Seit Inkrafttreten der jüngsten Vorschriften zum Datenschutz haben Sie möglicherweise von transaktionalen E-Mails gehört. Es gibt viele neue Informationen darüber, wer sie sendet und wie sie Ihre Kunden beeinflussen. Wir haben diesen Leitfaden vorbereitet, um Ihnen zu helfen, transaktionale E-Mails für Ihr Unternehmen zu verstehen, zu erstellen und zu versenden.
Was ist eine transaktionale E-Mail?
Eine transaktionale E-Mail ist eine Methode der Kundenkommunikation, bei der automatisierte, Echtzeit-Nachrichten per E-Mail an Benutzer gesendet werden, nachdem eine bestimmte Aktion innerhalb einer Anwendung oder Website durchgeführt wurde. Manchmal werden sie als 'ausgelöste E-Mails' oder 'automatisierte E-Mails' bezeichnet und enthalten in der Regel personalisierte Informationen, die sich direkt auf die vom Benutzer durchgeführte Aktion beziehen. Beispiele für transaktionale E-Mails sind Passwortzurücksetzungen, Kaufbelege, Versandbenachrichtigungen und rechtliche Mitteilungen. Diese E-Mails enthalten oft wertvolle Informationen, die für das Kundenerlebnis entscheidend sind. Bei korrekter Implementierung können transaktionale E-Mails sehr hohe Benutzerengagement-Raten aufweisen.
Beispiel:
Betrachten Sie das häufige Szenario der Anforderung einer Passwortzurücksetzung für ein bestimmtes Softwareanwendungskonto. Sobald "Passwort zurücksetzen" ausgewählt wird, erwarten die Benutzer, dass sie ihr Passwort problemlos aktualisieren und schnell wieder in ihr Konto einloggen können.
In den meisten Fällen senden Softwareanwendungen Anweisungen zur Passwortzurücksetzung per E-Mail, wie es im Beispiel von SparkPost der Fall ist.
Nach Auswahl von "Passwort zurücksetzen" wird eine automatisierte E-Mail mit Anweisungen zur Passwortzurücksetzung an den Benutzer gesendet, sodass dieser die Zurücksetzung abschließen und die Anwendung weiterhin nutzen kann. Transaktionale E-Mails erfüllen eine vereinbarte Transaktion zwischen dem E-Mail-Absender und dem Empfänger, was letztendlich das Benutzerengagement stärkt.
Was sollte eine transaktionale E-Mail beinhalten?
Transaktionale E-Mails bestätigen, dass ein Benutzer einen Prozess mit Ihrem Unternehmen begonnen hat. Ob es darum geht, Artikel in einen Einkaufswagen zu legen oder Hilfe bei der Passwortzurücksetzung anzufordern, der Benutzer initiiert die Beziehung oder den Kontakt. Transaktionale E-Mail ist eine hochgradig personalisierte Kommunikation, da Sie sie an einen bestimmten Benutzer für einen bestimmten Geschäftszweck richten. Sie passen die Informationen, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen, um den spezifischen Benutzerprozess herum an. Beispielsweise könnte eine E-Mail für einen verlassenen Warenkorb die Artikel referenzieren, die der Benutzer in seinen Warenkorb gelegt hat. Eine Bestellbestätigungs-E-Mail informiert den Benutzer darüber, dass Sie die Bestellung erhalten haben, und kann Details wie Zahlungsbetrag und -methode sowie Versandadressen überprüfen. Ihre transaktionalen E-Mails sollten Ihrem Kunden genügend Informationen übermitteln, um zu bestätigen, dass Sie sein Problem lösen oder eine angeforderte Aktion durchführen, ohne zusätzliche Details bereitzustellen.
Warum transaktionale E-Mails versenden?
Wie oben dargestellt, besteht eines der Hauptziele beim Senden transaktionaler E-Mails darin, wertvolle Informationen sofort mit Kunden zu kommunizieren und sie in Schlüsselmomenten des Kundenerlebnisses zu verbinden. Schließlich, welcher Kunde möchte nicht bedarfsgerechte Dienste und Kommunikation, wenn er sie am dringendsten benötigt? Ein großartiges Kundenerlebnis beginnt mit hervorragender Kommunikation. Marketing- und Produktkommunikationsteams verbringen viel Zeit damit, die Kundenreise zu erforschen, um die wichtigsten Momente der Kundenkommunikation zu verstehen, um positive Beziehungen zu fördern. Die folgenden Beispiele für transaktionale E-Mails sind dafür bekannt, dass sie erhebliche Auswirkungen auf Kundenbeziehungen haben:
Kontoerstellungs- und Aktivierungs-E-Mails
Willkommens- und Onboarding-Nachrichten
Benutzereinladungen und -freigaben
Sicherheits- und Kontobenachrichtigungen
Passwortzurücksetzungen und Zwei-Faktor-Authentifizierungen
Kaufbelege und Versandbenachrichtigungen
Rechtsmitteilungen
Diese transaktionalen E-Mails bieten Kunden wesentliche Informationen und helfen ihnen, Websites, Anwendungen oder Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte erfolgreich zu verwalten.
Wer sendet transaktionale E-Mails?
