Ob Sie nun Werbe- oder Transaktions-E-Mails senden (oder beides), denken E-Mail-Absender oft nicht daran, was es bedeutet, dass eine E-Mail „zeitkritisch“ ist, außer zu erwarten, dass sie ohne Verzögerung ankommt.
Was ist zeitkritische E-Mail?
Ob Sie nun werbliche oder transaktionale E-Mails versenden (oder beides), E-Mail-Absender denken oft nicht darüber nach, was es bedeutet, wenn man sagt, dass E-Mails „zeitkritisch“ sind, außer dass sie ohne Verzögerung ankommen sollten. Apropos Evolution und Erwartungen von E-Mails, Sie könnten es interessant finden, 13 unterhaltsame E-Mail-Fakten darüber zu erfahren, wie sich dieses Medium im Laufe der Jahrzehnte entwickelt hat. Schließlich denken wir oft, dass alle E-Mails zeitkritisch sind. Die Unmittelbarkeit des Mediums fördert die Vorstellung, dass jede E-Mail genauso zeitnah ist wie jede andere und dass sie alle auf die gleiche Weise zeitkritisch sind.
Aber die Wahrheit ist, dass das optimale Timing von E-Mail-Nachrichten erheblich variieren kann, je nach Art der Nachricht. Dieses Timing richtig hinzubekommen, wird in einem digitalen Universum voller Ablenkungen und überfüllt mit Konkurrenz immer entscheidender. Tatsächlich kann es, wenn es darum geht, eine relevante Nachricht zu liefern, genauso wichtig sein, die Inbox zum genau richtigen Zeitpunkt zu erreichen, wie eine Betreffzeile zu optimieren oder den Nachrichteninhalt anzupassen.
Das bedeutet, dass „zeitkritisch“ nicht nur ein Euphemismus für „sehr wichtig!“ ist. Wenn wir von „zeitkritischen E-Mails“ sprechen, meinen wir jede E-Mail, bei der die Zustellung zu einem bestimmten Zeitpunkt direkt den Wert der Nachricht beeinflusst.
Warum Time-Sensitive Email funktioniert
Beispiele für zeitkritische Email
Wenig überraschend sind viele zeitkritische Nachrichten Formen von triggered emails. Typische Beispiele sind:
Ein offensichtliches Beispiel für zeitkritische E-Mails sind Nachrichten, die unmittelbar nach einem Triggerereignis oder einem anderen Hinweis gesendet werden und vom Empfänger erwartet werden. Beispiele? Welcome und Bestätigungs-E-Mails, Passwortrücksetzungen, Sicherheitswarnungen und ähnliches. Je unmittelbarer die Zustellung, desto wahrscheinlicher verstärkt die Nachricht das Vertrauen und treibt notwendige nächste Schritte an.
Im Gegensatz dazu ist der optimale Zeitpunkt für die Zustellung manchmal zeitlich verschoben oder verzögert gegenüber der ursprünglichen Aktion. Diese E-Mails werden nach einer bestimmten Zeit gesendet, die von Minuten bis zu Tagen, sogar Monaten und Jahren reicht. Beispiele sind Folge-E-Mails und Erinnerungs-E-Mails, wie Erinnerungen an abgebrochene Warenkorbprozesse, Frist- und Überfälligkeitsbenachrichtigungen oder erneute Werbeaktionen für ehemalige Kunden.
Datumsgesteuerte E-Mails stimmen mit wichtigen Terminen im Kalender des Verbrauchers überein und werden ebenfalls vor oder nach einem Datum gesendet. Geburtstags- und Jubiläums-E-Mails, zeitbasierte Erinnerungen, Feiertagsaktionen und ablaufende Mitgliedschafts- oder Rabattbenachrichtigungen sind nur einige Beispiele.
Aktions-E-Mails mit begrenztem Angebot sind klassische Promotionen, die dem Empfänger eine begrenzte Zeit oder andere Einschränkung („solange der Vorrat reicht!“) geben, innerhalb derer er handeln muss. Beispiele können alles sein, von Alarmen für Blitzaktionen bis zu Werbeaktionen für Gewinnspiele. Damit solche Nachrichten funktionieren, müssen sie innerhalb eines engen Zeitfensters eintreffen, das Dringlichkeit weckt, aber trotzdem genügend Zeit lässt, damit der Empfänger handeln kann. Es ist auch wichtig, diese aktiv mit Bedacht einzusetzen; wir alle haben Beispiele von Marketingfachleuten gesehen, die begrenzte Angebote überbeanspruchen und uns gegenüber zeitkritischen Nachrichten abstumpfen.
Ereignisbasierte E-Mails sind normalerweise nur innerhalb des begrenzten Zeitrahmens eines relevanten Ereignisses sinnvoll. Diese Art von Nachricht wird häufig für Sport- oder Unterhaltungsveranstaltungen, Webinare oder Geschäftskonferenzen und ähnliche Zwecke verwendet. Abhängig vom Inhalt der Nachricht haben diese E-Mails begrenzte Zeitfenster vor, während oder nach dem Ereignis einzutreffen. Beispiele sind Session-Erinnerungen während einer Convention oder Gutscheine für den Stadion-Fanshop bei einer Sportveranstaltung.
Eine letzte Art von zeitkritischer E-Mail wird nicht unbedingt durch eine Aktion des Verbrauchers oder feste Kalenderdaten ausgelöst, sondern reagiert stattdessen auf äußere Entwicklungen, die eine begrenzte Haltbarkeit haben, sobald sie eingetreten sind. Die Berichterstattung über aktuelle Nachrichten ist ein klassisches Beispiel. Weitere Beispiele sind regulatorische Mitteilungen wie Aktionärsbenachrichtigungen oder Mitarbeiterwarnungen, die innerhalb einer bestimmten Frist zugestellt werden müssen.
Machen Sie den nächsten Schritt mit zeitkritischer Email
Ich hoffe, Sie haben gesehen, warum es wichtig ist, Ihre E-Mail-Programme zu planen und umzusetzen, um sicherzustellen, dass das Timing und die Kadenz der Nachrichtenzustellung eine strategische und zielgerichtete Absicht widerspiegeln und nicht einfach „wann immer es ankommt“.
Natürlich bedeutet die asynchrone Natur von E-Mail und die heterogenen Netzwerke, durch die sie reist, dass einige Faktoren einfach außerhalb Ihrer Kontrolle liegen werden. Aber die richtige Strategie, kombiniert mit einem E-Mail-Zustelldienst wie SparkPost, der eine hervorragende Zustellbarkeit aufweist und über die Elastizität verfügt, um auf Abruf zu skalieren, hilft sicherzustellen, dass Ihre zeitkritischen Nachrichten zum genau richtigen Zeitpunkt die Inbox erreichen.
