Erste Schritte mit E-Mail-Benachrichtigungen

Vogel

12.06.2018

E-Mail

1 min read

Erste Schritte mit E-Mail-Benachrichtigungen

Wichtige Erkenntnisse

    • Premise: Email notifications are a foundational component of SaaS product engagement, connecting app events to user actions and reinforcing trust through consistent, meaningful communication.

    • Goal: Help product and growth teams understand which notifications matter most, how to design them strategically, and how they drive retention, reactivation, and user confidence.

    • Highlights:

      1. Purpose of notifications:

        • Notifications keep users informed about key account or product events — from activation and onboarding to security alerts — while also prompting re-engagement.

        • They’re not just transactional; they’re a core retention tool that helps users form habits around your app.

      2. 7 essential types of notifications:

        • Activation emails – verify users, confirm intent, and establish trust.

        • Welcome & onboarding messages – reinforce product value and accelerate user adoption.

        • User invites & shares – drive viral growth and network effects in both B2B and consumer apps.

        • Activity notifications – keep users in the loop and re-engage inactive ones with updates or reminders.

        • Reports & dashboards – deliver insights outside the app, reminding users of the product’s tangible value.

        • Password resets & 2FA – critical to accessibility and user security.

        • Security & account alerts – safeguard trust and help prevent fraud or misuse.

      3. Strategic prioritization:

        • Not every event deserves an email. Over-messaging leads to fatigue and disengagement.

        • Start by identifying your app’s “make-or-break” moments—points where the right notification can either retain or lose a user.

        • Focus first on notifications that enable access (password resets, activations) and build trust (security setup, confirmations).

      4. Design and timing principles:

        • Notifications must be timely, contextually relevant, and frictionless to act upon.

        • Each message should reinforce the user’s decision to keep engaging with the product, not just convey data.

      5. Business impact:

        • Thoughtfully designed notification systems improve conversion, retention, and user confidence.

        • They also reduce support costs by automating key communications like account access and updates.

Q&A Highlights

  • What’s the role of email notifications in SaaS?

    They bridge the gap between in-app experience and user awareness, ensuring customers stay engaged and informed at critical moments.

  • Which types of notifications should come first?

    Start with activation, onboarding, and security messages — these directly affect user trust and access to your product.

  • How do notifications influence retention?

    Timely reminders, reports, and updates bring users back into the app, preventing churn due to inactivity or missed actions.

  • How can you avoid overwhelming users?

    Segment events by importance and frequency; prioritize messages that add value or require action.

  • Why are security and account alerts so critical?

    They build confidence in your platform’s reliability, directly influencing user perception of safety and professionalism.

  • How do triggered emails connect to engagement strategy?

    Triggered notifications turn behavior into a feedback loop — every meaningful action can lead to a reinforcing message that strengthens user habits.

E-Mail-Benachrichtigungen sind ein integraler Bestandteil der Strategie und Entwicklung von SaaS-Produkten. Sie vermitteln wichtige Informationen, fördern die Aktivität und Besuche der App und pflegen die Beziehungen zu den Nutzern.

What are email notifications?

Was sind E-Mail-Benachrichtigungen?

E-Mail-Benachrichtigungen sind eine Art ausgelöste E-Mail—eine E-Mail, die als Reaktion auf eine bestimmte Benutzeraktion oder ein anderes Ereignis gesendet wird. Dating-Apps wie Tinder und Hinge haben diesen Ansatz perfektioniert—erfahren Sie, wie sie ausgelöste E-Mails verwenden, um die Benutzerbindung zu steigern. Für SaaS-Anwendungen und Websites sind typische Beispiele für diese appgenerierten E-Mails Aktivierungs- und Willkommensnachrichten, Aktivitätsbenachrichtigungen, Konto- und Sicherheitswarnungen sowie utilitaristische Funktionen wie Passwortzurücksetzungen.

Product Emails in the User Lifecycle

Diese Benachrichtigungen erfüllen einen wichtigen Zweck—sie informieren uns, wenn ein Beitrag in sozialen Medien geteilt wurde, erinnern uns daran, in einem persönlichen Konto zu handeln, oder bitten uns um Genehmigung zur Zahlung von Waren und Dienstleistungen.