Die meisten Unternehmen senden in irgendeiner Form transaktionale E-Mails oder App-generierte Benachrichtigungen, sei es Lieferbelege, Benachrichtigungen zur Kontoerstellung, Benutzereinladungen oder eine andere wichtige Art von Nachricht. Viele SaaS-Unternehmen führen transaktionale E-Mails aus, indem sie einen E-Mail-Zustelldienst direkt in eine Website oder Anwendung einbetten. Dies kann über eine E-Mail-API-Integration erfolgen, die den Produktteams die Kontrolle darüber gibt, wie sie mit Kunden über E-Mails kommunizieren, die direkt von ihrer App oder Website gesendet werden.
Kann ich transaktionale E-Mails an alle senden?
Es gelten mehrere Vorschriften für E-Mail-Kommunikationen, mit noch mehr Regelungen für die Arten von Informationen, die Sie in Ihre transaktionalen E-Mails aufnehmen können. Grundsätzlich sind Kunden-Opt-ins für transaktionale E-Mails nicht erforderlich, da der Kunde eine Beziehung mit Ihrem Unternehmen durch das Einleiten eines Prozesses, einer Anfrage oder eines Kaufs eingegangen ist. Die Vorschriften werden weniger klar, wenn es um Informationen innerhalb der E-Mail geht. In den Vereinigten Staaten dürfen transaktionale E-Mails, die Kundenaufträge bestätigen, zusätzliche Produktempfehlungen oder Kaufoptionen enthalten — eindeutig ein Marketing-Anreiz nach Übermittlung der wesentlichen Daten. In Kanada und Europa können diese Vorschläge und Optionen jedoch möglicherweise nicht durch geltende Gesetze erlaubt sein. Machen Sie sich mit den besonderen Regeln vertraut, die für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen gelten, um konform zu bleiben.
Was sind transaktionale E-Mail-Dienste?
Transaktionale E-Mail-Dienste sind Funktionen, die ein Drittanbieter anbietet, um Ihre Bedürfnisse beim Versenden transaktionaler E-Mails zu erfüllen. Seriöse E-Mail-Dienstanbieter bieten viele Vorteile, um Ihr transaktionales Senden zu optimieren, einschließlich:
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Verbesserte Zustellbarkeit und Platzierung im Posteingang.
Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Anbieter von transaktionalen E-Mail-Diensten wie SparkPost ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation für mehr Engagement, ein besseres Nutzererlebnis und Rentabilität zu optimieren.
Transaktionale E-Mail für SaaS-Unternehmen
Erfolgreiche SaaS-Unternehmen betrachten transaktionale E-Mails als integralen Bestandteil ihrer Kundenkommunikations- und Engagementstrategie. Die Kommunikation mit Kunden in Echtzeit und in kritischen Momenten der Kundenreise kann die Produktakzeptanz erhöhen, die Markentreue fördern und die Abwanderung reduzieren. In einigen Fällen werden transaktionale E-Mails sogar als Kernproduktfunktionen genutzt.
Transaktionale E-Mail und die Kundenreise
Es ist klar, dass transaktionale E-Mails während des gesamten Benutzerlebenszyklus entscheidend sind und bei korrekter Implementierung das Engagement, die Bindung und die Konversion erheblich verbessern können. Kontoerstellungs-E-Mails, Willkommensnachrichten zum Onboarding, Passwortzurücksetzungen und Benachrichtigungen sowie andere Arten von transaktionalen E-Mails bieten perfekte Gelegenheiten für Organisationen, mit Kunden zu kommunizieren, und sollten als Gelegenheiten gesehen werden, um stärkere Beziehungen aufzubauen. Transaktionale E-Mails sind Standardmethoden der Business-to-Consumer-Kommunikation, die von Verbrauchern erwartet werden, um ihnen loyal zu bleiben.
Wie Sie die transaktionalen E-Mails, die Sie senden, verbessern können
SparkPost hat über 300 E-Mail-Profis befragt, die für transaktionale und Marketingkommunikation in verschiedenen Branchen verantwortlich sind, um aufstrebende Trends zu entdecken und die Herausforderungen zu identifizieren, denen sie gegenüberstehen. Sie können den vollständigen 2020 Transaktionale E-Mail Benchmark Bericht hier und die begleitende Infografik hier einsehen. Hier sind einige Highlights:
Nur die Hälfte der Umfrageteilnehmer gab an, dass ihr Unternehmen plant, BIMI in Zukunft einzuführen.
Sicherheit ist entscheidend für ein erfolgreiches E-Mail-Programm. Aber nur 22% der Absender, die ihre transaktionalen E-Mails authentifizieren, verwenden DMARC.
A/B-Tests sind eine große Chance, wenn es um E-Mails geht, und dennoch sagten nur 36% der Befragten, dass es Teil ihrer E-Mail-Strategie ist.
Jedes Unternehmen ist einzigartig, daher ist es entscheidend, die Bedürfnisse Ihrer Kunden wirklich zu verstehen, bevor Sie Entscheidungen über Ihr transaktionales E-Mail-Programm treffen. Mit diesen Informationen als Grundlage können Sie heute beginnen, erfolgreiche transaktionale E-Mails zu versenden, die Ihr Geschäft und Ihr Wachstum fördern.