Als wereldwijde organisatie, hoe kun je de creatie en implementatie van e-mails democratiseren om klanten binnen enkele uren te bereiken, niet dagen of weken?

Dat was de vraag die Scaled Agile moest beantwoorden. Ter context: Scaled Agile biedt het Scaled Agile Framework® (SAFe®), een manier van werken die meer dan 20.000 ondernemingen wereldwijd helpt. SAFe® stelt ondernemingen in staat om bedrijfsmatig wendbaar te worden en te blijven.

De klanten van Scaled Agile worden opgeleid via een rolgebaseerd curriculum in SAFe Studio™, een online platform voor leren, oefenen en beheren van SAFe. Met meer dan één miljoen professionals die zijn opgeleid in SAFe®-praktijken en een partnernetwerk van meer dan 500 lidbedrijven, stimuleert de organisatie innovatie in vrijwel elke sector.

Naarmate Scaled Agile zijn bereik vergrootte, wist het bedrijf dat het een even flexibele e-mailoplossing nodig had. Eén die bottlenecks verwijderde en het aantal capabele collaborateurs dat betrokken was bij het creatie- en revisieproces van e-mail uitbreidde, allemaal zonder de time-to-market te vertragen.

Toen Scaled Agile de efficiëntie en productiviteit zag die het product van MessageBird—Taxi for Email—hen kon bieden, was de beslissing om samen te werken een vanzelfsprekendheid.

De uitdaging: Een moeizame, inefficiënte e-mailcreatieproces

Voordat ze Taxi implementeerden, draaide Scaled Agile elke e-mail, ongeacht de afzender of het doel, door een select aantal marketeers. Het team schakelde steeds terug en forth tussen bestaande tools die niet de juiste toegang, UI en creatieve autonomie boden die ze nodig hadden. Het kleine team raakte al snel overbelast met bewerkingen van teksten, ontwerpen en backend HTML-infrastructuur. Natuurlijk leidde dit goedkeuringsproces tot langdurige, inefficiënte e-mailcreatie- en implementatietijdlijnen.

“Er waren meer bottlenecks omdat minder mensen de mogelijkheid hadden om onze e-mails te bouwen,” zei Adam Wilbur, Marketingdirecteur bij Scaled Agile. “Zelfs al hadden we toen een sjabloonontwerpsysteem, iedereen die een e-mail wilde samenstellen had tenminste enige HTML-kennis nodig.”

Als gevolg daarvan moesten afdelingen zoals verkoop en HR samenwerken met een copywriter in een Google Doc, dan een ontwerper. Daarna ging elke e-mail door meerdere rondes van testen en goedkeuringen van leidinggevenden. Sommige teams gingen simpelweg rogue en besloten hun eigen e-mails te versturen, zonder de begeleiding van het marketingteam, om het proces volledig te vermijden.

“Al deze beoordelingen en revisies vertraagden ons echt en maakten andere afdelingen overmatig afhankelijk van marketing om het werk gedaan te krijgen,” voegde Adam toe. Ze hadden één tool nodig die meerdere teams konden gebruiken om e-mailinhoud te leveren en conceptlinks naar de juiste mensen te sturen zonder cruciale processen of sjablonen te verstoren.

Dat veranderde allemaal toen Scaled Agile de marketing- en communicatieresultaten zag die ze konden bereiken met de functies die Taxi biedt.

De oplossing: Een flexibele, gebruiksvriendelijke e-mailoplossing en proces

Naast de eenvoud van samenwerking, zocht het team van Scaled Agile een e-mailpartner om de creativiteit en procesflexibiliteit te bieden waar ze naar verlangden. Ze keken naar andere aanbieders, maar elke presentatie bracht obstakels met zich mee variërend van privacyzorgen tot beperkte plaatsen per licentie.

In 2019 begon Scaled Agile met Taxi, met een e-mailsjabloon. In 2022 vervingen ze als onderdeel van hun rebranding-inspanningen de e-mailsjabloon door een vernieuwde en vernieuwde versie als onderdeel van het business starter pakket. Dit pakket gaf Scaled Agile de hulpmiddelen om een nieuwe uitstraling en gevoel te implementeren in al hun e-mails, om overeen te komen met hun bijgewerkte merk.

Met de hulp van Taxi, herconfigureerde het marketingteam van Scaled Agile meer dan 80 automatische e-mails in slechts enkele weken in plaats van maanden.

Tegenwoordig gebruikt het Scaled Agile-team Taxi om consequent hun communicatie KPI's te behalen dankzij een robuust proces dat teams andere dan marketing in staat stelt unieke berichten te creëren die hun klanten verheugen (en in lijn blijven met het merk).

Het beste van alles is dat technische problemen niet meer bestaan. De marketingleiding van Scaled Agile zei dat ze na de implementatie slechts één keer contact met de Taxi-ondersteuning hebben moeten opnemen omdat het platform “zo gemakkelijk te gebruiken is.”

