डेटा प्रोसेसिंग एग्रीमेंट एक कंट्रोलर (वह संगठन जो तय करता है कि व्यक्तिगत डेटा क्यों प्रोसेस किया जाए) और एक प्रोसेसर (वह संगठन जो कंट्रोलर की ओर से डेटा प्रोसेस करता है) के बीच का अनुबंध है। अगर आप किसी प्रोवाइडर के ज़रिए यूरोपीय संघ के लोगों को ईमेल या SMS भेजते हैं, तो वह प्रोवाइडर आपका प्रोसेसर है, और यह एग्रीमेंट कोई औपचारिकता नहीं है जिसे आप छोड़ सकें।
Regulation (EU) 2016/679 का अनुच्छेद 28 इस अनुबंध की अनिवार्य शर्तें निर्धारित करता है। नीचे दिया गया उद्धरण Official Journal के मूल पाठ से है।
यह अनिवार्य क्यों है?
क्योंकि Regulation कहता है कि इस संबंध को एक अनुबंध द्वारा शासित होना चाहिए, और फिर बताता है कि उस अनुबंध में क्या होना चाहिए:
Processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act under Union or Member State law, that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller.
उससे पहले, प्रोवाइडर चुनने में ही आप पर एक कर्तव्य है:
Where processing is to be carried out on behalf of a controller, the controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that processing will meet the requirements of this Regulation and ensure the protection of the rights of the data subject.
तो दायित्व दोहरा है: ऐसा प्रोवाइडर चुनें जो मानक पूरा कर सके, और संबंध को अनिवार्य शर्तों के साथ लिखित रूप में रखें।
अनुबंध में क्या होना चाहिए?
आठ शर्तें। Regulation के शब्दों में, अनुबंध यह निर्धारित करेगा कि प्रोसेसर:
(a) processes the personal data only on documented instructions from the controller, including with regard to transfers of personal data to a third country or an international organisation, unless required to do so by Union or Member State law
(b) ensures that persons authorised to process the personal data have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
(c) takes all measures required pursuant to Article 32;
(d) respects the conditions referred to in paragraphs 2 and 4 for engaging another processor;
(e) taking into account the nature of the processing, assists the controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, for the fulfilment of the controller's obligation to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III;
(f) assists the controller in ensuring compliance with the obligations pursuant to Articles 32 to 36 taking into account the nature of processing and the information available to the processor;
(g) at the choice of the controller, deletes or returns all the personal data to the controller after the end of the provision of services relating to processing, and deletes existing copies unless Union or Member State law requires storage of the personal data;
(h) makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in this Article and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
खंड (a) सबसे महत्वपूर्ण है। "Only on documented instructions" वह चीज़ है जो प्रोवाइडर को स्वतंत्र कंट्रोलर के बजाय प्रोसेसर बनाती है, और इसीलिए कोई प्रोवाइडर जो आपके प्राप्तकर्ता डेटा का अपने उद्देश्यों के लिए उपयोग करे, इस व्यवस्था से पूरी तरह बाहर होगा।
खंड (g) वह है जो आपको ज़रूरत पड़ने से पहले पढ़ना चाहिए। सेवा समाप्ति पर डिलीशन या वापसी आपकी पसंद पर है, और इस खंड का व्यावहारिक मूल्य यह है कि यह संबंध समाप्त होने से पहले मौजूद रहता है, न कि बाहर निकलते समय बातचीत से तय किया जाता है।
प्रोवाइडर के अपने सप्लायर्स के बारे में क्या?
उन पर समान शर्तें लागू होती हैं, और दायित्व वहीं रहता है जहाँ से शुरू हुआ था।
The processor shall not engage another processor without prior specific or general written authorisation of the controller. In the case of general written authorisation, the processor shall inform the controller of any intended changes concerning the addition or replacement of other processors, thereby giving the controller the opportunity to object to such changes.
और
Where a processor engages another processor ... the same data protection obligations as set out in the contract ... shall be imposed on that other processor ... Where that other processor fails to fulfil its data protection obligations, the initial processor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other processor's obligations.
