Sebagai organisasi global, bagaimana Anda dapat mendemokratisasi pembuatan dan penerapan email untuk mencapai pelanggan dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu?

Itulah pertanyaan yang perlu dijawab oleh Scaled Agile. Sebagai konteks, Scaled Agile menyediakan Kerangka Kerja Scaled Agile® (SAFe®), suatu cara kerja yang membantu lebih dari 20.000 perusahaan di seluruh dunia. SAFe® memberdayakan perusahaan untuk mencapai dan mempertahankan kelincahan bisnis.

Klien Scaled Agile dilatih melalui kurikulum berbasis peran di SAFe Studio™, sebuah platform online untuk belajar, berlatih, dan mengelola SAFe. Dengan lebih dari satu juta profesional terlatih dalam praktik SAFe® dan jaringan mitra lebih dari 500 perusahaan anggota, organisasi ini mendorong inovasi di hampir setiap industri.

Saat Scaled Agile memperluas jangkauannya, perusahaan tahu bahwa mereka membutuhkan solusi email yang sama lincahnya. Solusi yang menghilangkan kendala dan memperluas jumlah kolaborator yang mampu terlibat dalam proses pembuatan dan revisi email, semuanya tanpa memperlambat waktu untuk meluncurkan produk.

Begitu Scaled Agile melihat efisiensi dan produktivitas yang ditawarkan oleh produk MessageBird—Taxi for Email—keputusan untuk bekerja sama menjadi mudah.

Tantangan: Proses pembuatan email yang membosankan dan tidak efisien

Sebelum menerapkan Taxi, Scaled Agile menjalankan setiap email, tanpa memandang pengirim atau tujuannya, melalui beberapa pemasar terpilih. Tim berpindah-pindah antara alat yang sudah ada yang tidak memberikan akses, antarmuka pengguna, dan otonomi kreatif yang tepat mereka butuhkan. Tim kecil ini dengan cepat menjadi terbebani dengan editan pada salinan, desain, dan infrastruktur HTML backend. Tentu saja, proses persetujuan ini mengakibatkan pembuatan dan penerapan email yang panjang dan tidak efisien.

“Ada lebih banyak kendala karena lebih sedikit orang yang memiliki kemampuan untuk membuat email kami,” kata Adam Wilbur, Direktur Pemasaran di Scaled Agile. “Meskipun kami memiliki sistem desain templated saat itu, siapa pun yang ingin menyusun email membutuhkan pengetahuan HTML setidaknya sedikit.”

Akibatnya, departemen seperti penjualan dan SDM harus bekerja dengan seorang penulis salinan di Google Doc, lalu seorang desainer. Setelah itu, setiap email harus melalui beberapa putaran pengujian dan persetujuan eksekutif. Beberapa tim bahkan meneruskan dan memutuskan untuk mengirim email mereka sendiri, tanpa panduan dari tim pemasaran, untuk menghindari proses tersebut sepenuhnya.

“Semua ulasan dan revisi ini benar-benar membebani kami dan membuat departemen lain terlalu bergantung pada pemasaran untuk menyelesaikan pekerjaan,” tambah Adam. Mereka membutuhkan satu alat yang dapat digunakan oleh beberapa tim untuk mengirimkan konten email dan menghubungkan tautan ke orang yang tepat tanpa merusak proses atau template penting.

Semuanya berubah ketika Scaled Agile melihat hasil pemasaran dan komunikasi yang dapat mereka capai dengan menggunakan fitur yang ditawarkan oleh Taxi.

Solusi: Solusi dan proses email yang fleksibel dan mudah digunakan

Di atas kemudahan kolaborasi, tim Scaled Agile mencari mitra email untuk memberikan fleksibilitas kreatif dan proses yang mereka inginkan. Mereka melihat penyedia lain, tetapi masing-masing menghadirkan kendala mulai dari masalah privasi hingga jumlah kursi terbatas per lisensi.

Pada tahun 2019, Scaled Agile memulai dengan Taxi, menggunakan template email. Pada tahun 2022, sebagai bagian dari upaya rebranding mereka, mereka mengganti template email dengan versi yang diperbarui dan diperbarui sebagai bagian dari paket starter bisnis. Paket ini memberi Scaled Agile alat untuk menerapkan tampilan dan nuansa baru di semua email mereka, untuk mencocokkan merek baru mereka.

Dengan bantuan Taxi, tim pemasaran Scaled Agile mengonfigurasi lebih dari 80 email otomatis dalam waktu hanya beberapa minggu daripada bulan.

Saat ini, tim Scaled Agile menggunakan Taxi untuk secara konsisten mencapai KPI komunikasi mereka berkat proses yang kuat yang memberdayakan tim lain selain pemasaran untuk membuat pesan unik yang menyenangkan klien mereka (dan tetap pada merek).

