Keberhasilan mengirim email dengan baik bergantung pada mendapatkan detail yang tepat—yang berarti mengikuti peraturan data terbaru, praktik terbaik industri, dan persyaratan email lainnya.

Tanggung jawab utama dari setiap penyedia layanan email (ESP) adalah menciptakan lingkungan terbaik untuk hasil pengiriman yang optimal. Strategi kami mencakup proses onboarding dan evaluasi empat fase yang komprehensif:

1. Melakukan pemeriksaan latar belakang pemasaran email

Setiap pelanggan Bird baru dimulai dengan kuesioner yang kami gunakan untuk mengumpulkan informasi dan mengevaluasi kinerja email historis. Fase awal evaluasi ini membantu para ahli Bird menangani masalah pengiriman yang mencolok sambil mengembangkan rencana untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Kami mengajukan pertanyaan seperti:

• Apakah bisnis Anda menyewa atau membeli daftar emailnya? Ini membantu kami memahami jika Anda merusak reputasi Anda dengan mengirim email kepada orang-orang yang tidak berlangganan dan menandai Anda sebagai spam.

• Domain apa yang Anda gunakan? Ini menunjukkan kepada kami "kesehatan" email Anda secara keseluruhan berdasarkan faktor-faktor seperti keterlibatan, keluhan spam, dan pantulan.

• Penyedia layanan internet (ISP) apa yang memberikan Anda tingkat pengiriman tertinggi? ISPs adalah penjaga pengiriman, jadi kami ingin memastikan mereka semua beroperasi pada efisiensi maksimum.

Pertanyaan-pertanyaan ini membantu kami memprioritaskan tindakan pertama kami, termasuk edukasi pelanggan, agar mereka menghindari jebakan di masa depan.

Daftar email berbayar, misalnya, memerlukan intervensi segera. “Banyak undang-undang privasi dan GDPR menyatakan bahwa Anda tidak bisa begitu saja membeli daftar. Anda harus memiliki izin eksplisit seseorang untuk mengirimi mereka email,” Tony menekankan. “Jadi jika pelanggan adalah pembeli daftar besar atau pelari daftar, mereka memiliki banyak email yang tidak diizinkan dengan benar. Ketika orang-orang menerima email tersebut, mereka tahu bahwa mereka tidak menyetujuinya—dan mereka mengklik ‘Spam.’ Dan kemudian Anda melihat tingkat pengiriman turun.”

Sementara itu, alamat IP untuk setiap domain pengirim pelanggan dapat diunggah ke solusi Inbox Tracker milik Bird untuk menampilkan kinerja selama enam bulan hingga satu tahun sebelumnya. Teknologi milik Bird ini menggunakan informasi ini untuk mencegah domain Anda ditandai sebagai spam oleh ISP di masa depan, memungkinkan tingkat pengiriman yang lebih tinggi.

Setelah kami menetapkan baseline pengiriman dan kepatuhan dengan pelanggan kami, kami kemudian fokus pada peningkatan angka mereka.

2. Gunakan konfirmasi opt-in untuk daftar Anda

Holy Grail dari pengumpulan opt-in adalah konfirmasi opt-in. Juga dikenal sebagai double opt-in, bentuk persetujuan ini melibatkan proses opt-in dua langkah: satu ketika konsumen memberikan alamat email mereka kepada bisnis Anda, dan yang kedua ketika konsumen tersebut mengklik tautan dalam email untuk mengkonfirmasi alamat mereka dan langganan mereka ke daftar Anda.

Bird selalu sangat merekomendasikan agar pelanggan kami menggunakan opt-ins yang dikonfirmasi ketika menambahkan email ke daftar mereka. Ini adalah pendekatan yang jelas dan terverifikasi, dan yang kebanyakan konsumen sekarang akrab dengannya. Ini juga memberikan perlindungan penting ketika datang ke pengiriman email karena opt-in yang dikonfirmasi jauh lebih kecil kemungkinannya untuk ditandai sebagai spam oleh penerima email Anda.

Dengan jenis opt-in lainnya, konsumen lebih cenderung merasa bahwa mereka mendapatkan email yang tidak mereka daftar. Ketika tingkat keluhan spam merayap terlalu tinggi, pengiriman Anda terancam: layanan email mungkin lebih cenderung mengirim pesan Anda ke folder spam, dan Anda menjalankan risiko ditambahkan ke daftar blokir spam (daftar alamat IP atau domain yang dikenal mengirim spam) seperti Spamhaus.

“Spamhaus adalah daftar blokir terburuk untuk masuk,” kata Tony. “Dan mereka dapat (dan kemungkinan besar akan) mengharuskan Anda beralih ke opt-in yang dikonfirmasi sebelum mereka membuka Anda.”

Cara lain untuk berakhir di daftar blokir adalah jika Anda lupa untuk menyertakan tautan berhenti berlangganan dalam email bermerek Anda. Jika Anda tidak memberi pembaca opsi keluar yang jelas dalam email Anda, Anda meningkatkan risiko pesan Anda disaring ke spam atau diblokir dari pengiriman.