इससे दो बातें निकलती हैं। सामान्य प्राधिकरण का उपयोग करने वाले प्रोवाइडर को आपको नए सब-प्रोसेसर की सूचना और आपत्ति का अवसर देना होता है, इसीलिए परिवर्तन अधिसूचना के साथ प्रकाशित सब-प्रोसेसर सूची सामान्य प्रारूप है। और प्रतिनिधित्व से जिम्मेदारी कम नहीं होती: आपका प्रोवाइडर अपने सप्लायर्स के कार्यों के लिए आपके प्रति पूर्ण रूप से उत्तरदायी रहता है।
क्या अकेला सर्टिफिकेशन पर्याप्त है?
नहीं। यह प्रमाण है, विकल्प नहीं:
Adherence of a processor to an approved code of conduct as referred to in Article 40 or an approved certification mechanism as referred to in Article 42 may be used as an element by which to demonstrate sufficient guarantees as referred to in paragraphs 1 and 4 of this Article.
"An element by which to demonstrate" मुख्य वाक्यांश है। सर्टिफिकेशन आपको यह दिखाने में मदद करता है कि आपने पर्याप्त गारंटी वाला प्रोवाइडर चुना। यह अनुबंध की जगह नहीं लेता, और अनुबंध में अभी भी आठ खंड होने चाहिए।
Regulation अनुबंध को कमीशन द्वारा निर्धारित या पर्यवेक्षी प्राधिकरण द्वारा अपनाए गए मानक संविदात्मक खंडों पर, पूर्ण या आंशिक रूप से, बनाने की अनुमति भी देता है, इसीलिए अधिकांश प्रोवाइडर के एग्रीमेंट एक जैसे दिखते हैं।
मुझे वास्तव में क्या जाँचना चाहिए?
तीन चीज़ें जो पाठक बिना वकील के सत्यापित कर सकता है।
- कि एग्रीमेंट मौजूद है और आपके अकाउंट के लिए लागू है, न कि अनुरोध पर उपलब्ध है।
- सब-प्रोसेसर सूची कहाँ प्रकाशित है, और परिवर्तन कैसे सूचित किए जाते हैं, क्योंकि खंड (d) और पैराग्राफ 2 आपको आपत्ति का अधिकार देते हैं जो बिना सूचना के आप प्रयोग नहीं कर सकते।
- डेटा कहाँ संग्रहीत और प्रोसेस किया जाता है, क्योंकि खंड (a) किसी तीसरे देश में ट्रांसफर को ऐसी चीज़ मानता है जो आपके दस्तावेज़ित निर्देशों पर होनी चाहिए। यह रेज़िडेंसी का प्रश्न है, और डेटा रेज़िडेंसी क्या है बताता है कि Bird पर यह कैसे तय होता है।
संक्षेप में
यह अनिवार्य है, वैकल्पिक कागज़ी कार्रवाई नहीं।
यूरोपीय कानून कहता है कि प्रोसेसर द्वारा प्रोसेसिंग एक अनुबंध द्वारा शासित होनी चाहिए, और यह भी निर्दिष्ट करता है कि उस अनुबंध में क्या होना चाहिए।
प्रोसेसर केवल आपके दस्तावेज़ित निर्देशों पर कार्य करता है।
यह पहला अनिवार्य खंड है, और यही वह चीज़ है जो प्रोसेसिंग के उद्देश्य के लिए आपको जवाबदेह बनाती है।
सब-प्रोसेसर समान दायित्व प्राप्त करते हैं, और दायित्व स्थानांतरित नहीं होता।
जो प्रोवाइडर कार्य प्रतिनिधित करता है, उसे डाउनस्ट्रीम पर समान शर्तें लागू करनी होती हैं, और अगर वह पक्ष विफल होता है तो प्रोवाइडर आपके प्रति पूर्ण रूप से उत्तरदायी रहता है।
इसमें ऑडिट की अनुमति और सेवा समाप्ति पर डिलीशन का प्रावधान होना चाहिए।
दो खंड जिन्हें लोग सरसरी तौर पर पढ़ते हैं, और वही दो खंड जो तय करते हैं कि संबंध समाप्त होने या गड़बड़ होने पर क्या होगा।