Pengiriman email ke kotak masuk yang tinggi adalah tentang mendapatkan detail yang benar—yang berarti mengikuti peraturan data terbaru, praktik terbaik industri, dan persyaratan email lainnya.

Tanggung jawab utama dari penyedia layanan email mana pun (ESP) adalah menciptakan lingkungan terbaik yang memungkinkan hasil pengiriman yang optimal. Strategi kami mencakup proses orientasi dan evaluasi empat tahap yang komprehensif:

1. Lakukan pemeriksaan latar belakang pemasaran email

Setiap pelanggan baru Bird dimulai dengan kuesioner yang kami gunakan untuk mengumpulkan informasi dan mengevaluasi kinerja email historis. Tahap awal evaluasi ini membantu para ahli Bird menangani masalah pengiriman yang mencolok sambil mengembangkan rencana untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Kami menanyakan pertanyaan seperti:

• Apakah bisnis Anda menyewa atau membeli daftar emaillnya? Ini membantu kami memahami apakah Anda merusak reputasi Anda dengan mengirim email kepada orang-orang yang belum mendaftar dan menandai Anda sebagai spam.

• Domain apa yang Anda gunakan? Ini menunjukkan kepada kami "kesehatan" email Anda secara keseluruhan berdasarkan faktor-faktor seperti keterlibatan, keluhan spam, dan pengembalian.

• Penyedia jasa internet (ISP) apa yang memberikan Anda tingkat pengiriman tertinggi? ISP adalah penjaga pengiriman, jadi kami ingin memastikan bahwa mereka semua beroperasi pada efisiensi maksimum.

Pertanyaan-pertanyaan ini membantu kami memprioritaskan tindakan pertama kami, termasuk edukasi pelanggan, sehingga mereka menghindari jebakan di masa depan.

Daftar email berbayar, misalnya, memerlukan intervensi segera. “Banyak undang-undang privasi dan GDPR menyatakan bahwa Anda tidak dapat hanya membeli daftar. Anda harus memiliki izin eksplisit seseorang untuk mengirim email kepada mereka,” Tony menekankan. “Jadi jika pelanggan merupakan pembeli daftar besar atau pelari daftar, mereka memiliki banyak email yang tidak diberikan izin dengan benar. Ketika orang menerima email ini, mereka tahu bahwa mereka tidak menyetujuinya—dan mereka mengklik ‘Spam.’ Dan kemudian Anda melihat tingkat kotak masuk turun.”

Sementara itu, alamat IP untuk setiap domain pengirim pelanggan dapat diunggah ke solusi Inbox Tracker Bird untuk menampilkan kinerja selama enam bulan hingga satu tahun sebelumnya. Teknologi milik Bird menggunakan informasi ini untuk mencegah domain Anda ditandai sebagai spam oleh ISP di masa depan, memungkinkan tingkat pengiriman yang lebih tinggi.

Setelah kami menetapkan dasar pengiriman dan kepatuhan dengan pelanggan kami, kami kemudian fokus pada meningkatkan angka mereka lebih tinggi.

2. Gunakan opsi-konfirmasi untuk daftar Anda

Kunci pengumpulan opsi adalah opsi-konfirmasi. Juga dikenal sebagai opsi-ganda, bentuk persetujuan ini melibatkan proses dua langkah: satu ketika konsumen memberikan alamat email mereka kepada bisnis Anda, dan yang kedua ketika konsumen tersebut mengklik tautan dalam email yang mengonfirmasi alamat mereka dan langganan mereka ke daftar Anda.

Bird selalu sangat merekomendasikan agar pelanggan kami menggunakan opsi-konfirmasi saat menambahkan email ke daftar mereka. Ini adalah pendekatan yang jelas dan terverifikasi, dan yang sudah dikenal oleh sebagian besar konsumen. Ini juga memberikan perlindungan penting ketika datang ke pengiriman email karena opsi-konfirmasi jauh lebih kecil kemungkinannya untuk ditandai sebagai spam oleh penerima email Anda.

Dengan jenis opsi lain, konsumen lebih mungkin merasa seperti menerima email yang tidak mereka daftar. Ketika tingkat keluhan spam meningkat terlalu tinggi, pengiriman Anda terancam: Layanan email mungkin lebih cenderung mengirim pesan Anda ke folder spam, dan Anda berisiko ditambahkan ke daftar blokir spam (daftar alamat IP atau domain yang dikenal mengirim spam) seperti Spamhaus.

“Spamhaus adalah daftar blokir terburuk yang harus masuk,” kata Tony. “Dan mereka bisa (dan kemungkinan besar akan) mewajibkan bahwa Anda beralih ke opsi-konfirmasi sebelum mereka membuka blokir Anda.”

Cara lain untuk masuk ke dalam daftar blokir adalah jika Anda lupa menyertakan tautan berhenti berlangganan dalam email merek Anda. Jika Anda tidak memberikan pembaca pilihan yang jelas untuk keluar dalam email Anda, Anda meningkatkan risiko pesan Anda difilter ke spam atau diblokir dari pengiriman.

