Email gibt es seit den 1960er Jahren, als die Entwickler der aufstrebenden Computernetzwerke begannen, Wege zu finden, um Nachrichten miteinander zu senden. In diesen frühen Tagen waren Benutzer darauf beschränkt, nur mit anderen im selben geteilten Mainframe System zu kommunizieren. Die Einführung von Standard protokollen und die Verbindung von Systemen zu dem gemeinsamen Netzwerk, das wir heute als Internet kennen, ermöglichte es jedoch, dass verschiedene Mailsysteme miteinander „sprechen“ konnten.

Es sind diese Standards, die es uns ermöglichen, E-Mails praktisch an jeden zu senden. Wenn jemand eine E-Mail sendet, durchläuft sie eine Reihe von Schritten, um ihr Ziel zu erreichen.

• Wenn eine Person eine Nachricht schreibt, geschieht dies normalerweise in einem E-Mail-Client wie Outlook oder Apple Mail – oder in einem webbasierten Dienst wie Gmail.

• Wenn es sich jedoch um eine Transaktions-E-Mail handelt, wie eine Versandbenachrichtigung oder eine Passwortzurücksetzung, wird die Nachricht automatisch von diesen Systemen erstellt, in der Regel mithilfe einer Email API. (Marketingnachrichten werden ebenfalls von automatisierten Systemen generiert, allerdings in der Regel in großen Mengen und nicht einzeln wie bei Transaktionsnachrichten.)

• In beiden Fällen, ob die Nachricht von einem E-Mail-Client oder einem automatisierten System erstellt wird, wird sie speziell formatiert, um über das Internet mit einem Standard namens „Simple Mail Transfer Protocol“ (SMTP) übertragen zu werden.

• Der Mailserver des Absenders (technisch als „Mail Transfer Agent“ oder MTA bezeichnet) sucht den „@domain.com“-Teil der E-Mail-Adresse des Empfängers in einem Domain Name System (DNS)-Server, um zu bestimmen, welchen Ziel-Mailserver (als „Mail Exchanger“ oder MX bezeichnet) er kontaktieren soll, um die Nachricht zu übermitteln.

• Die sendenden und empfangenden Server kommunizieren über das SMTP-Protokoll. Der empfangende Server akzeptiert die Nachricht damit sie an den Empfänger zugestellt werden kann.

• Der E-Mail-Client des Empfängers ruft die Nachricht mithilfe von Standards wie dem Post Office Protocol (POP) oder Internet Message Access Protocol (IMAP) ab, um die Nachricht herunterzuladen und lesen zu können.