Abgesehen von diesen rein funktionalen Bedürfnissen sind Benachrichtigungen auch ein wertvolles Kommunikationswerkzeug, das Produktteams ermöglicht, direkt mit ihren Kunden zu interagieren. Sie sind ein überzeugendes Instrument, um Benutzer dazu zu bringen, Apps wieder zu nutzen, die sie möglicherweise vergessen haben. Für ein Beispiel aus der Praxis, sehen Sie wie Dating-Apps ausgelöste E-Mails verwenden, um Benutzer erneut anzusprechen und sie zurück auf ihre Plattformen zu bringen. Sie helfen, eine großartige Benutzererfahrung zu liefern und gehören zu den einflussreichsten Werkzeugen, die Produktmanagement-Teams haben, um Konversion, Bindung und Wachstum zu fördern. Zusätzlich und vielleicht am wichtigsten, stärken sie das Vertrauen in Dienstleistungen und helfen, langfristige Beziehungen zwischen einem SaaS-Unternehmen und seinen Kunden aufzubauen.

7 wesentliche Arten von E-Mail-Benachrichtigungen

Das Verständnis, welche Arten von E-Mail-Benachrichtigungen an verschiedenen Berührungspunkten der Kundenreise verwendet werden sollen, kann entscheidend für den Erfolg eines Produkts oder einer App sein. Im Folgenden sind die wesentlichen E-Mail-Benachrichtigungen aufgeführt, die Produkt- und App-Teams verwenden, um mit Kunden in verschiedenen Phasen der Benutzerbindung zu kommunizieren.

Aktivierungs-E-Mails werden sofort gesendet, wenn ein neuer Benutzer ein Konto erstellt. Es ist die erste E-Mail-Benachrichtigung, die Ihre Benutzer erhalten, und ein kritischer Schritt zur Benutzeraktivierung. Für viele Dienste können Benutzer die App nicht nutzen, bis ein Konto durch das Klicken auf einen Link in der E-Mail aktiviert wurde. Aktivierungs-E-Mails dienen dazu, zu überprüfen, dass die vom Benutzer angegebene E-Mail-Adresse gültig und funktionsfähig ist. Sie erinnern die Benutzer auch daran, dass sie sich für Ihr Produkt angemeldet haben, ein wichtiger Schritt um zwischen einem echten Benutzer und einer „Drive-by“-Anmeldung zu unterscheiden.

Willkommens- und Onboarding-Nachrichten werden gesendet, sobald ein Benutzer seine E-Mail-Adresse überprüft hat, um ein neues Konto zu aktivieren. Meistens wird eine Willkommensnachricht gesendet, sobald ein Konto aktiviert wurde. Für FinTech-Unternehmen erfordert die Optimierung von E-Mail-Onboarding-Kampagnen besondere Aufmerksamkeit aufgrund der sensiblen Natur von Finanzdienstleistungen und der Psychologie der Kunden bei der Geldverwaltung. Willkommensnachrichten stärken die Kernversprechen eines Dienstes, setzen den Ton für zukünftige Interaktionen und sagen Danke fürs Mitmachen. Eine oder mehrere Onboarding-Nachrichten werden gesendet, um den Benutzern zu helfen, das Produkt zu entdecken und anzufangen. Ob zeitgesteuert oder ausgelöst durch bestimmte Aktionen, diese E-Mails bieten Informationen und fordern Benutzer auf, sich zu beteiligen und ihre Geschwindigkeit zu beschleunigen, um aktive, engagierte Benutzer zu werden.

Benutzereinladungen und Freigaben sind eine Kern-E-Mail für Verbraucher- und B2B-Apps gleichermaßen. Beide tragen zu viralem Wachstum und Mundpropaganda bei. Explizite Einladungen, Kollegen zu bitten, einem Projektteam beizutreten, sind für viele Kategorien von Diensten notwendig und sind ein Beispiel für Benachrichtigungen, die Produktteams implementieren sollten. Obwohl Freigaben sehr oft mit sozialen Netzwerken und ähnlichen Verbraucherdiensten in Verbindung gebracht werden, haben sie auch in vielen B2B-Kontexten ihren Platz. Dokumentenfreigabe und andere Formen der Zusammenarbeit sind häufige Beispiele. Es ist bemerkenswert, dass Freigaben auch die Rolle einer impliziten Einladung spielen, wenn sie an einen neuen Benutzer gesendet werden.

