Was ist zeitkritische E-Mail?
Ob Sie nun Werbe- oder Transaktions-E-Mails (oder beides) versenden, denken Absender von E-Mails oft nicht darüber nach, was es bedeutet, zu sagen, dass E-Mails „zeitkritisch“ sind, außer dass sie erwarten, dass sie ohne Verzögerung ankommen. Immerhin denken wir oft, dass alle E-Mails zeitkritisch sind. Die Unmittelbarkeit des Mediums fördert die Vorstellung, dass jede E-Mail so zeitnah ist wie jede andere und dass sie alle auf die gleiche Weise zeitkritisch sind.
Doch die Wahrheit ist, dass das optimale Timing von E-Mail-Nachrichten erheblich variieren kann, je nach Art der Nachricht. Das richtige Timing zu finden, ist zunehmend entscheidend in einem digitalen Universum voller Ablenkungen und überquellend mit Konkurrenz. Tatsächlich kann es entscheidend sein, beim Versand einer relevanten Nachricht den Posteingang genau zur richtigen Zeit zu erreichen, ebenso wichtig wie die Optimierung einer Betreffzeile oder das Anpassen des Inhalts der Nachricht.
Das bedeutet, „zeitkritisch“ ist nicht nur ein Euphemismus für „sehr wichtig!“ Wenn wir von „zeitkritischen E-Mails“ sprechen, meinen wir jede E-Mail, bei der die Zustellung zu einem spezifischen Zeitpunkt den Wert der Nachricht direkt beeinflusst.
Warum zeitkritische E-Mail funktioniert
Der große Vorteil, das Timing von E-Mails richtig zu wählen, ist, dass es sicherstellt, dass Ihre Nachricht den Empfänger erreicht, wenn er am empfänglichsten für ihren Inhalt ist. Erinnern Sie sich an die klassischen „vier P's“ des Marketings? Produkt, Preis und Promotion übertragen sich direkt auf den Inhalt von E-Mails. Wenn wir jetzt auch das Empfangen von E-Mails zur genau richtigen Zeit hinzunehmen, haben wir auch den Ort.
Indem wir das Timing richtig wählen, ermöglicht zeitkritische E-Mail…
Ermöglicht es Ihnen, einen Empfänger zu erreichen, in dem Moment, in dem er am empfänglichsten ist, insbesondere wenn datengestützte Einblicke aus vergangenen Interaktionen die E-Mail steuern.
Fördert das Gefühl von Zeitgerechtigkeit, Angemessenheit und Relevanz – nicht Spam.
Schafft ein Gefühl der Dringlichkeit, das auf Reaktionen auf Werbeaktionen oder das Erzeugen von Vorabaufmerksamkeit abzielt.
Demonstriert, dass Sie engagiert, kommunikativ sind und die Bedürfnisse Ihrer Kunden verstehen.
Beispiele für zeitkritische E-Mail
Unverblümt sind viele zeitkritische Nachrichten Formen von ausgelösten E-Mails. Typische Beispiele sind:
Ein offensichtliches Beispiel für zeitkritische E-Mails sind Nachrichten, die sofort nach einem Auslöserereignis oder einem anderen Hinweis gesendet werden und von dem Empfänger erwartet werden. Beispiele? Willkommens- und Bestätigungs-E-Mails, Passwortzurücksetzungen, Sicherheitswarnungen und ähnliche. Je unmittelbarer die Zustellung, desto wahrscheinlicher verstärkt die Nachricht das Vertrauen und treibt notwendige nächste Schritte voran.
Umgekehrt kann der optimale Zeitpunkt für die Zustellung manchmal von der ursprünglichen Aktion abweichen oder verzögert sein. Diese E-Mails werden nach einer bestimmten Zeitspanne gesendet, die von Minuten bis zu Tagen, sogar Monaten und Jahren reicht. Beispiele sind Follow-up-E-Mails und Erinnerungs-E-Mails, wie Erinnerungen an den Warenkorb, Fristen und überfällige Benachrichtigungen oder Wiederanmeldungsaktionen für frühere Kunden.
Datumsbasierte E-Mails sind mit wichtigen Daten im Kalender des Verbrauchers verbunden und werden auch vor oder nach einem Datum gesendet. Geburtstags- und Jubiläumse-Mails, zeitbasierte Erinnerungen, Feiertagswerbung und ablaufende Mitgliedschafts- oder Rabattwarnungen sind nur einige Beispiele.
Limitiert Angebots-E-Mails sind eine klassische Werbung, die dem Empfänger eine begrenzte Zeit oder eine andere Einschränkung („solange der Vorrat reicht!“) gibt, innerhalb derer er handeln kann. Beispiele können alles sein, von einem Blitzverkaufsalarm bis zu einer Werbeaktion für ein Gewinnspiel. Damit solche Nachrichten wirksam sind, müssen sie jedoch innerhalb eines engen Zeitrahmens ankommen, der Dringlichkeit erzeugt, aber dennoch ausreichend Zeit für den Empfänger lässt, um zu handeln. Es ist auch wichtig, dies mit Bedacht zu nutzen; wir haben alle Beispiele für Vermarkter gesehen, die zeitlich begrenzte Angebote überbeanspruchen und uns gegen zeitkritische Nachrichten immun machen.
Veranstaltungsbasierte E-Mails sind normalerweise nur innerhalb des begrenzten Zeitrahmens eines relevanten Ereignisses relevant. Diese Art von Nachricht wird häufig für Sport- oder Unterhaltungsveranstaltungen, Webinare oder Geschäftskonferenzen und Ähnliches verwendet. Je nach Inhalt der Nachricht haben diese E-Mails begrenzte Zeitfenster, um vor, während oder nach dem Ereignis anzukommen. Beispiele sind eine Erinnerungsnachricht während einer Konferenz oder Gutscheine für den Geschenkeladen im Stadion bei einem Sportereignis.
Eine letzte Art von zeitkritischer E-Mail wird nicht unbedingt durch eine Verbraucheraktion oder feste Kalendertage ausgelöst, sondern reagiert auf externe Entwicklungen, die eine begrenzte Haltbarkeit haben, sobald sie ausgelöst werden. Die Meldung von aktuellen Nachrichten ist ein klassisches Beispiel. Andere Beispiele sind regulatorische Mitteilungen wie Aktionärsbenachrichtigungen oder Mitarbeiterwarnungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugestellt werden müssen.
Gehen Sie den nächsten Schritt mit zeitkritischen E-Mails
Ich hoffe, Sie haben gesehen, warum es wichtig ist, Ihre E-Mail-Programme strategisch zu planen und umzusetzen, um sicherzustellen, dass das Timing und der Rhythmus der Nachrichtenzustellung eine strategische und absichtliche Intention widerspiegeln, nicht einfach „wann immer sie ankommt.“
Natürlich bedeutet die asynchrone Natur von E-Mails und die heterogenen Netzwerke, durch die sie reisen, dass einige Faktoren einfach außerhalb Ihrer Kontrolle liegen werden. Dennoch hilft die richtige Strategie, kombiniert mit einem E-Mail-Zustelldienst wie SparkPost, der eine hohe Zustellbarkeit bietet und die Flexibilität hat, nach Bedarf zu skalieren, um sicherzustellen, dass Ihre zeitkritischen Nachrichten den Posteingang zur genau richtigen Zeit erreichen.