Email gibt es seit den 1960er Jahren, als die Entwickler der aufkeimenden Computernetzwerke begannen, Wege zu finden, Nachrichten aneinander zu senden. In diesen frühen Tagen waren Benutzer darauf beschränkt, nur mit anderen auf demselben gemeinsamen Mainframe-System zu kommunizieren. Die Einführung von Standardprotokollen und die Vernetzung von Systemen in das gemeinsame Netzwerk, das wir heute als das Internet kennen, erlaubte es verschiedenen Mailsystemen, miteinander zu „sprechen“.

Es sind diese Standards, die es uns ermöglichen, E-Mail-Nachrichten an praktisch jeden zu senden. Wenn jemand eine E-Mail-Nachricht sendet, durchläuft sie eine Reihe von Schritten, um ihr Ziel zu erreichen.

• Wenn eine Person eine Nachricht schreibt, geschieht dies normalerweise in einem E-Mail-Client wie Outlook oder Apple Mail – oder in einem webbasierten Dienst wie Gmail.

• Wenn die Nachricht jedoch eine transaktionale E-Mail wie eine Versandbenachrichtigung oder eine Passwortzurücksetzung ist, wird die Nachricht automatisch von diesen Systemen erstellt, normalerweise mithilfe einer email API. (Marketingnachrichten werden ebenfalls von automatisierten Systemen generiert, jedoch normalerweise in großen Mengen und nicht einzeln wie transaktionale Nachrichten.)

• In beiden Fällen, ob die Nachricht von einem E-Mail-Client oder von einem automatisierten System erstellt wird, wird sie speziell formatiert, um über das Internet mit einem Standard namens „Simple Mail Transfer Protocol“ (SMTP) übertragen zu werden.

• Der Mailserver des Absenders (technisch „Mail Transfer Agent“ oder MTA genannt) sucht den „@domain.com“-Teil der E-Mail-Adresse des Empfängers in einem Domain Name System (DNS)-Server, um festzustellen, welchen Ziel-Mailserver (als „Mail Exchanger“ oder MX bezeichnet) er kontaktieren soll, um die Nachricht zuzustellen.

• Die sendenden und empfangenden Server kommunizieren über das SMTP-Protokoll. Der empfangende Server akzeptiert die Nachricht, damit sie an den Empfänger zugestellt werden kann.

• Der E-Mail-Client des Empfängers ruft die Nachricht mit Standards wie dem Post Office Protocol (POP) oder dem Internet Message Access Protocol (IMAP) ab, um die Nachricht herunterzuladen, damit sie gelesen werden kann.