रैप होते हैं, जिन्हें खास तौर पर बिना अनुमति भेजने वाले प्रेषकों को पकड़ने के लिए रखा जाता है। वैध सूची भी समय के साथ पुरानी पड़ जाती है: लोग नौकरी बदलते हैं, इनबॉक्स छोड़ देते हैं और उनकी रुचि खत्म हो जाती है। जो प्राप्तकर्ता कभी ईमेल नहीं खोलते, उन्हें भेजते रहने से फ़िल्टर आपके मेल को अनचाहा मानना सीख जाता है।
क्या आप किसी ब्लॉकलिस्ट में हैं?
सार्वजनिक और निजी ब्लॉकलिस्ट स्पैम से जुड़े IP और डोमेन दर्ज करती हैं। किसी ब्लॉकलिस्ट में आने से उसे देखने वाले मेलबॉक्स प्रदाताओं पर डिलीवरी में अचानक समस्याएँ आती हैं। किसी संदेश का कच्चा हेडर ईमेल हेडर एनालाइज़र में पेस्ट करें और उसके SPF, DKIM और DMARC नतीजे तथा रिले हॉप देखें। ब्लॉकलिस्ट में आना आम तौर पर हैक हुए खाते, गलत कॉन्फ़िगर किए गए सर्वर या खराब सूची का लक्षण होता है, इसलिए पहले मूल कारण ठीक करें और फिर सूची से हटाने का अनुरोध करें।
क्या आपका डोमेन या IP नया और बिना इतिहास वाला है?
बिल्कुल नए भेजने वाले डोमेन या IP की कोई प्रतिष्ठा नहीं होती, और "no history" को जोखिम माना जाता है। अगर आप ऐसे नए सेटअप से एक साथ बड़ी मात्रा में ईमेल भेजते हैं, तो प्रदाता आपकी गति सीमित करते हैं या ईमेल फ़िल्टर कर देते हैं। इसका समाधान है मात्रा धीरे-धीरे बढ़ाना, ताकि भेजने का रिकॉर्ड बन सके। तरीके के लिए नए ईमेल डोमेन को वार्म अप कैसे करें देखें।
प्राथमिकता के क्रम में सुधार की चेकलिस्ट
इस सूची पर ऊपर से नीचे की ओर काम करें। शुरुआती कदम सबसे कम मेहनत में सबसे ज़्यादा सुधार लाते हैं।
- सबसे पहले ऑथेंटिकेशन ठीक करें। पुष्टि करें कि SPF, DKIM और DMARC तीनों पास होते हैं और आपके From डोमेन से मेल खाते हैं।
- खराब पतों पर भेजना बंद करें। हार्ड बाउंस हटाएँ, नए साइन-अप का सत्यापन करें, और बार-बार ईमेल न खोलने वालों को सप्रेस करें।
- अनसब्सक्राइब करना बेहद आसान बनाएँ। दिखने वाला लिंक और list-unsubscribe हेडर जोड़ें, और ऑप्ट-आउट अनुरोधों को तुरंत लागू करें।
- सामग्री सुधारें। टेक्स्ट और इमेज का संतुलन रखें, टूटा HTML ठीक करें, प्लेन-टेक्स्ट हिस्सा शामिल करें और लिंक शॉर्टनर का इस्तेमाल बंद करें।
- ब्लॉकलिस्ट जाँचें। अपना डोमेन और IP खोजें, मूल कारण ठीक करें, फिर सूची से हटाने का अनुरोध करें।
- नए सेंडर को धीरे-धीरे वार्म अप करें। भेजे जाने वाले ईमेल की मात्रा धीरे-धीरे बढ़ाएँ और शुरुआत अपने सबसे सक्रिय प्राप्तकर्ताओं से करें।
- निगरानी जारी रखें। बाउंस, शिकायतों और एंगेजमेंट पर नज़र रखें, ताकि अगली गिरावट जल्दी पकड़ में आ जाए।
समस्याएँ सुलझाने से आगे की पूरी जानकारी के लिए ईमेल डिलीवरेबिलिटी की सर्वोत्तम प्रथाएँ गाइड देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मेरे ईमेल सिर्फ़ Gmail पर ही स्पैम में क्यों जाते हैं?
हर प्रोवाइडर अपने फ़िल्टर चलाता है और आपके लिए अपना अलग प्रतिष्ठा इतिहास रखता है। जिस समस्या को एक प्रोवाइडर नज़रअंदाज़ कर देता है, उसे दूसरा पकड़ लेता है। Gmail ख़ास तौर पर एंगेजमेंट और शिकायत दर को ज़्यादा महत्व देता है। इसलिए अगर आपकी सूची में ईमेल न खोलने वाले Gmail उपयोगकर्ता ज़्यादा हैं, तो समस्या सबसे पहले वहीं दिखेगी।
क्या एक स्पैम शिकायत से मुझे नुकसान हो सकता है?
एक अकेली शिकायत से अच्छी तरह चल रहे ईमेल प्रोग्राम को नुकसान नहीं होगा, लेकिन शिकायत दर फ़िल्टर के सबसे मज़बूत संकेतों में से एक है। लगातार आती शिकायतें या अचानक उनमें उछाल आपको तेज़ी से स्पैम फ़ोल्डर की ओर ले जाएगा। दर कम रखने के लिए सिर्फ़ उन्हीं लोगों को ईमेल भेजें जिन्होंने इसकी अनुमति दी है, और ऑप्ट-आउट आसान रखें।
ख़राब हुई प्रतिष्ठा को ठीक होने में कितना समय लगता है?
इसकी कोई तय समय-सीमा नहीं है। सुधार लंबे समय तक लगातार अच्छे व्यवहार पर निर्भर करता है: साफ़ सूचियाँ, कम शिकायतें और स्थिर मात्रा। पहले मूल कारण ठीक करें, फिर धीरे-धीरे एंगेजमेंट दोबारा बनाएँ, आम तौर पर प्रतिष्ठा भी उसके साथ सुधरती है।
अगर आपको इसकी जड़ तक पहुँचने में मदद चाहिए, तो Bird के ईमेल डिलीवरेबिलिटी टूल वे संकेत दिखाते हैं जिन पर मेलबॉक्स प्रोवाइडर प्रतिक्रिया देते हैं, ताकि आप अनुमान लगाने के बजाय कारण ठीक कर सकें।