Como organización global, ¿cómo puede democratizar la creación y despliegue de correos electrónicos para llegar a los clientes en horas, no en días o semanas?

Esa fue la pregunta que Scaled Agile necesitaba responder. Para dar contexto, Scaled Agile proporciona el Scaled Agile Framework® (SAFe®), una forma de trabajo que ayuda a más de 20,000 empresas en todo el mundo. SAFe® empodera a las empresas para lograr y mantener la agilidad empresarial.

Los clientes de Scaled Agile son capacitados a través de un currículo basado en roles en SAFe Studio™, una plataforma en línea para aprender, practicar y gestionar SAFe. Con más de un millón de profesionales capacitados en prácticas de SAFe® y una red de socios de más de 500 empresas miembros, la organización fomenta la innovación en casi todas las industrias.

A medida que Scaled Agile creció en su alcance, la compañía sabía que necesitaba una solución de correo electrónico igualmente ágil. Una que eliminara cuellos de botella y expandiera el número de colaboradores capaces involucrados en el proceso de creación y revisión de correos electrónicos, todo sin retrasar el tiempo de comercialización.

Una vez que Scaled Agile vio la eficiencia y productividad que el producto de MessageBird—Taxi for Email—podía ofrecerles, la decisión de trabajar juntos fue obvia.

El desafío: Un proceso de creación de correos electrónicos tedioso e ineficiente

Antes de implementar Taxi, Scaled Agile tenía que pasar cada correo electrónico, independientemente del remitente o propósito, a través de unos pocos especialistas en marketing selectos. El equipo iba y venía entre herramientas existentes que no les brindaban el tipo adecuado de acceso, interfaz de usuario y autonomía creativa que necesitaban. El pequeño equipo rápidamente se sintió abrumado con ediciones al texto, diseño e infraestructura HTML de backend. Naturalmente, este proceso de aprobación llevó a largos y ineficientes plazos de creación y despliegue de correos electrónicos.

“Había más cuellos de botella simplemente porque menos personas tenían la capacidad de construir nuestros correos electrónicos”, dijo Adam Wilbur, Director de Marketing en Scaled Agile. “A pesar de que teníamos un sistema de diseño basado en plantillas en ese momento, cualquiera que quisiera armar un correo electrónico necesitaba al menos algún conocimiento de HTML.”

Como resultado, departamentos como ventas y recursos humanos tenían que trabajar con un redactor en un Google Doc, luego con un diseñador. Después de eso, cada correo electrónico pasaba por múltiples rondas de pruebas y aprobaciones ejecutivas. Algunos equipos simplemente se rebelaron y decidieron enviar sus propios correos electrónicos, sin la guía del equipo de marketing, para evitar todo el proceso.

“Todas estas revisiones y ediciones realmente nos ralentizaban y hacían que otros departamentos dependieran en exceso del marketing para completar el trabajo”, agregó Adam. Necesitaban una herramienta que múltiples equipos pudieran usar para entregar contenido de correo electrónico y redactar enlaces a las personas adecuadas sin romper procesos o plantillas cruciales.

Todo eso cambió cuando Scaled Agile vio los resultados de marketing y comunicación que podrían lograr utilizando las características que ofrece Taxi.

La solución: Una solución y proceso de correo electrónico flexible y fácil de usar

Más allá de la facilidad de colaboración, el equipo de Scaled Agile buscaba un socio de correo electrónico que proporcionara la flexibilidad creativa y de proceso que deseaban. Miraron a otros proveedores, pero cada uno presentaba obstáculos que iban desde preocupaciones de privacidad hasta asientos limitados por licencia.

En 2019, Scaled Agile comenzó con Taxi, utilizando una plantilla de correo electrónico. En 2022, como parte de sus esfuerzos de rebranding, reemplazaron la plantilla de correo electrónico con una versión renovada y rebrandeada como parte del paquete inicial para negocios. Este paquete dio a Scaled Agile las herramientas para implementar una nueva apariencia y sensación en todos sus correos electrónicos, para que coincidieran con su marca actualizada.

Con la ayuda de Taxi, los equipos de marketing de Scaled Agile reconfiguraron más de 80 correos electrónicos automatizados en solo unas pocas semanas en lugar de meses.

Hoy en día, el equipo de Scaled Agile usa Taxi para alcanzar constantemente sus KPI de comunicación gracias a un proceso robusto que empodera a equipos distintos al de marketing para crear mensajes únicos que deleitan a sus clientes (y se mantienen dentro de la marca).

Lo mejor de todo es que los problemas técnicos han sido inexistentes. La dirección de marketing de Scaled Agile dijo que solo han tenido que acudir al soporte de Taxi una vez después de la implementación porque la plataforma es “tan fácil de usar”.