Hoe Taxi for Email Scaled Agile helpt om e-mailcreatie te democratiseren en de efficiëntie te verhogen

Met de Taxi-oplossing van Bird die hun e-mailecosysteem aandrijft, hebben verschillende teams bij Scaled Agile de volledige autonomie over wat er in interne of externe berichten gaat.

Vóór Bird waren beheerders bezorgd over het geven van toegang tot gebruikers—één kleine wijziging kon leiden tot een technische nachtmerrie. Nu kunnen de verkoop- en HR-teams hun eigen unieke e-mails of campagnes maken zonder zich zorgen te maken over het breken van iets of het steeds betrekken van belanghebbenden wanneer er een wijziging nodig is.

Als gevolg daarvan is het marketingteam ontgrendeld van saaie beoordelingstaken en kan het aan andere initiatieven werken die leads en omzet genereren. Zoals Lauren Clark, Partner Marketing Manager bij Scaled Agile, het verwoordde: “De eenvoud van samenwerking haalt veel van de onzekerheid uit het proces.”

“Een goed voorbeeld hiervan in de praktijk is onze HR onboarding e-mailreeks genaamd ‘Tip van de Dag,’” voegde ze eraan toe. “Nieuwe medewerkers krijgen 30 dagen lang e-mails met onderwerpen variërend van ons wellnessprogramma tot een demo voor het opzetten van een e-mailhandtekening. Hoewel we cross-functionele teams en contractanten hebben die aan deze e-mails werken, heb ik nog nooit naar een enkele hoeven kijken.”

“Het is een veilige ruimte voor gebruikers om samen te creëren, bewerken en reviewen.”

Taxi heeft het e-mailuitrolproces aanzienlijk gedemocratiseerd over alle businessunits van Scaled Agile. Met meer makers die samenwerken in één intuïtief ecosysteem, zijn verbeteringen drastisch merkbaar in drie hoofdpijlers.

1. Het schrijf-review-implementatieproces van e-mail is soepeler en sneller

Met Taxi heeft het bedrijf de doorlooptijd voor e-mailcampagnes verminderd van enkele weken tot slechts een paar uur. Deze verbeterde wendbaarheid stelt Scaled Agile in staat om onderling verbonden e-mailcampagnes en drips in een mum van tijd op te zetten. Tegenwoordig zijn de marketing- en verkoopinspanningen van het bedrijf schaalbaar en concurrerender op de markt.

“In plaats van dat iemand een tekst in een gedeeld document schrijft, deze naar een copywriter stuurt en dan naar iemand anders voor goedkeuring, hebben we die cyclustijd drastisch verminderd,” legde Lauren uit. “Medewerkers gooien het gewoon in Taxi, delen de e-mail met iemand om de noodzakelijke goedkeuringen te krijgen, en je bent klaar.”

Een beoordelingsproces dat zich in één enkele gehoste URL-locatie bevindt, is het soort geoptimaliseerde workflow dat je niet typisch in marketing ziet. “Meestal kan het meer dan een week duren om een e-mail te verzenden, afhankelijk van het proces van het bedrijf,” voegde Eva toe. “Met Taxi kan ik een e-mail in slechts een paar uur versturen.”

Geen verrassing, Scaled Agile heeft zijn verzonden e-mailvolume aanzienlijk verhoogd over al zijn teams van jaar tot jaar met Taxi.

2. Diepe aanpassing en ondersteuning verhogen de productiviteit

“Is het in lijn met het merk?” is een vraag die het marketingteam van Scaled Agile niet langer hoeft te stellen over hun e-mails. Een deel van de reden dat de creatie van e-mails door verschillende lagen van marketing loopt, is omdat merkconsistentie moeilijk is.

Handmatig ervoor zorgen dat alle sjablonen correct zijn ontworpen en dat de richtlijnen worden gevolgd, kan een zware taak zijn. Zelfs als er uren of dagen aan deze taak worden besteed, is het allemaal voor niets als andere afdelingen het blauwdruk niet volgen.

Taxi’s aanpasbare e-mailsjablonen beschermen echter het merk van Scaled Agile tegen het slachtoffer worden van ontwerpfouten, foutieve berichten en algeheel ongepast merk-e-mails. Het marketingteam van het bedrijf heeft meer dan 100 e-mails bijgewerkt met de gebruiksvriendelijke kloon- en bewerkingsfuncties, een proces dat ze anders maanden zou hebben gekost om te voltooien.

“Het is zo gemakkelijk om e-mails aan te passen met de ouderversie van een huidige of eerdere campagne en deze te klonen naar de specificaties van de klant die je nodig hebt,” zei Lauren. “Het heeft onze ABM-strategie geholpen dat, ‘Hé, we kunnen veel meer aangepaste e-mails snel versturen. We hoeven niet te wachten.’ Ontwerp maakt geen koppen meer. Het is gewoon wij die het intypen, wat zo fijn is.”

