Apakah Anda baru saja mengirim email massal dan tidak yakin harus mulai dari mana? Sayangnya, mengirim email massal sebenarnya adalah ilmu yang cukup rumit. Untungnya, kami telah menyusun panduan ini sehingga Anda dapat menangani langkah-langkah awal pengiriman dengan SparkPost dan memberi Anda informasi beberapa istilah yang perlu Anda ketahui saat membangun program email Anda.
Tips untuk Mengirim Email Massal
1. Pahami Perbedaan Antara Email Transaksional dan Email Pemasaran
Email transaksional adalah email yang digunakan bisnis Anda untuk melakukan operasi. Tautan pengaturan ulang kata sandi, kode otentikasi multi-faktor, konfirmasi pesanan dan pengiriman, serta faktur adalah contoh email transaksional.
Mengirim email transaksional dapat dianggap sebagai bagian dari menjalankan bisnis, jadi Anda mungkin tidak memerlukan persetujuan opt-in. Jika Anda mengirim email pemasaran, Anda akan membutuhkan penerima Anda untuk opt-in atau email Anda bisa dianggap SPAM.
2. Tentukan Apakah Anda Mengirim Segera atau Menjadwalkan “Kirim Massal”
Kirim massal adalah apa yang terdengar — meneruskan konten kepada banyak orang sekaligus, seperti buletin perusahaan. Pikirkan tentang batas pengiriman. Jumlah “kirim massal” Anda bisa melebihi batas pengiriman Anda.
3. Pastikan Anda Mengirim Konten yang Diharapkan
Ini bisa mencakup salinan dari semua hal mulai dari ‘pengaturan ulang kata sandi’ hingga konten buletin Anda.
Ketika mengirim email massal, pesan Anda harus bernilai bagi setiap orang yang menerimanya. Misalnya, buletin harus mengandung sesuatu yang relevan untuk audiens berlangganan Anda dan sesuai dengan harapan yang mereka miliki saat mendaftar untuk buletin Anda.
Jika Anda mengatakan bahwa Anda akan mengirim berita perusahaan sekali sebulan, Anda seharusnya tidak mulai mengirim promosi setiap minggu. Itu akan menghasilkan keluhan spam dan buruknya tingkat pengiriman. Tingkat pengiriman terdiri dari semua masalah yang terlibat dalam mengirimkan email Anda ke penerima yang diharapkan. Konten yang tidak terduga dapat menyebabkan buruknya tingkat pengiriman dan memblokir email Anda dari dikirim.
4. Siapkan Domain Pengiriman dan Autentikasi Pengirim Anda
Domain pengiriman digunakan untuk mengidentifikasi Anda sebagai pengirim, membantu Anda membangun reputasi pengirim dengan ISP untuk penempatan kotak masuk yang lebih baik, dan memungkinkan Anda mengirim lebih banyak pesan di sistem kami. Temukan lebih banyak tentang cara menyetel domain pengiriman Anda di sini.
Pilih antara dua metode standar untuk mengautentikasi bisnis Anda sebagai pengirim yang terpercaya — SPF dan DKIM. Kerangka kebijakan pengirim (SPF) memungkinkan komputer penerima memeriksa keabsahan alamat email Anda dan otorisasi pengiriman Anda. Dengan kunci domain yang diidentifikasi email (DKIM), komputer pengirim memberikan keaslian atas nama pengirim. Kedua metode meningkatkan reputasi pengiriman Anda, faktor kunci dalam tingkat pengiriman.
5. Gunakan Template untuk Memersonalisi Pesan Anda
Template mendefinisikan isi email Anda. Ini juga tempat untuk mendefinisikan di mana data pengganti akan ditempatkan dalam email Anda. Temukan lebih banyak tentang membuat template di sini.
Template menyediakan kesempatan yang sangat baik untuk menyesuaikan email Anda dengan gaya merek Anda, asalkan Anda menjaga format tetap sederhana untuk pengalaman pengguna yang baik. Anda dapat menggunakan bidang data pengganti untuk mempersonalisasi komunikasi Anda untuk penerima Anda. Menambahkan nama pelanggan Anda atau data demografis relevan lainnya meningkatkan peluang pelanggan Anda akan terlibat dengan email Anda.