Cómo Taxi for Email ayuda a Scaled Agile a democratizar la creación de correos electrónicos y aumentar la eficiencia

Con la solución Taxi de Bird alimentando su ecosistema de correo electrónico, diferentes equipos en Scaled Agile tienen total autonomía sobre lo que va en los mensajes internos o externos.

Seducido por Bird, los administradores estaban ansiosos por otorgar acceso a los usuarios—un pequeño cambio podría desencadenar una pesadilla técnica. Ahora, los equipos de ventas y recursos humanos pueden crear sus propios correos electrónicos o campañas sin preocuparse por romper nada o involucrar a las partes interesadas cada vez que se necesita una edición.

Como resultado, el equipo de marketing está desbloqueado de tareas tediosas de revisión y puede trabajar en otras iniciativas que impulsan clientes potenciales e ingresos. Como dijo Lauren Clark, Gerente de Marketing de Socios en Scaled Agile, “La facilidad de colaboración elimina mucha de la conjetura del proceso.”

“Un buen ejemplo de esto en acción es nuestra serie de correos electrónicos de bienvenida del departamento de recursos humanos llamada ‘Consejo del Día’,” agregó. “A los nuevos empleados se les envían 30 días de correos electrónicos con temas que van desde nuestro programa de bienestar hasta una demostración de configuración de firma de correo electrónico. Aunque tenemos equipos multifuncionales y contratistas trabajando en estos correos electrónicos, nunca he tenido que mirar uno solo.”

“Es un espacio seguro para que los usuarios creen, editen y revisen juntos.”

Taxi ha democratizado significativamente el proceso de implementación de correos electrónicos en todas las unidades comerciales de Scaled Agile. Con más creadores colaborando en un mismo ecosistema intuitivo, las mejoras son notablemente evidentes en tres áreas principales.

1. El proceso de escribir-revisar-desplegar correos electrónicos es más fluido y rápido

Utilizando Taxi, la empresa ha reducido el tiempo de respuesta para las campañas de correo electrónico de varias semanas a solo unas pocas horas. Esta agilidad mejorada permite a Scaled Agile lanzar campañas de correo electrónico interconectadas y goteos en poco tiempo. Hoy en día, los esfuerzos de marketing y ventas de la compañía son escalables y más competitivos en el mercado.

“En lugar de que alguien redacte un texto en un documento compartido, lo envíe a un redactor y luego lo envíe a otra persona para aprobación, hemos reducido drásticamente ese tiempo de ciclo,” explicó Lauren. “Los empleados simplemente lo colocan en Taxi, comparten el correo electrónico con alguien para obtener las aprobaciones necesarias, y está hecho.”

Un proceso de revisión que vive en una sola ubicación URL alojada es el tipo de flujo de trabajo optimizado que no suele verse en marketing. “Por lo general, enviar un correo electrónico puede llevar una semana o más, dependiendo del proceso de la empresa,” agregó Eva. “Con Taxi, puedo enviar un correo electrónico en solo unas pocas horas.”

No es sorprendente que Scaled Agile haya aumentado significativamente su volumen de correos electrónicos enviados en todos sus equipos año tras año con Taxi.

2. La personalización profunda y el soporte están disparando la productividad

“¿Está dentro de la marca?” es una pregunta que el equipo de marketing de Scaled Agile ya no tiene que hacerse sobre sus correos electrónicos. Parte de la razón por la que la creación de correos electrónicos pasa por varias capas de marketing es que la consistencia de marca es difícil.

Asegurarse manualmente de que todas las plantillas estén diseñadas correctamente y se sigan las directrices puede ser una gran tarea. Incluso si se gastan horas o días en esta tarea, todo es en vano si otros departamentos no siguen el plano.

Sin embargo, el sistema de plantillas de correo electrónico personalizables de Taxi protegió a la marca de Scaled Agile de ser víctima de errores de diseño, falsedades en el mensaje y correos electrónicos fuera de la marca. El equipo de marketing de la compañía actualizó más de 100 correos electrónicos con las fáciles características de clonar y editar, un proceso que de otro modo les habría llevado meses completar.

“Es tan fácil personalizar correos electrónicos utilizando la versión madre de una campaña actual o anterior y clonarla según las especificaciones del cliente que necesites,” dijo Lauren. “Ha ayudado a nuestra estrategia de ABM que, ‘Oye, podemos enviar correos electrónicos mucho más personalizados rápidamente. No tenemos que esperar.’ El diseño ya no se encarga de hacer encabezados. Solo nosotros lo escribimos, lo cual es muy agradable.”