3. Evaluasi frekuensi email dan keterlibatan

Layanan email seperti Gmail memperhatikan metrik seperti frekuensi email dan keterlibatan. Dari waktu ke waktu, frekuensi email tinggi dan/atau tingkat keterlibatan rendah dapat membahayakan pengiriman Anda, bahkan jika Anda hanya mengirim ke daftar yang diverifikasi melalui opt-in yang dikonfirmasi.

Ini karena layanan email berusaha keras untuk meningkatkan pengalaman pengguna mereka, dan banyak dari mereka menggunakan AI dan pembelajaran mesin untuk menganalisis email dan meningkatkan penyaringan spam. Pengguna Gmail mungkin akrab dengan prompt berhenti berlangganan yang muncul ketika mereka belum membuka email promosi dari pengirim tertentu dalam 30 hari terakhir. Ini adalah salah satu contoh bagaimana layanan email melacak keterlibatan konsumen dan menggunakan informasi ini untuk membentuk metode penyaringan email mereka.

Bird mengevaluasi setiap frekuensi email dan keterlibatan pelanggan untuk mengidentifikasi perubahan strategis yang mengoptimalkan pengiriman untuk email mendatang. Misalnya, konsumen yang berlangganan tetapi jarang terlibat dengan email pemasaran Anda mungkin lebih cocok untuk daftar pemasaran yang berbeda dengan frekuensi pesan yang lebih rendah. Atau, Anda mungkin ingin menghapus penerima yang tidak terlibat secara total sementara melakukan tugas "perawatan daftar email" rutin (mengelola daftar email Anda agar Anda hanya mengirim ke alamat email yang valid dan terlibat). 

Kami juga merekomendasikan agar bisnis secara proaktif mengoptimalkan untuk pengiriman alih-alih menunggu layanan email menjatuhkan palu. Sementara Google mengumumkan perubahan spesifik platform tertentu, seperti revisi algoritma pencariannya, mereka tidak mengumumkan perubahan email ketika menyesuaikan kriteria penyaringan Gmail.

“Akhirnya, Anda akan terperangkap di perangkap kecepatan, dan mereka akan menangkap Anda, dan tiba-tiba, Anda akan memiliki masalah pengiriman,” kata Tony. “Pelanggan akan berkata, ‘Kami tidak mengubah apa pun. Kami tidak tahu apa yang terjadi.’ Dan Anda tidak mengubah apa pun—tapi ada sesuatu yang disebut algoritma AI pembelajaran mesin yang berubah setiap menit.”

4. Rencanakan untuk musim

Acara musiman dan kondisi pasar yang berubah memerlukan perencanaan selama berbulan-bulan; tidak hanya untuk kampanye email, tetapi untuk seluruh departemen pemasaran. Karena peran yang semakin meningkat dari pengiriman dalam kinerja pemasaran email, pemasar yang cerdas mengoptimalkan pengiriman jauh sebelum peluncuran kampanye ini.

Bagi pengecer dan pengecer online, tidak ada acara musiman yang dibandingkan dengan akhir pekan panjang Black Friday dan Cyber Monday, yang mengantar periode belanja Liburan yang intens yang sebenarnya berlangsung hingga awal Januari. Pendapatan yang dihasilkan dari hari-hari berbelanja liburan ini bisa membuat atau menghancurkan sebuah bisnis. Para ahli Bird suka terhubung dengan pelanggan setidaknya enam bulan sebelum acara musiman ini untuk memastikan pengiriman dioptimalkan sesuai ketika sudah waktunya untuk mengirim email Black Friday dan promosi lainnya kepada pelanggan, termasuk penjualan flash satu hari dan promosi yang dipersonalisasi.

Pemasar memiliki banyak opsi untuk meningkatkan tingkat pengiriman selama jendela musiman ini. Program keterlibatan sepanjang tahun kalender sering meningkatkan tingkat keterlibatan konsumen dan mengurangi risiko memiliki pesan yang disaring ke spam. Frekuensi email mungkin perlu diperlambat selama waktu lain dalam tahun ini sehingga email frekuensi tinggi sekitar acara musiman tidak menjalankan risiko difilter keluar oleh algoritma layanan email.

Seperti yang Tony tunjukkan, konsumen bukan satu-satunya yang terlibat dalam keputusan pembelian ini. Ketika algoritma layanan email memiliki kekuatan untuk menyaring pesan tertentu ke spam, mereka juga mempersempit pilihan pembelian yang disajikan kepada konsumen. 

“Algoritma dapat memutuskan, ‘Saya tidak menyukai email Anda tahun ini,’” kata Tony. “Jadi kami bekerja untuk mengubah itu. Kami mencoba membatasi paparan pelanggan pada hal-hal yang dapat mempengaruhi kampanye mereka di masa depan secara negatif.”

Itu sekilas cepat tentang di mana kami mulai ketika kami membawa klien email baru di Bird. Kami melengkapi ratusan pemasar email dengan data dan intelijen, pengiriman yang dapat diskalakan, dan para ahli seperti Tony untuk memperkuat strategi mereka dan mendorong ROI email mereka.