6. Kumpulkan Daftar Penerima dan Segmentasikan untuk Hasil Terbaik
Daftar penerima adalah daftar alamat email yang ingin Anda kirimkan email Anda. Sekali lagi, pastikan Anda mendapatkan izin opt-in dari penerima Anda. Anda seharusnya tidak pernah menambahkan orang ke daftar Anda yang belum opt-in karena ini dapat memengaruhi tingkat pengiriman Anda. Informasi lebih lanjut tentang menyiapkan daftar penerima dapat ditemukan di sini.
Anda juga dapat menyiapkan email menggunakan SMTP. Protokol Transfer Surat Sederhana (SMTP) adalah standar Internet untuk transmisi email. Berikut adalah video untuk menjelaskan pengiriman melalui SMTP:
Jika Anda mengirim melalui SMTP atau REST API, Anda akan memerlukan Kunci API. Kunci API digunakan untuk mengautentikasi Anda yang bertindak atas nama akun Anda dengan alat di luar SparkPost. Langkah-langkah untuk membuat kunci API dapat ditemukan di sini.
Ketika Anda membuat daftar, mengelompokkannya ke dalam grup adalah kesempatan terbaik Anda untuk lebih memperhalus penargetan pesan Anda.
7. Optimalkan untuk Seluler
Baik Anda mengirim email transaksional atau promosi, pastikan mereka ramah seluler untuk ditampilkan. Banyak orang lebih suka memeriksa dan membaca email mereka dari ponsel mereka. Jika komunikasi sulit untuk dilihat, peluang Anda untuk berhenti berlangganan atau pengalaman pengguna yang kurang dari ideal meningkat.
Apa yang Harus Dihindari Saat Mengirim Email Massal
Ketika datang untuk memahami cara mengirim email massal, ada beberapa langkah yang perlu diambil untuk memperlancar proses Anda.
1. Jangan Abaikan Regulasi
Peraturan seputar email sangat banyak. Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa, Undang-Undang Pengendalian Penyerangan Pornografi dan Pemasaran yang Tidak Diminta (CAN-SPAM), dan Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA) memberikan pedoman untuk keadaan di mana Anda dapat mengirim email kepada pelanggan dan prospek Anda. Kenali diri Anda dengan yang berlaku untuk bisnis Anda agar tetap mematuhi dan mencegah sanksi dan denda.
2. Jangan Gunakan Alamat Email Lama
Jika Anda mendapatkan pantulan keras atau email yang dikembalikan sebagai tidak dapat dikirim secara permanen, pastikan untuk menghapus alamat tersebut dari pengiriman selanjutnya. Memelihara daftar Anda menjaga mereka tetap sehat, jadi pantulan tidak akan memengaruhi tingkat pengiriman Anda dan tidak dihitung terhadap batas pengiriman Anda. Pantulan keras memberikan kesempatan untuk menganalisis dan belajar tentang keterlibatan dan pengalaman pengguna, jadi manfaatkan peluang untuk memperhalus daftar dan pesan Anda.
3. Jangan Lupa untuk Memanaskan
Banyak bisnis melakukan pemanasan IP sebelum mengirim email massal dalam skala besar. Dalam pemanasan IP, perusahaan Anda menggunakan beberapa pelanggan yang paling aktif sebagai penerima, lalu terus membangun. Saat ISP melihat penerimaan komunikasi Anda tanpa banyak pantulan atau keluhan, reputasi pengiriman Anda meningkat. Batas pengiriman biasanya meningkat secara proporsional.
Sementara membangun program email massal tentu bisa menjadi tugas yang menakutkan, kami berharap langkah-langkah ini mengarahkan Anda ke arah yang benar. Dengan sedikit upaya, kami yakin Anda akan menjadi profesional email yang sepenuhnya!