3. Evaluasi frekuensi email dan keterlibatan

Layanan email seperti Gmail sangat memerhatikan metrik seperti frekuensi email dan keterlibatan. Seiring waktu, frekuensi email yang tinggi dan/atau tingkat keterlibatan yang rendah dapat membahayakan pengiriman Anda, bahkan jika Anda hanya mengirim ke daftar yang diverifikasi melalui opsi-konfirmasi.

Ini karena layanan email ingin memperbaiki pengalaman pengguna mereka, dan banyak dari mereka menggunakan AI dan pembelajaran mesin untuk menganalisis email dan meningkatkan pemfilteran spam. Pengguna Gmail mungkin akrab dengan pesan berhenti berlangganan yang muncul ketika mereka belum membuka email promosi dari pengirim tertentu dalam 30 hari terakhir. Ini adalah salah satu contoh bagaimana layanan email melacak keterlibatan konsumen dan menggunakan informasi ini untuk membentuk metode penyaringan email mereka.

Bird mengevaluasi setiap frekuensi dan keterlibatan email pelanggan untuk mengidentifikasi perubahan strategis yang mengoptimalkan pengiriman untuk email mendatang. Misalnya, konsumen yang berlangganan tetapi jarang terlibat dengan email pemasaran Anda mungkin lebih cocok untuk daftar pemasaran berbeda dengan frekuensi pesan yang lebih rendah. Atau, Anda mungkin ingin menghapus penerima yang tidak terlibat sepenuhnya sambil melakukan tugas “kebersihan daftar email” rutin (mengelola daftar email Anda sehingga Anda hanya mengirim ke alamat email yang valid dan terlibat). 

Kami juga merekomendasikan agar bisnis secara proaktif mengoptimalkan pengiriman daripada menunggu layanan email untuk mengambil tindakan. Sementara Google mengumumkan perubahan platform-spesifik tertentu, seperti revisi algoritma pencarian mereka, mereka tidak mengumumkan perubahan email saat menyesuaikan kriteria penyaringan Gmail.

“Akhirnya, Anda akan menemui jebakan kecepatan, dan mereka akan menangkap Anda, dan tiba-tiba, Anda akan memiliki masalah pengiriman,” kata Tony. “Pelanggan akan berkata, 'Kami tidak mengubah apa pun. Kami tidak tahu apa yang terjadi.' Dan Anda tidak mengubah apa pun—tetapi ada hal yang disebut algoritma AI pembelajaran mesin yang berubah setiap menitnya.”

4. Rencanakan untuk musiman

Acara musiman dan kondisi pasar yang berubah memerlukan perencanaan berbulan-bulan sebelumnya; bukan hanya untuk kampanye email, tetapi untuk seluruh departemen pemasaran. Karena meningkatnya peran pengiriman dalam kinerja pemasaran email, pemasar yang paling canggih sedang mengoptimalkan pengiriman jauh sebelum peluncuran kampanye ini.

Bagi pengecer dan e-tailers, tidak ada acara musiman yang sebanding dengan Black Friday dan Cyber Monday yang memperkenalkan periode belanja liburan yang berlangsung hingga awal Januari. Pendapatan yang dihasilkan dari hari-hari belanja liburan ini dapat menjadi penentu keberhasilan bisnis. Para ahli Bird suka terhubung dengan pelanggan setidaknya enam bulan sebelum acara musiman ini untuk memastikan pengiriman dioptimalkan saat waktunya tiba untuk mengirimkan email promosi Black Friday dan lainnya, termasuk penjualan kilat satu hari dan promosi yang dipersonalisasi.

Pemasar memiliki banyak opsi untuk meningkatkan tingkat pengiriman selama jendela musiman ini. Program keterlibatan sepanjang tahun seringkali meningkatkan tingkat keterlibatan konsumen dan mengurangi risiko pesan yang difilter ke spam. Frekuensi email mungkin perlu diperbaiki selama waktu lain dalam tahun sehingga email dengan frekuensi tinggi selama acara musiman tidak berisiko difilter oleh algoritma layanan email.

Seperti yang dicatat Tony, konsumen bukan satu-satunya yang terlibat dalam keputusan pembelian ini. Ketika algoritma layanan email memiliki kekuatan untuk memfilter pesan tertentu menjadi spam, mereka juga mempersempit pilihan pembelian yang disajikan kepada konsumen. 

“Algoritma dapat memutuskan, 'Saya tidak suka surat Anda tahun ini,'” kata Tony. “Jadi kami bekerja untuk mengubahnya. Kami berusaha membatasi eksposur pelanggan kami terhadap hal-hal yang dapat berdampak negatif pada kampanye mereka di masa depan.”

Itu adalah gambaran cepat tentang tempat kami memulai ketika kami membawa klien email baru di Bird. Kami melengkapi ratusan pemasar email dengan data dan intelijen, pengiriman yang dapat diskalakan, dan pakar seperti Tony untuk memperkuat strategi mereka dan meningkatkan ROI email mereka.