Deze gestroomlijnde benadering betekent dat medewerkers, contractanten en andere belanghebbenden zo creatief mogelijk kunnen zijn zonder buiten de vastgestelde merkrichtlijnen te treden.

3. A/B-testen en zoekfunctionaliteit brengen helderheid in campagneconfiguratie

E-mailmarketing speelt een belangrijke rol in de winnende communicatiestrategie van Scaled Agile, vooral vanwege de tientallen testen die ze uitvoeren en waar ze van leren. Testen zorgen voor striktere versiecontrole van e-mails, wat ervoor zorgt dat er geen ongeoorloofde brandingselementen naar klanten of prospects worden verzonden. Betere tests hebben geleid tot een vereenvoudigd, efficiënt uitrolproces voor campagnes voor Scaled Agile.

Taxi’s test- en kwaliteitsborgings (QA) functies stellen belanghebbenden in staat om e-mails voor desktop of mobiel in real-time te bekijken, zelfs terwijl anderen aanvullende bewerkingen aanbrengen. Deze functies stellen Scaled Agile, een bedrijf dat nooit een geformaliseerd QA-proces had, in staat om meer dan 55 tests in minder dan een jaar uit te voeren op elementen zoals onderwerpregels, afbeeldingen, doeltjes en knoptekst.

“Als ik een voettekstwijziging moet aanbrengen in een serie van 10 berichten, kan ik dat onmiddellijk vertalen naar elke e-mail door de ouder-sjabloon te bewerken,” voegde Eva toe. “Het is voordelig voor transactionele e-mails en A/B-testen voor ons nu—veel meer dan het vroeger was.”

Met een catalogus van alle verzonden e-mails binnen handbereik, kunnen medewerkers van Scaled Agile de zoekfunctie van Taxi gebruiken om toegang te krijgen tot eerdere campagnes en hun omvangrijke archief gebruiken om toekomstige successen te informeren.

Wat is de volgende stap voor Scaled Agile en Bird's Taxi for Email

Na de implementatie van Taxi en de recente rebranding leeft Scaled Agile in een staat van e-mailnirvana. Marketing is ontgrendeld en bloeit nu op omdat niemand meer vastzit aan urenlang e-mailbouwen of beoordelingen.

Met meer dan 100 robuuste e-mailsjablonen voor medewerkers in verkoop, marketing en HR-teams, kijkt de leiding van Scaled Agile ernaar uit om de praktijken nog verder te segmenteren met “Brands” die zullen worden ingedeeld onder hun hoofdsjablonen.

“Brands is een optie om sub-sjablonen van je hoofdsjabloon te creëren en bepaalde dingen aan te passen,” legde Eva uit. “Wanneer het hoofdsjabloon wordt bijgewerkt, hebben die wijzigingen invloed op alle bijbehorende Brands. Dus in plaats van een apart sjabloon te creëren voor Japans, laten we zeggen, zou je een Japanse Brand hebben van het hoofdsjabloon.”

Met de hulp van Taxi staat Scaled Agile goed gepositioneerd om zijn e-mailactiviteiten uit te breiden om te spreken tot specifieke regionale en branchegerichte doelgroepen en nog meer omzetpotentieel op lange termijn te ontgrendelen.

Over Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. is de aanbieder van SAFe®, het meest vertrouwde systeem ter wereld voor zakelijke wendbaarheid. Door geïntegreerde oplossingen die teams helpen betere manieren van werken te ontsluiten, herdefinieert Scaled Agile de manier waarop 's werelds vooraanstaande organisaties klantwaarde identificeren en leveren, profiteren van opkomende kansen en de zakelijke uitkomsten verbeteren. Meer dan 20.000 bedrijven en overheidsinstanties vertrouwen op SAFe en het Global Partner Network van Scaled Agile om digitale innovatie te versnellen en te concurreren in een snel veranderende markt. Leer meer op scaledagile.com.

Over Bird

Bird is een AI-first CRM voor marketing, services en betalingen.

Onze missie is om een wereld te creëren waarin communiceren met een bedrijf net zo eenvoudig is als praten met een vriend. We zorgen voor communicatie tussen bedrijven en hun klanten — over elk kanaal, altijd met de juiste context, en op elke hoek van de planeet. Als je ooit een maaltijd hebt besteld, een pakket hebt geretourneerd, contact hebt opgenomen met de klantenservice, of een inlogcode hebt aangevraagd, is het bijna gegarandeerd dat je interacties zijn aangedreven door de technologie van Bird.

Ons platform, onze applicaties en onze API's helpen bedrijven hun gesprekken via de voorkeurskanalen van hun klanten te stroomlijnen — zoals WhatsApp, E-mail, SMS, Stem, WeChat, Messenger, Instagram - en krachtige en boeiende ervaringen te creëren. De kant-en-klare functionaliteit van Bird en omnichannel-expertise zorgen ervoor dat kenniswerkers productief kunnen zijn vanaf het begin, met tools om geweldige marketingcampagnes, klantenserviceervaringen of geautomatiseerde bedrijfsprocessen op te zetten.