La casella di posta in arrivo di Microsoft Outlook è una delle principali destinazioni per la maggior parte degli invii di email, soprattutto per coloro che hanno un gran numero di abbonati consumatori. Ha anche la reputazione di essere piuttosto difficile da raggiungere. Ecco cosa devono sapere gli invianti per ottenere la migliore deliverability di Hotmail/Outlook e assicurarsi che i loro messaggi raggiungano la posta in arrivo.

Il servizio di Outlook di Microsoft—che sia conosciuto con i marchi Hotmail, Windows Live, MSN o Outlook.com—usa una combinazione di fattori per determinare se trattare un messaggio come credibile o come spam. Come tutti i fornitori di servizi Internet, i metodi di Microsoft sono riservati. Ma sappiamo che analizza segnali che includono contenuto, autenticazione e reputazione di dominio e IP per creare un punteggio di “fiducia”. Punteggi inferiori all'ottimale possono causare ritardi nei tuoi messaggi e/o filtraggio come spam.

Best Practices per la Deliverability di Hotmail/Outlook

Ecco sei best practices per aiutare a massimizzare la deliverability di Microsoft Outlook:

1. Riscaldare nuovi IP – Microsoft permetterà solo 10.000 messaggi al giorno per i nuovi indirizzi IP. Ritarderà il resto dei messaggi inviati da nuovi IP. I ritardi sono normali quando si sviluppa una reputazione IP.  Man mano che la tua reputazione si sviluppa durante un periodo di prova di 2-4 settimane, i ritardi diminuiranno e infine cesseranno.  Il volume di messaggi che vengono consegnati con successo al primo tentativo aumenterà man mano che Microsoft ti sposterà a un livello di reputazione più elevato.

Best Practices: per evitare ritardi, inizia con 2.000 traffico a Outlook/Hotmail, raddoppia ogni giorno fino a quando non vedi “RP-001 (CODICE DINAMICO) Sfortunatamente, alcuni messaggi da a.b.c.d non sono stati inviati. Ti preghiamo di riprovare. Abbiamo limiti su quanti messaggi possono essere inviati all'ora e al giorno. Puoi anche fare riferimento a http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.” poi rallenta il traffico finché questi ritardi non cessano.” Nota: incoraggiamo vivamente gli invianti a utilizzare il proprio “dominio di rimbalzo personalizzato”, “dominio di tracciamento” e “firma dkim” con il proprio dominio.

2. Ascolta e Rispondi ai Reclami FBL – È importante onorare qualsiasi richiesta di disiscrizione, sia che un abbonato prema il pulsante spam o il link di disiscrizione.  Continuare a inviare a abbonati che si sono disiscritti danneggerà la tua reputazione con Microsoft. SparkPost fa domanda e gestisce il Feedback Loop (FBL) per te per ridurre al minimo questo rischio.

Best Practices: Aggiungi testo che ricordi agli abbonati dove si sono iscritti per ricevere il tuo messaggio.  Assicurati che i tuoi messaggi siano pertinenti e vengano inviati con una frequenza che l'abbonato si aspetta.  Rimuovi gli abbonati che non interagiscono con i tuoi messaggi.  Se anche solo lo 0,5% dei tuoi abbonati presenta reclami, influirà sulla tua capacità di inviare al tuo intero elenco di abbonati.

3. Riduci al minimo i “Rimbalzi Duri” di “Utenti Sconosciuti” – Pratichi una buona igiene delle liste?  Stai inviando a un elenco vecchio che include un gran numero di indirizzi inattivi o inesistenti?  Microsoft vede questo come un segno di raccolta di email o spamming.

Best Practices: Pratica l'igiene delle liste mantenendo la tua lista.  Elimina gli indirizzi che sono stati inattivi per 12 mesi, cambia la frequenza per indirizzi di 3-6 mesi.  Cerca sempre di riattivare gli abbonati utilizzando diverse tattiche.  I normali tassi di utenti sconosciuti sono mediamente inferiori al 2-3 percento.

4. Evita gli Indirizzi Spam Trap – Indirizzi usati da ISP e agenzie di legge per identificare la raccolta di email/spammer.

Best Practices: Mantieni l'igiene delle liste con rimbalzi duri e morbidi. Le notifiche di rimbalzo possono fornire informazioni preziose su come Outlook (o qualsiasi fornitore) tratta i tuoi messaggi. È estremamente importante che tu mantenga i tassi di spam trap al di sotto dello 0,01% per evitare problemi di reputazione.

5. Configura Correttamente la Tua Infrastruttura di Invio e Contenuti – Microsoft cerca un'infrastruttura ben configurata e contenuti allineati come indicatore di un buon mittente. Microsoft applica anche un filtro di contenuto proprietario chiamato SmartScreen. SmartScreen impara dai dati forniti riguardo a minacce di phishing note così come dai clienti Microsoft per determinare quali caratteristiche hanno le email legittime e quelle indesiderate. Il filtraggio è realizzato da algoritmi basati sulla probabilità utilizzati per distinguere tra email legittime e spam.

Best Practices: Usa sempre URL validi e reputabili. Evita di utilizzare indirizzi IP nell'URL. Pubblica i tuoi record del Sender Policy Framework (SPF). Concentrati sui contenuti, così come su URL ed elementi HTML.

6. Frequenza e Coerenza di Invio – Inviare dallo stesso indirizzo IP(a) con volumi e frequenze costanti mese dopo mese è ideale. Gli spammer tendono a “comparire” su un IP e a scomparire. Gli invii infrequenti che inviano grandi volumi una volta al mese o trimestralmente possono essere un indicatore di uno spammer o di un server compromesso.

Best Practices: Sii coerente.  Segmenta i tuoi invii. Dai priorità all'invio di contenuti genuinamente desiderati a un numero minore di abbonati coinvolti rispetto a invio di contenuti generici a tutto il tuo elenco. Includi la tua chiamata all'azione all'inizio del tuo contenuto in modo che gli abbonati la vedano rapidamente mentre scansionano il tuo messaggio.  Evita i servizi di accorciamento dei link come bit.ly e allinea i tuoi link con i tuoi contenuti.  Personalizza i tuoi contenuti in base agli interessi dei tuoi abbonati.  Non inviare lo stesso contenuto a tutto il tuo elenco, ma segmenta e personalizza utilizzando contenuti dinamici.

La Regola d'Oro per la Deliverability di Hotmail/Outlook

In generale, Microsoft ha incorporato il filtraggio dei contenuti con autenticazione e reputazione per un punteggio di “affidabilità” combinato con cui determina come gestire i messaggi e determinare la deliverability di Hotmail/Outlook.  Quindi la risposta semplice è seguire sempre le best practices. Invia solo ai tuoi abbonati il contenuto che si aspettano, quando lo aspettano. Questa è la regola d'oro della deliverability delle email a Outlook o a qualsiasi ISP.

Per ulteriori informazioni sulla deliverability di Hotmail/Outlook direttamente dalla fonte, visita la pagina postmaster di Microsoft.

-Tonya