Aktivitätsbenachrichtigungen sind ein wichtiges Werkzeug, um Benutzer auf Änderungen in Arbeitsabläufen aufmerksam zu machen und die In-App-Aktivität in die primäre Umgebung vieler Benutzer, ihren E-Mail-Inbox, zu integrieren. Sie sind auch eine effektive Möglichkeit, passive Benutzer wieder einzubeziehen, die die App möglicherweise nicht regelmäßig nutzen. Diese Nachrichten können durch explizite Ereignisse ausgelöst oder planmäßig gesendet werden, je nach Kontext. Typische Beispiele sind Erinnerungen, eine Aufgabe abzuschließen oder eine Zusammenfassung verpasster sozialer Medienbenachrichtigungen.

Berichte und Dashboards sind besonders wichtig für B2B-Dienste. Die Informationen, die sie enthalten, sind entscheidend für Benutzer und ihre Teams, um die Geschäftsprozesse zu überwachen, die sie verwalten. Wie andere Formen von Aktivitätsbenachrichtigungen stärken diese Nachrichten die Interaktion für Benutzer, die möglicherweise nicht in der App selbst aktiv sind. Und gut gestaltete Berichte und Dashboards sind eine effektive Möglichkeit, Benutzer und ihre entscheidenden Führungskräfte explizit an den Wert eines Dienstes zu erinnern.

Passwortzurücksetzungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind Beispiele für utilitaristische Benachrichtigungen, die jede App zuverlässig implementieren muss. Wie Aktivierungs-E-Mails sind sie buchstäblich die Art von Produkt-E-Mails, die über die Nutzungsfähigkeit eines Dienstes entscheiden können.

Sicherheits- und Kontoalarme sind ein wesentlicher Aspekt, um Benutzern zu helfen, ihre Konten zu schützen. Sie sind ein entscheidender Schutz gegen Betrug, Missbrauch und den Diebstahl sensibler Informationen und Zugangsdaten.

Wo Sie E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrer App priorisieren sollten

Benutzer schätzen Benachrichtigungen, wenn sie relevant sind, lernen aber schnell, Nachrichten zu ignorieren, zu löschen oder sogar als Spam zu markieren, die sich wiederholen oder keinen Wert bieten, wie sie mit einer App interagieren.

Aber das lässt immer noch eine Frage für Produktteams offen. Entscheidungen darüber zu treffen, wo mit Benachrichtigungen zu beginnen ist, kann entmutigend sein. Es ist wichtig, strategische Entscheidungen darüber zu treffen, welche gesendet werden sollen, und wie oft. Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen Ihren Benutzern, ihre „Make-or-break“-Momente zu navigieren und sind wesentliche E-Mails, die Ihr Produkt senden muss.

Benachrichtigungen und Erinnerungen helfen Ihren Benutzern, ihre „Make-or-break“-Momente zu navigieren und sind wesentliche E-Mails, die Ihr Produkt senden muss.

Das Identifizieren der entscheidenden „Make-or-break“-Momente Ihres Produkts ist ein guter Ausgangspunkt. Benachrichtigungen und Erinnerungen zu diesen Punkten gehören zu den wichtigsten E-Mails, die Ihr Produkt senden kann. Diese Benachrichtigung kann helfen, einen Benutzer zu binden, oder ihn möglicherweise verlieren und dazu führen, dass eine App vergessen wird. Eine Passwortzurücksetzung oder eine Aufforderung, ein Produkt zu aktualisieren, ist ein bedeutendes Beispiel für diese Art von Benachrichtigung. Beide benötigen eine Aktion des Benutzers, um ihre Nutzung einer App fortzusetzen, und wenn sie nicht korrekt und schnell gesendet werden, kann dies zu einem dauerhaften Geschäftsausfall führen.

Ähnlich ist die Sicherheitskonfigurations-E-Mail eine, auf die sich Produktleiter konzentrieren sollten. Sie haben keine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen, und diese Art von Benachrichtigung legt die Szene für den Dienst, den Benutzer erleben werden. Die richtige Sicherheitskonfigurations-Benachrichtigung hilft, Vertrauen in die Beziehung zwischen Benutzer und Produkt aufzubauen und versichert ihnen, dass ihre Daten sicher sein werden mit Techniken wie Zwei-Faktor-Authentifizierung.

