Seit den jüngsten Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre der Nutzer haben Sie möglicherweise von transaktionalen E-Mails gehört. Es gibt viele neue Informationen darüber, wer sie sendet und wie sie sich auf Ihre Kunden auswirken. Wir haben diesen Leitfaden vorbereitet, um Ihnen zu helfen, transaktionale E-Mails für Ihr Unternehmen zu verstehen, zu gestalten und zu versenden.
Was ist eine transaktionale E-Mail?
Eine transaktionale E-Mail ist ein Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen und Kunden, in dem automatisierte, Echtzeit-Nachrichten an Nutzer gesendet werden, nachdem eine spezifische Aktion in einer Anwendung oder Website durchgeführt wurde. Manchmal auch als 'ausgelöste E-Mails' oder 'automatisierte E-Mails' bezeichnet, enthalten transaktionale E-Mails typischerweise personalisierte Informationen, die direkt mit der vom Nutzer durchgeführten Aktion zusammenhängen. Beispiele für transaktionale E-Mails sind Passwortzurücksetzungen, Kaufbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und rechtliche Mitteilungen. Diese E-Mails enthalten oft wertvolle Informationen, die für das Kundenerlebnis entscheidend sind. Bei richtiger Implementierung können transaktionale E-Mails sehr hohe Nutzerengagementraten aufweisen.
Beispiel:
Betrachten Sie das gängige Szenario, in dem ein Passwort für ein bestimmtes Softwarekonto zurückgesetzt werden soll. Sobald „Passwort zurücksetzen“ ausgewählt ist, erwarten die Nutzer, ihr Passwort problemlos zu aktualisieren und schnell wieder in ihr Konto einzuloggen.
In den meisten Fällen senden Softwareanwendungen Anweisungen zur Passwortzurücksetzung per E-Mail, wie es auch SparkPost in diesem Beispiel tut.
Nach der Auswahl von „Passwort zurücksetzen“ erhält der Nutzer eine automatisierte E-Mail mit Anweisungen zur Passwortzurücksetzung, die es ihm ermöglicht, den Reset abzuschließen und die Anwendung weiterhin zu nutzen. Transaktionale E-Mails erfüllen eine vereinbarte Transaktion zwischen dem E-Mail-Absender und dem Empfänger und stärken letztendlich das Nutzerengagement.
Was sollte eine transaktionale E-Mail enthalten?
Transaktionale E-Mails bestätigen, dass ein Nutzer einen Prozess mit Ihrem Unternehmen begonnen hat. Ob beim Platzieren von Artikeln in einem Warenkorb oder bei der Anfrage nach Unterstützung zur Passwortzurücksetzung, der Nutzer initiiert die Beziehung oder den Kontakt. Transaktionale E-Mail ist eine hochgradig personalisierte Kommunikation, da Sie sie an einen bestimmten Nutzer für einen bestimmten geschäftlichen Zweck richten. Sie passen die Informationen, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen, um den spezifischen Benutzerprozess an. Zum Beispiel könnte eine E-Mail für einen abgebrochenen Warenkorb auf die Artikel verweisen, die der Nutzer in seinen Warenkorb gelegt hat. Eine Bestätigungs-E-Mail für eine Bestellung teilt dem Nutzer mit, dass die Bestellung eingegangen ist, und kann Details wie Zahlungsbetrag und -methode sowie Versandadressen bestätigen. Ihre transaktionalen E-Mails sollten genügend Informationen an Ihren Kunden übermitteln, um zu bestätigen, dass Sie sein Problem lösen oder die angeforderte Aktion ohne zusätzliche Details durchführen.
Warum transaktionale E-Mails senden?
Wie oben dargestellt, ist eines der Hauptziele des Versendens transaktionaler E-Mails, wertvolle Informationen sofort zu verbinden und zu kommunizieren, und zwar in entscheidenden Momenten des Kundenerlebnisses. Schließlich, welcher Kunde würde nicht auf Abruf Dienste und Kommunikation wünschen, wenn er sie am meisten benötigt? Ein großartiges Kundenerlebnis beginnt mit hervorragender Kommunikation. Marketing- und Produktkommunikationsteams verbringen viel Zeit damit, die Customer Journey zu recherchieren, um die kritischsten Momente der Kundenkommunikation zu verstehen, um positive Beziehungen zu fördern. Die folgenden Beispiele transaktionaler E-Mails haben nachweislich einen erheblichen Einfluss auf Kundenbeziehungen:
E-Mails zur Kontoerstellung und -aktivierung
Willkommens- und Onboarding-Nachrichten
Nutzereinladungen und -freigaben
Sicherheits- und Kontoalarme
Passwortzurücksetzungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Kaufquittungen und Versandbenachrichtigungen
Rechtliche Hinweise
Diese transaktionalen E-Mails liefern essentielle Informationen an Kunden und helfen ihnen, erfolgreich mit Websites, Anwendungen oder Software-as-a-Service (SaaS)-Produkten umzugehen.
Wer sendet transaktionale E-Mails?
