Sejak peraturan terbaru yang mengatur privasi pengguna diberlakukan, Anda mungkin sudah mendengar tentang email transaksional. Ada banyak informasi baru tentang siapa yang mengirimnya dan bagaimana dampaknya terhadap pelanggan Anda. Kami telah menyiapkan panduan ini untuk membantu Anda memahami, merancang, dan mengirim email transaksional untuk bisnis Anda.
Apa Itu Email Transaksional?
Email transaksional adalah metode komunikasi pelanggan di mana pesan otomatis dan waktu nyata dikirim ke pengguna melalui email setelah tindakan tertentu dilakukan dalam aplikasi atau situs web. Terkadang disebut sebagai 'email yang dipicu' atau 'email otomatis', email transaksional biasanya berisi informasi pribadi yang terkait langsung dengan tindakan yang diambil oleh pengguna. Contoh email transaksional termasuk pengaturan ulang kata sandi, tanda terima pembelian, pemberitahuan pengiriman, dan pemberitahuan hukum. Email ini sering berisi informasi berharga yang penting untuk pengalaman pelanggan. Jika diterapkan dengan benar, email transaksional dapat memiliki tingkat keterlibatan pengguna yang sangat tinggi.
Contoh:
Ambil skenario umum meminta pengaturan ulang kata sandi untuk akun aplikasi perangkat lunak tertentu. Begitu "Reset Kata Sandi" dipilih, pengguna berharap dapat dengan mudah memperbarui kata sandi mereka dan masuk kembali ke akun mereka dengan cepat.
Dalam banyak kasus, aplikasi perangkat lunak mengirimkan instruksi pengaturan ulang kata sandi melalui email, seperti yang dilakukan SparkPost dalam contoh ini.
Setelah memilih "Reset Kata Sandi", email otomatis dengan instruksi pengaturan ulang kata sandi dikirim kepada pengguna, memungkinkan mereka untuk menyelesaikan pengaturan ulang dan terus menggunakan aplikasi. Email transaksional menyelesaikan transaksi yang disepakati antara pengirim email dan penerima, pada akhirnya memperkuat keterlibatan pengguna.
Apa yang Harus Disertakan dalam Email Transaksional?
Email transaksional memverifikasi bahwa pengguna telah memulai suatu proses dengan bisnis Anda. Apakah menempatkan barang dalam keranjang belanja atau meminta bantuan pengaturan ulang kata sandi, pengguna memulai hubungan atau kontak. Email transaksional adalah komunikasi yang sangat dipersonalisasi karena Anda mengarahkan komunikasi tersebut kepada pengguna tertentu untuk tujuan bisnis tertentu. Anda menyesuaikan informasi yang Anda sertakan dalam email Anda seputar proses pengguna tertentu. Misalnya, email untuk keranjang yang ditinggalkan mungkin merujuk pada barang-barang yang ditempatkan pengguna dalam keranjang mereka. Email konfirmasi pesanan memberi tahu pengguna bahwa Anda telah menerima pesanan dan mungkin memverifikasi detail seperti jumlah dan metode pembayaran serta alamat pengiriman. Email transaksional Anda harus menyampaikan cukup informasi kepada pelanggan untuk mengonfirmasi bahwa Anda sedang menyelesaikan masalah mereka atau mengambil tindakan yang diminta tanpa detail tambahan.
Kenapa mengirim email transaksional?
Seperti yang diilustrasikan di atas, salah satu tujuan utama mengirim email transaksional adalah untuk segera menghubungkan dan mengkomunikasikan informasi berharga kepada pelanggan pada momen kunci pengalaman pelanggan. Lagipula, pelanggan mana yang tidak ingin mendapatkan layanan dan komunikasi yang sesuai permintaan ketika mereka membutuhkannya? Pengalaman pelanggan yang hebat dimulai dengan komunikasi yang luar biasa. Tim komunikasi pemasaran dan produk menghabiskan banyak waktu untuk meneliti perjalanan pelanggan untuk memahami momen komunikasi pelanggan yang paling penting untuk membangun hubungan yang positif. Berikut adalah beberapa contoh email transaksional yang dikenal memiliki dampak signifikan pada hubungan pelanggan:
Email pembuatan dan aktivasi akun
Pesan sambutan dan orientasi
Undangan pengguna dan berbagi
Peringatan keamanan dan akun
Pengaturan ulang kata sandi dan otentikasi dua faktor
Tanda terima pembelian dan pemberitahuan pengiriman
Pemberitahuan hukum
Email transaksional ini menyediakan informasi penting kepada pelanggan dan membantu mereka berhasil mengelola situs web, aplikasi, atau produk perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).
Siapa yang mengirim email transaksional?