7 essential types of email notifications

Understanding what types of email notifications to use throughout various touchpoints of the customer journey can be critical to a product or app’s success. Below, are the essential email notification types product and app teams use when communicating with customers at various instances of user engagement.

Activation emails are sent as soon as a new user creates an account. It’s the first email notification your users will receive, and is a critical path step towards user activation. For many services, users very literally cannot use the app until an account has been activated by clicking a link in the email.Activation emails serve to verify that the email address the user provided is valid and working. They also remind users that they chose to sign-up for your product, an important step in making the difference between a genuine user and a “drive-by” signup.

Welcome and onboarding messages are sent once a user has verified their email address to activate a new account. Most often, a welcome message is sent as soon as an account has been activated. For FinTech companies specifically, optimizing email onboarding campaigns requires special consideration given the sensitive nature of financial services and customer psychology around money management. Welcome messages reinforce a service’s core promises, set the tone for future interactions, and say thanks for joining. One or more onboarding messages are sent to help users explore and get started with the product. Whether timed or triggered by specific actions, these emails provide information and prompt users to get up and running—and to accelerate their pace to become active, engaged users.

User invites and shares are are a core email for consumer and B2B apps alike. Both contribute to viral, word-of-mouth growth. Explicit invitations asking colleagues to join a project team are essential for many categories of services and are a notification example that product teams must consider implementing. Although shares are very often associated with social networks and similar consumer services, they also have a place in many B2B contexts. Document sharing and other forms collaboration are common examples. It is worth noting that shares also play the role of an implicit invitation to join when sent to a new user.

Activity notifications are an important tool for alerting users to changes in workflows and for integrating in-app activity with many users’ primary environment, their email inbox. They also are an effective way of reengaging passive users who might not be using the app on a regular basis.These messages can be triggered by explicit events or sent on a scheduled basis, depending upon the context. Typical examples include reminders to complete a task or a summary of missed social media notifications.

Reports and dashboards are especially important for B2B services. The information they contain is essential for users and their teams to keep tabs on the business processes they manage.Like other forms of activity notifications, these messages reinforce engagement for users who may not be active in the app itself. And well-designed reports and dashboards are an effective way of explicitly reminding users and their executive decision-makers of a service’s value.

Password resets and two-factor authentication are examples of utilitarian notifications that every app must implement reliably. Like activation emails, they’re quite literally the sort of product email can make or break a user’s ability to use a service.

Security and account alerts are an essential aspect of helping users to protect their accounts. They’re a crucial bulwark against fraud, misuse, and the theft of sensitive information and credentials.

Understanding what types of email notifications to use throughout various touchpoints of the customer journey can be critical to a product or app’s success. Below, are the essential email notification types product and app teams use when communicating with customers at various instances of user engagement.

Activation emails are sent as soon as a new user creates an account. It’s the first email notification your users will receive, and is a critical path step towards user activation. For many services, users very literally cannot use the app until an account has been activated by clicking a link in the email.Activation emails serve to verify that the email address the user provided is valid and working. They also remind users that they chose to sign-up for your product, an important step in making the difference between a genuine user and a “drive-by” signup.

Welcome and onboarding messages are sent once a user has verified their email address to activate a new account. Most often, a welcome message is sent as soon as an account has been activated. For FinTech companies specifically, optimizing email onboarding campaigns requires special consideration given the sensitive nature of financial services and customer psychology around money management. Welcome messages reinforce a service’s core promises, set the tone for future interactions, and say thanks for joining. One or more onboarding messages are sent to help users explore and get started with the product. Whether timed or triggered by specific actions, these emails provide information and prompt users to get up and running—and to accelerate their pace to become active, engaged users.

User invites and shares are are a core email for consumer and B2B apps alike. Both contribute to viral, word-of-mouth growth. Explicit invitations asking colleagues to join a project team are essential for many categories of services and are a notification example that product teams must consider implementing. Although shares are very often associated with social networks and similar consumer services, they also have a place in many B2B contexts. Document sharing and other forms collaboration are common examples. It is worth noting that shares also play the role of an implicit invitation to join when sent to a new user.

Activity notifications are an important tool for alerting users to changes in workflows and for integrating in-app activity with many users’ primary environment, their email inbox. They also are an effective way of reengaging passive users who might not be using the app on a regular basis.These messages can be triggered by explicit events or sent on a scheduled basis, depending upon the context. Typical examples include reminders to complete a task or a summary of missed social media notifications.

