Hoe u de automatische beantwoorder voor kantooruren instelt
Automatiseer klantcommunicatie rondom uw schema
Leer hoe u klantcommunicatie automatiseert op basis van uw openingstijden. In deze gids leert u:
Waarom automatische antwoorden helpen bij het stellen van klantverwachtingen
Het instellen van uw openingstijden, tijdzones en vakanties
Selecteren en aanpassen van automatische antwoordsjablonen
Het creëren van conditionele stromen voor binnen- en buitenkantoorantwoorden
Configureren van triggers en toewijzingen van agenten
Testen en publiceren van uw automatische antwoorden
Stap 1: Open Admin Settings
Start de Bird app en ga naar Admin instellingen.
Hier definieer je jouw openingsuren en stel je de automatische beantwoorder in.
Stap 2: Definieer Uw Openingstijden
Navigeer naar het tabblad Support.
Klik op AI, Rules & Automation, selecteer vervolgens Business Hours.
Klik op Add Business om een nieuw schema voor openingstijden te maken.
Geef uw openingstijden een unieke naam zodat u het later gemakkelijk kunt identificeren.
Stap 3: Stel Uw Schema In
Gebruik de schakelaar om de openingstijden per dag handmatig aan te passen.
Om een feestdag toe te voegen, klik op Voeg Feestdag Toe.
Voer een naam in en selecteer de datum met behulp van het kalendericoontje (bijv. 18 april 2025).
Herhaal om meer feestdagen toe te voegen of klik op het prullenbakicoontje om onnodige te verwijderen.
Klik op Opslaan om de instellingen van uw openingstijden te voltooien.
Stap 4: Creëer de Auto-Responder Workflow
Ga naar het Workflows-product.
Ga naar Template Flows en selecteer Business Hours Auto-Responder.
Klik op Opslaan in mijn bibliotheek om te beginnen met het bewerken van de workflow.
Stap 5: Configure Your Flow
Schakel over naar Boomweergave voor een duidelijkere lay-out van uw reis.
Configureer in het paneel Met details van de trigger het kanaal en de deelnemers.
Selecteer de Business Hours-stap en kies het schema dat u eerder heeft gemaakt.
Stap 6: Bewerk Auto-Responder Berichten
Na het toepassen van uw openingstijden, ga verder naar de volgende stap.
Pas het bericht aan dat tijdens kantooruren wordt verzonden en een ander voor buiten kantooruren.
U kunt de berichtinhoud direct vanuit het stappaneel bewerken.
Stap 7: Voltooien en Lanceren
Controleer uw installatie en voer de laatste aanpassingen door.
Zodra u klaar bent, activeert u de workflow om automatisch te reageren op klanten op basis van uw beschikbaarheid.