Kebanyakan bisnis mengirimkan email transaksional atau notifikasi yang dihasilkan aplikasi dalam beberapa bentuk, baik itu tanda terima pengiriman, notifikasi pembuatan akun, undangan pengguna, atau jenis pesan penting lainnya. Banyak bisnis SaaS melaksanakan email transaksional dengan mengintegrasikan layanan pengiriman email langsung ke dalam situs web atau aplikasi. Ini dapat dilakukan melalui integrasi API email yang memberi tim produk kekuatan untuk mengontrol bagaimana mereka berkomunikasi dengan pelanggan melalui email yang dikirim langsung dari aplikasi atau situs web mereka.
Bisakah Saya Mengirim Email Transaksional kepada Siapa Saja?
Beberapa peraturan berlaku untuk komunikasi email, dengan lebih banyak tata kelola atas jenis informasi yang dapat Anda sertakan dalam email transaksional Anda. Secara umum, opt-in pelanggan tidak diperlukan untuk email transaksional karena pelanggan telah membangun hubungan dengan bisnis Anda dengan memulai suatu proses, pertanyaan, atau penjualan. Peraturan menjadi kurang jelas ketika menyangkut informasi dalam email. Misalnya, di Amerika Serikat, email transaksional yang mengonfirmasi pesanan pelanggan dapat berisi rekomendasi produk tambahan atau opsi pembelian — jelas merupakan dorongan pemasaran setelah menyampaikan data penting. Namun, di Kanada dan Eropa, saran dan opsi tersebut mungkin tidak diizinkan oleh hukum yang mengatur. Kenali aturan khusus yang berlaku untuk pelanggan dan bisnis Anda agar tetap patuh.
Apa Itu Layanan Email Transaksional?
Layanan email transaksional adalah fungsi yang ditawarkan oleh pemasok pihak ketiga untuk menangani kebutuhan pengiriman email transaksional Anda. Perusahaan layanan email yang terkemuka menyediakannya banyak manfaat untuk memperlancar pengiriman transaksional Anda, termasuk:
Kepatuhan regulasi.
Peningkatan pengiriman dan penempatan kotak masuk.
Menjalin kemitraan dengan penyedia layanan email transaksional yang berpengalaman seperti SparkPost memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan komunikasi Anda untuk lebih banyak keterlibatan, pengalaman pengguna yang lebih baik, dan profitabilitas.
Email transaksional untuk bisnis SaaS
Bisnis SaaS yang sukses melihat email transaksional sebagai komponen integral dari strategi komunikasi dan keterlibatan pelanggan mereka. Berkomunikasi dengan pelanggan secara instan dan pada momen-momen kritis perjalanan pelanggan dapat meningkatkan adopsi produk, loyalitas merek, dan mengurangi churn. Dalam beberapa kasus, email transaksional bahkan digunakan sebagai fitur produk inti.
Email transaksional dan perjalanan pelanggan
Jelas bahwa email transaksional sangat penting sepanjang siklus hidup pengguna dan ketika diterapkan dengan benar, dapat secara signifikan meningkatkan keterlibatan, retensi, dan konversi. Email pembuatan akun, pesan sambutan orientasi, pengaturan ulang kata sandi dan pemberitahuan, dan jenis email transaksional lainnya adalah peluang sempurna bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan harus dilihat sebagai peluang untuk membangun hubungan yang lebih kuat. Email transaksional adalah metode komunikasi bisnis-ke-konsumen standar yang diharapkan oleh konsumen agar mereka tetap setia.
Cara meningkatkan email transaksional yang Anda kirim
SparkPost melakukan survei terhadap lebih dari 300 profesional email yang bertanggung jawab atas komunikasi transaksional dan pemasaran di berbagai sektor untuk menemukan tren yang muncul dan mengidentifikasi tantangan yang mereka hadapi. Anda dapat mengakses Laporan Tolok Ukur Email Transaksional 2020 di sini dan infografik pendamping di sini. Berikut adalah beberapa sorotan:
Hanya setengah dari responden survei yang mengatakan bahwa perusahaan mereka memiliki rencana untuk mengadopsi BIMI di masa depan.
Keamanan adalah kunci untuk program email yang sukses. Namun, dari pengirim yang mengautentikasi email transaksional mereka, hanya 22% yang menggunakan DMARC.
A/B testing adalah peluang besar ketika datang ke email dan hanya 36% dari mereka yang disurvei mengatakan bahwa itu adalah bagian dari strategi email mereka.
Setiap bisnis itu unik, jadi sangat penting untuk benar-benar memahami kebutuhan pelanggan Anda sebelum membuat keputusan tentang program email transaksional Anda. Dengan informasi ini sebagai dasar, Anda dapat mulai mengirim email transaksional yang sukses hari ini yang membantu bisnis ANDA dan keuntungan Anda.