Este enfoque optimizado significa que empleados, contratistas y otras partes interesadas pueden ser lo más creativos posible sin aventurarse fuera de las directrices de marca establecidas.

3. Las pruebas A/B y la funcionalidad de búsqueda traen claridad a la configuración de campañas

El marketing por correo electrónico juega un papel importante en la estrategia de comunicación ganadora de Scaled Agile, en gran parte debido a las docenas de pruebas que están ejecutando y aprendiendo. Las pruebas permiten un control más estricto de las versiones de correo electrónico, lo que asegura que no se envíen elementos de marca descontrolados a los clientes o posibles clientes. Un mejor testeo ha llevado a un proceso de despliegue de campañas simplificado y eficiente para Scaled Agile.

Las características de prueba y aseguramiento de calidad (QA) de Taxi permiten a las partes interesadas previsualizar correos electrónicos para escritorio o móviles en tiempo real, incluso mientras otros realizan ediciones adicionales. Estas características equipan a Scaled Agile, una empresa que nunca tuvo un proceso de QA formal, para ejecutar más de 55 pruebas en menos de un año sobre elementos como líneas de asunto, imágenes, segmentos de audiencia y texto del botón.

“Si tengo un cambio en el pie de página que necesito hacer en una serie de 10 mensajes, puedo traducir eso instantáneamente en cada correo electrónico editando la plantilla madre,” agregó Eva. “Es beneficioso para correos electrónicos transaccionales y pruebas A/B para nosotros ahora—mucho más que solía ser.”

Con un catálogo de todos los correos electrónicos enviados a su disposición, los empleados de Scaled Agile pueden aprovechar la función de búsqueda de Taxi para acceder a campañas anteriores y usar su amplio archivo para informar futuros éxitos.

¿Qué sigue para Scaled Agile y el Taxi for Email de Bird?

Después de su implementación de Taxi y reciente rebranding, Scaled Agile vive en un estado de nirvana del correo electrónico. El marketing está desbloqueado y prosperando ahora que nadie está atascado con horas y horas de construcción o revisión de correos electrónicos.

Con más de 100 plantillas de correo electrónico robustas para empleados en ventas, marketing y equipos de recursos humanos, la dirección de Scaled Agile está buscando segmentar aún más las prácticas con “Marcas” que se agruparán bajo sus plantillas de correo electrónico maestras.

“Las Marcas son una opción para crear sub-plantillas de su plantilla madre y modificar ciertas cosas,” explicó Eva. “Cuando la plantilla madre se actualiza, esos cambios tocan todas las Marcas asociadas. Así que, en lugar de crear una plantilla separada para japonés, digamos, tendrías una Marca japonesa a partir de la plantilla madre.”

Con la ayuda de Taxi, Scaled Agile está bien posicionada para expandir sus operaciones de correo electrónico para dirigirse a audiencias específicas regionales e industriales y desbloquear aún más potencial de ingresos a largo plazo.

Acerca de Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. es el proveedor de SAFe®, el sistema más confiable del mundo para la agilidad empresarial. A través de soluciones integradas que ayudan a los equipos a desbloquear mejores formas de trabajar, Scaled Agile está redefiniendo la forma en que las organizaciones líderes del mundo identifican y entregan valor al cliente, capitalizan oportunidades emergentes y mejoran los resultados comerciales. Más de 20,000 empresas y agencias gubernamentales confían en SAFe y en la Red Global de Socios de Scaled Agile para acelerar la innovación digital y competir en un mercado en rápida evolución. Aprenda más en scaledagile.com.

Acerca de Bird

Bird es un CRM con inteligencia artificial para marketing, servicios y pagos.

Nuestra misión es crear un mundo donde comunicarse con un negocio sea tan fácil como hablar con un amigo. Potenciamos la comunicación entre las empresas y sus clientes — a través de cualquier canal, siempre con el contexto correcto, y en cada rincón del planeta. Si alguna vez has pedido comida para llevar, devuelto un paquete, contactado al servicio al cliente, o solicitado un código de inicio de sesión, es casi seguro que tus interacciones han sido potenciadas por la tecnología de Bird.

Nuestra plataforma, nuestras aplicaciones y nuestras API ayudan a las empresas a agilizar las conversaciones a través de los canales preferidos de sus clientes — como WhatsApp, Email, SMS, Voz, WeChat, Messenger, Instagram - y construir experiencias poderosas y atractivas. La funcionalidad lista para usar de Bird y su experiencia omnicanal inclinan la balanza a favor de los trabajadores del conocimiento y los ayudan a ser productivos de inmediato, con herramientas para crear grandes campañas de marketing, experiencias de servicio al cliente o procesos comerciales automatizados.