Reports and dashboards are especially important for B2B services. The information they contain is essential for users and their teams to keep tabs on the business processes they manage.Like other forms of activity notifications, these messages reinforce engagement for users who may not be active in the app itself. And well-designed reports and dashboards are an effective way of explicitly reminding users and their executive decision-makers of a service’s value.

Password resets and two-factor authentication are examples of utilitarian notifications that every app must implement reliably. Like activation emails, they’re quite literally the sort of product email can make or break a user’s ability to use a service.

Security and account alerts are an essential aspect of helping users to protect their accounts. They’re a crucial bulwark against fraud, misuse, and the theft of sensitive information and credentials.

Understanding what types of email notifications to use throughout various touchpoints of the customer journey can be critical to a product or app’s success. Below, are the essential email notification types product and app teams use when communicating with customers at various instances of user engagement.

Activation emails are sent as soon as a new user creates an account. It’s the first email notification your users will receive, and is a critical path step towards user activation. For many services, users very literally cannot use the app until an account has been activated by clicking a link in the email.Activation emails serve to verify that the email address the user provided is valid and working. They also remind users that they chose to sign-up for your product, an important step in making the difference between a genuine user and a “drive-by” signup.

Welcome and onboarding messages are sent once a user has verified their email address to activate a new account. Most often, a welcome message is sent as soon as an account has been activated. For FinTech companies specifically, optimizing email onboarding campaigns requires special consideration given the sensitive nature of financial services and customer psychology around money management. Welcome messages reinforce a service’s core promises, set the tone for future interactions, and say thanks for joining. One or more onboarding messages are sent to help users explore and get started with the product. Whether timed or triggered by specific actions, these emails provide information and prompt users to get up and running—and to accelerate their pace to become active, engaged users.

User invites and shares are are a core email for consumer and B2B apps alike. Both contribute to viral, word-of-mouth growth. Explicit invitations asking colleagues to join a project team are essential for many categories of services and are a notification example that product teams must consider implementing. Although shares are very often associated with social networks and similar consumer services, they also have a place in many B2B contexts. Document sharing and other forms collaboration are common examples. It is worth noting that shares also play the role of an implicit invitation to join when sent to a new user.

Activity notifications are an important tool for alerting users to changes in workflows and for integrating in-app activity with many users’ primary environment, their email inbox. They also are an effective way of reengaging passive users who might not be using the app on a regular basis.These messages can be triggered by explicit events or sent on a scheduled basis, depending upon the context. Typical examples include reminders to complete a task or a summary of missed social media notifications.

Reports and dashboards are especially important for B2B services. The information they contain is essential for users and their teams to keep tabs on the business processes they manage.Like other forms of activity notifications, these messages reinforce engagement for users who may not be active in the app itself. And well-designed reports and dashboards are an effective way of explicitly reminding users and their executive decision-makers of a service’s value.

Password resets and two-factor authentication are examples of utilitarian notifications that every app must implement reliably. Like activation emails, they’re quite literally the sort of product email can make or break a user’s ability to use a service.

Security and account alerts are an essential aspect of helping users to protect their accounts. They’re a crucial bulwark against fraud, misuse, and the theft of sensitive information and credentials.

Where to prioritize email notifications in your app

Users value notifications when they’re relevant, but quickly learn to ignore, delete, or even flag as spam messages that are repetitive or don’t add value to how they interact with an app.

But that still leaves a question for product teams. Deciding where to begin with notifications can be daunting. It’s important to make strategic choices about which to send, and how often.Notifications and reminders help your users navigate their “make or break” moments and are essential emails your product must send.

Notifications and reminders help your users navigate their “make or break” moments and are essential emails your product must send.

Identifying your product’s key “make or break” moment(s) is a good place to begin. Notifications and reminders about these points are among the most essential emails your product can send. This notification can help keep a user engaged, or potentially lose them and cause an app to be forgotten. A password reset or a prompt to update a product is a vital example of this type of notification. Both need action from a user to continue their usage of an app, and if not sent correctly and quickly, can result in a permanent loss of business.

Similarly, the security config email is one that product leaders should focus on. You never get a second chance to make a good first impression, and this type of notification sets the scene for the service that users will experience. The right security set-up notification helps to instill trust in the relationship between user and product, reassuring them that their data will be safe with the use of techniques such as two-factor authentication.

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