Berikut adalah enam praktik terbaik untuk membantu memaksimalkan keterkiriman Microsoft Outlook:

1. Hangatkan IP Baru – Microsoft hanya akan mengizinkan 10.000 pesan per hari untuk alamat IP baru. Pesan lainnya akan ditunda dari IP baru. Penundaan adalah hal yang normal saat mengembangkan reputasi IP. Seiring reputasi Anda berkembang selama periode percobaan 2–4 minggu, penundaan akan berkurang dan akhirnya berhenti. Volume pesan yang berhasil terkirim pada percobaan pertama akan meningkat saat Microsoft memindahkan Anda ke tingkat reputasi yang lebih tinggi.

Praktik Terbaik: untuk menghindari penundaan, mulai dengan 2.000 traffic ke Outlook/Hotmail, gandakan setiap hari hingga Anda melihat “RP-001 (KODE DINAMIS) Sayangnya, beberapa pesan dari a.b.c.d tidak terkirim. Silakan coba lagi. Kami memiliki batasan tentang berapa banyak pesan yang dapat dikirim per jam dan per hari. Anda juga dapat merujuk ke http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.” kemudian perlambat traffic hingga penundaan ini berhenti.” Catatan: Kami sangat menganjurkan pengirim untuk menggunakan “custom bounce domain”, “tracking domain” dan “dkim sign” mereka sendiri dengan domain mereka sendiri.

2. Dengarkan dan Tanggapi Keluhan FBL – Penting untuk memenuhi permintaan berhenti berlangganan apa pun apakah pelanggan menekan tombol spam atau tautan berhenti berlangganan. Melanjutkan mengirim ke pelanggan yang telah berhenti berlangganan akan merusak reputasi Anda dengan Microsoft. SparkPost mengajukan dan memproses umpan balik Keluhan Feedback Loop (FBL) untuk Anda untuk meminimalkan risiko ini.

Praktik Terbaik: Tambahkan teks yang mengingatkan pelanggan di mana mereka mendaftar untuk menerima pesan Anda. Pastikan pesan Anda relevan dan dikirim pada frekuensi yang diharapkan oleh pelanggan. Hapus pelanggan yang tidak terlibat dengan pesan Anda. Jika sesedikit 0,5% dari pelanggan Anda mengeluh, ini akan mempengaruhi kemampuan Anda untuk mengirim ke basis pelanggan Anda secara keseluruhan.

3. Minimalkan “Unknown User” Hard Bounces – Apakah Anda berpraktik kebersihan daftar yang positif? Apakah Anda mengirim ke daftar lama yang mencakup sejumlah besar alamat tidak aktif atau mati? Microsoft melihat ini sebagai tanda pengumpulan email atau pengiriman spam.

Praktik Terbaik: Praktekkan kebersihan daftar dengan memelihara daftar Anda. Hapus alamat yang tidak aktif selama 12 bulan, ubah frekuensi ke alamat 3 hingga 6 bulan. Konsisten mencoba untuk melibatkan kembali pelanggan menggunakan taktik yang berbeda. Tarif pengguna tidak dikenal yang normal rata-rata kurang dari 2 hingga 3 persen.

4. Hindari Alamat Spam Trap – Alamat yang digunakan oleh ISP dan lembaga penegak hukum untuk mengidentifikasi pengumpulan email/spammer.

Praktik Terbaik: Pelihara kebersihan daftar dengan pantulan keras dan lunak. Pemberitahuan pantulan dapat memberikan informasi yang sangat berharga tentang bagaimana Outlook (atau penyedia lainnya) memperlakukan pesan Anda. Penting bahwa Anda menjaga tingkat spam trap di bawah 0,01% untuk menghindari masalah reputasi.

5. Konfigurasi Infrastruktur Pengiriman dan Konten Anda dengan Benar – Microsoft mencari infrastruktur yang teratur dengan baik dan konten yang selaras sebagai indikator pengirim yang baik. Microsoft juga menerapkan filter konten berpaten yang disebut SmartScreen. SmartScreen belajar dari data yang diberikan mengenai ancaman phishing yang dikenal serta dari pelanggan Microsoft untuk menentukan apa yang membedakan email baik dan email yang tidak diinginkan. Penerapan penyaringan dilakukan oleh algoritma berbasis probabilitas yang digunakan untuk membedakan antara email asli dan spam.

Praktik Terbaik: Selalu gunakan URL yang valid dan bereputasi baik. Hindari menggunakan alamat IP di URL. Publikasikan catatan Sender Policy Framework (SPF) Anda. Fokus pada konten, serta URL dan elemen HTML.

6. Frekuensi dan Konsistensi Pengiriman – Mengirim dari alamat IP yang sama dengan volume dan frekuensi konsisten dari bulan ke bulan adalah ideal. Spammer cenderung “muncul” di IP dan menghilang. Pengirim yang jarang mengirimkan volume besar sebulan sekali atau triwulan bisa menjadi indikator spammer atau server yang dikompromikan.

Praktik Terbaik: Tetap konsisten. Segmen kiriman Anda. Prioritaskan mengirim konten yang benar-benar diinginkan kepada sejumlah kecil pelanggan yang terlibat daripada mengirim konten generik ke seluruh daftar Anda. Sertakan ajakan bertindak Anda di awal konten Anda sehingga pelanggan akan melihatnya dengan cepat saat memindai pesan Anda. Hindari pemendek tautan seperti bit.ly dan sejajarkan tautan Anda dengan konten Anda. Personalisasi konten Anda sesuai dengan minat pelanggan Anda. Jangan kirim konten yang sama ke seluruh daftar Anda, tetapi sebaliknya segmen dan personalisasi menggunakan konten dinamis.