Die meisten Unternehmen senden in irgendeiner Form transaktionale E-Mails oder app-generierte Benachrichtigungen, sei es durch Lieferbestätigungen, Benachrichtigungen zur Kontoerstellung, Nutzer-Einladungen oder eine andere wichtige Art von Nachricht. Viele SaaS-Unternehmen führen transaktionale E-Mails durch, indem sie einen E-Mail-Zustelldienst direkt in eine Website oder Anwendung integrieren. Dies kann durch eine E-Mail-API-Integration erfolgen, die Produktteams die Möglichkeit gibt, die Kontrolle darüber zu übernehmen, wie sie mit Kunden durch E-Mails kommunizieren, die direkt aus ihrer App oder Website gesendet werden.
Kann ich transaktionale E-Mails an jeden senden?
Mehrere Vorschriften gelten für E-Mail-Kommunikationen, mit noch mehr Regelungen über die Arten von Informationen, die Sie in Ihren transaktionalen E-Mails aufnehmen können. Allgemein gesagt, sind Kunden-Opt-ins für transaktionale E-Mails nicht erforderlich, da der Kunde eine Beziehung zu Ihrem Unternehmen establiert hat, indem er einen Prozess, eine Anfrage oder einen Verkauf initiiert hat. Die Vorschriften werden weniger klar, wenn es um Informationen innerhalb der E-Mail geht. Zum Beispiel können in den Vereinigten Staaten transaktionale E-Mails, die Kundenaufträge bestätigen, zusätzliche Produktvorschläge oder Kaufoptionen enthalten – eindeutig ein Marketinganreiz, nachdem die wesentlichen Daten übermittelt wurden. In Kanada und Europa können solche Vorschläge und Optionen jedoch nicht zulässig sein, gemäß den geltenden Gesetzen. Machen Sie sich mit den spezifischen Regeln vertraut, die für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen gelten, um konform zu bleiben.
Was sind transaktionale E-Mail-Dienste?
Transaktionale E-Mail-Dienste sind Funktionen, die ein Drittanbieter anbietet, um Ihre transaktionalen E-Mail-Anforderungen zu erfüllen. Renommierte E-Mail-Dienstleister bieten viele Vorteile, um das Versenden Ihrer Transaktionen zu optimieren, darunter:
Regulatorische Konformität.
Verbesserte Zustellbarkeit und Platzierung im Posteingang.
Eine Partnerschaft mit einem erfahrenen Anbieter von transaktionalen E-Mail-Diensten wie SparkPost ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation für mehr Engagement, ein besseres Nutzererlebnis und Profitabilität zu optimieren.
Transaktionale E-Mails für SaaS-Unternehmen
Erfolgreiche SaaS-Unternehmen betrachten transaktionale E-Mails als einen integralen Bestandteil ihrer Kundenkommunikations- und Engagementstrategie. Die sofortige und kritische Kommunikation mit Kunden kann die Produktakzeptanz, die Markenbindung erhöhen und die Kundenabwanderung reduzieren. In einigen Fällen werden transaktionale E-Mails sogar als wesentliche Produktmerkmale genutzt.
Transaktionale E-Mails und die Kundenreise
Es ist offensichtlich, dass transaktionale E-Mails während des gesamten Nutzerlebenszyklus unerlässlich sind und bei richtiger Implementierung das Engagement, die Bindung und die Konversion erheblich verbessern können. E-Mails zur Kontoerstellung, Willkommensnachrichten beim Onboarding, Passwortzurücksetzungen und -benachrichtigungen sowie andere Arten von transaktionalen E-Mails sind perfekte Gelegenheiten für Organisationen, mit Kunden zu kommunizieren und sollten als Möglichkeiten angesehen werden, stärkere Beziehungen aufzubauen. Transaktionale E-Mails sind gängige Methoden der Kommunikation zwischen Unternehmen und Verbrauchern, die von den Verbrauchern erwartet werden, um loyal zu bleiben.
Wie Sie die transaktionalen E-Mails, die Sie senden, verbessern können
SparkPost hat über 300 E-Mail-Profis, die für transaktionale und Marketingkommunikation in verschiedenen Branchen verantwortlich sind, befragt, um aufkommende Trends zu entdecken und die Herausforderungen zu identifizieren, mit denen sie konfrontiert sind. Sie können den vollständigen 2020 Transactional Email Benchmark Report hier einsehen und die begleitende Infografik hier. Hier sind einige Highlights:
Nur die Hälfte der Befragten gab an, dass ihr Unternehmen plant, BIMI in Zukunft zu übernehmen.
Sicherheit ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen E-Mail-Programm. Aber von den Absendern, die ihre transaktionalen E-Mails authentifizieren, verwenden nur 22% DMARC.
A/B-Tests sind eine große Chance, wenn es um E-Mail geht, und dennoch gaben nur 36% der Befragten an, dass dies Teil ihrer E-Mail-Strategie ist.
Jedes Unternehmen ist einzigartig, daher ist es entscheidend, die Bedürfnisse Ihrer Kunden wirklich zu verstehen, bevor Sie Entscheidungen zu Ihrem Programm für transaktionale E-Mails treffen. Mit diesen Informationen als Grundlage können Sie noch heute erfolgreich transaktionale E-Mails versenden, die Ihr Geschäft und Ihre Bilanz wachsen lassen.