Wat zijn tijdgevoelige e-mails?
Of je nu promotionele of transactionele e-mails verzendt (of beide), e-mailverzenders denken vaak niet na over wat het betekent om te zeggen dat e-mails “tijdgevoelig” zijn, behalve dat deze zonder vertraging zouden moeten aankomen. Per slot van rekening beschouwen we alle e-mails vaak als tijdgevoelig. De directheid van het medium stimuleert het idee dat elke e-mail even tijdig is als elke andere en dat ze allemaal op dezelfde manier tijdgevoelig zijn.
Maar de waarheid is dat de optimale timing van e-mailberichten aanzienlijk kan variëren, afhankelijk van het type bericht. Het juist timen daarvan wordt steeds kritischer in een digitale wereld vol afleidingen en vol met concurrentie. In feite kan, als het gaat om het bezorgen van een relevant bericht, het in de inbox verschijnen op precies het juiste moment net zo belangrijk zijn als het optimaliseren van een onderwerpregel of het afstemmen van de inhoud van het bericht.
Dit betekent dat “tijdgevoelig” niet zomaar een eufemisme is voor “erg belangrijk!” Als we het hebben over “tijdgevoelige e-mails,” bedoelen we elke e-mail waarbij levering op een specifiek tijdstip de waarde van het bericht direct beïnvloedt.
Waarom tijdgevoelige e-mails werken
Het grote voordeel van het juist timen van e-mails is dat het ervoor zorgt dat je bericht de ontvanger bereikt wanneer deze het meest ontvankelijk is voor de inhoud. Herinner je de klassieke “vier P's” van marketing? Product, Prijs en Promotie worden allemaal direct overgebracht naar e-mailinhoud. Als we toevoegen dat e-mail op precies het juiste moment wordt ontvangen, hebben we nu ook Plaats.
Dus, door de timing juist te krijgen, zorgt tijdgevoelige e-mail voor…
Je in staat stellen om een ontvanger te bereiken op het moment dat deze het meest ontvankelijk is, vooral als data-gedreven inzichten van eerdere interacties de e-mail sturen.
Gevoelens van tijdigheid, geschiktheid en relevantie creëren—en niet spam.
Een gevoel van urgentie creëren dat respons op promoties stimuleert of buzz opbouwt voorafgaand aan een evenement.
Aantonen dat je betrokken, communicatief bent en de behoeften van je klanten begrijpt.
Voorbeelden van tijdgevoelige e-mails
Niet verrassend zijn veel tijdgevoelige berichten vormen van getriggerde e-mails. Typische voorbeelden zijn onder andere:
Een duidelijk voorbeeld van een tijdgevoelige e-mail zijn berichten die direct na een triggergebeurtenis of een ander signaal worden verzonden en door de ontvanger worden verwacht. Voorbeelden? Welkom- en bevestigingsmails, wachtwoordresets, beveiligingswaarschuwingen en dergelijke. Hoe directer de levering, des te groter de kans dat het bericht vertrouwen versterkt en de nodige volgende stappen stimuleert.
Omgekeerd is de optimale tijd voor levering soms uitgesteld of vertraagd vanaf de oorspronkelijke actie. Deze e-mails worden verzonden na een bepaalde tijd, variërend van minuten tot dagen, zelfs maanden en jaren. Voorbeelden zijn follow-up e-mails en herinneringsmails, zoals herinneringen aan verlaten winkelwagens, deadlines en achterstallige kennisgevingen, of promoties voor herinschrijving naar voormalige klanten.
Datumgebaseerde e-mails zijn afgestemd op belangrijke datums op de kalender van de consument en worden voor of na een datum verzonden. Verjaardags- en herdenkingsmails, tijdgebaseerde herinneringen, vakantiepromoties en waarschuwingen voor verlopend lidmaatschap of korting zijn slechts enkele voorbeelden.
E-mails met beperkte aanbiedingen zijn een klassieke promotie die de ontvanger een beperkte tijd of andere beperking (“op=op!”) geeft waarbinnen actie moet worden ondernomen. Voorbeelden kunnen variëren van een flitsverkoop-waarschuwing tot een sweepstake-promotie. Voor berichten zoals deze om te werken, moeten ze echter binnen een klein tijdsbestek aankomen dat urgentie stimuleert, maar toch voldoende tijd biedt voor de ontvanger om actie te ondernemen. Het is ook belangrijk om dit actief voorzichtig te gebruiken; we hebben allemaal voorbeelden gezien van marketeers die beperkte tijd aanbiedingen overmatig gebruiken en ons ongevoelig maken voor tijdgevoelige berichten.
Gebeurtenisgebaseerde e-mails zijn meestal alleen relevant binnen de beperkte tijdsperiode van een relevante gebeurtenis. Dit type bericht wordt vaak gebruikt voor sport- of entertainmentevenementen, webinars of zakelijke conferenties en dergelijke. Afhankelijk van de inhoud van het bericht hebben deze e-mails beperkte vensters om voor, tijdens of na het evenement te arriveren. Voorbeelden zijn een sessieherinnering tijdens een conventie of kortingsbonnen voor de stadion cadeauwinkel tijdens een sportevenement.
Een laatste soort tijdgevoelige e-mail wordt niet noodzakelijkerwijs getriggerd door een consumentactie of vaste kalenderdatums, maar reageert in plaats daarvan op externe ontwikkelingen die, eenmaal geactiveerd, een beperkte houdbaarheid hebben. Het rapporteren van breaking news is een klassiek voorbeeld. Andere voorbeelden zijn regelgevende mededelingen zoals aandeelhoudersmeldingen of werknemerswaarschuwingen die binnen een bepaalde periode moeten worden afgeleverd.
Neem de volgende stap met tijdgevoelige e-mails
Ik hoop dat je hebt gezien waarom het belangrijk is om je e-mailprogramma's te plannen en te implementeren om ervoor te zorgen dat de timing en cadans van berichtlevering een strategische en doelgerichte intentie weerspiegelen en niet simpelweg 'wanneer het aankomt'.
Natuurlijk betekent de asynchrone aard van e-mail en de heterogene netwerken waarlangs het reist dat sommige factoren simpelweg buiten je controle zullen liggen. De juiste strategie, in combinatie met een e-mailbezorgdienst zoals SparkPost die zich kan bogen op geweldige bezorgbaarheid en de elasticiteit heeft om op aanvraag op te schalen, helpt echter om ervoor te zorgen dat je tijdgevoelige berichten op precies het juiste moment de inbox bereiken.