Yang terbaik dari semuanya, masalah teknis hampir tidak ada. Kepemimpinan pemasaran Scaled Agile mengatakan bahwa mereka hanya perlu menghubungi dukungan Taxi sekali setelah implementasi karena platform ini “sangat mudah digunakan.”

Bagaimana Taxi for Email membantu Scaled Agile mendemokratisasi pembuatan email dan meningkatkan efisiensi

Dengan solusi Taxi dari Bird yang menggerakkan ekosistem email mereka, tim yang berbeda di Scaled Agile memiliki otonomi penuh atas apa yang dimasukkan ke dalam pesan internal atau eksternal.

Sebelum Bird, para administrator khawatir memberikan akses kepada pengguna—satu perubahan kecil bisa mengarah pada malam yang teknis. Sekarang, tim penjualan dan SDM dapat membuat email atau kampanye unik mereka sendiri tanpa khawatir merusak apa pun atau melibatkan pemangku kepentingan setiap kali edit dibutuhkan.

Akibatnya, tim pemasaran tidak terhalang dari tugas ulasan yang membosankan dan dapat bekerja pada inisiatif lain yang menghasilkan prospek dan pendapatan. Seperti yang diungkapkan Lauren Clark, Manajer Pemasaran Mitra di Scaled Agile, “Kemudahan kolaborasi menghilangkan banyak dugaan dalam proses.”

“Salah satu contoh ini yang nyata adalah seri email orientasi HR kami yang disebut ‘Tip of the Day,’” tambahnya. “Karyawan baru dikirimi email selama 30 hari dengan topik mulai dari program kesejahteraan kami hingga demo pengaturan tanda tangan email. Meskipun kami memiliki tim lintas fungsi dan kontraktor yang bekerja pada email ini, saya tidak pernah harus melihat satu pun.”

“Ini adalah ruang aman bagi pengguna untuk membuat, mengedit, dan meninjau bersama.”

Taxi secara signifikan mendemokratisasi proses peluncuran email di seluruh unit bisnis Scaled Agile. Dengan lebih banyak pembuat kolaborasi dalam satu ekosistem yang intuitif, perbaikan terlihat jelas dalam tiga kategori utama.

1. Proses menulis-mereview-menerapkan email lebih lancar dan lebih cepat

Dengan menggunakan Taxi, perusahaan telah memperpendek waktu penyelesaian untuk kampanye email dari beberapa minggu menjadi hanya beberapa jam. Kelincahan yang meningkat ini memungkinkan Scaled Agile untuk mendapatkan kampanye email yang saling terhubung dan drip berfungsi dengan cepat. Saat ini, upaya pemasaran dan penjualan perusahaan lebih dapat diskalakan dan lebih kompetitif di pasar.

“Alih-alih meminta seseorang menyusun salinan dalam dokumen bersama, mengirimkannya ke penulis salinan, lalu mengirimkannya kepada orang lain untuk persetujuan, kami telah mengurangi waktu siklus itu secara drastis,” jelas Lauren. “Karyawan hanya memasukkan ke dalam Taxi, membagikan email dengan seseorang untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan, dan selesai.”

Proses ulasan yang hidup dalam satu lokasi URL yang dihosting adalah jenis alur kerja yang dioptimalkan yang biasanya tidak Anda lihat dalam pemasaran. “Biasanya, mengeluarkan email dapat memakan waktu seminggu atau lebih, tergantung pada proses perusahaan,” tambah Eva. “Dengan Taxi, saya dapat mengeluarkan email dalam waktu hanya beberapa jam.”

Tidak mengherankan, Scaled Agile secara signifikan meningkatkan volume email yang dikirim di seluruh timnya tahun demi tahun dengan Taxi.

2. Kustomisasi mendalam dan dukungan meningkatkan produktivitas

“Apakah ini sesuai merek?” adalah pertanyaan yang tidak lagi perlu ditanyakan oleh tim Pemasaran Scaled Agile tentang email mereka. Sebagian alasan proses pembuatan email melalui beberapa lapisan pemasaran adalah bahwa konsistensi merek itu sulit.

Memastikan secara manual bahwa semua template dirancang dengan benar dan pedoman diikuti dapat menjadi tugas yang berat. Bahkan jika berjam-jam atau berhari-hari dihabiskan untuk tugas ini, semua itu tidak ada artinya jika departemen lain tidak mengikuti cetak biru.

Namun, sistem template email yang dapat disesuaikan dari Taxi melindungi merek Scaled Agile dari menjadi korban kesalahan desain, pelanggaran pesan, dan email yang tidak sesuai dengan merek. Tim pemasaran perusahaan memperbarui lebih dari 100 email dengan fitur kloning dan edit yang mudah digunakan, proses yang sebaliknya akan memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan.

“Sangat mudah untuk menyesuaikan email menggunakan versi induk dari kampanye saat ini atau sebelumnya dan mengkloningnya sesuai spesifikasi pelanggan yang Anda butuhkan,” kata Lauren. “Ini membantu strategi ABM kami bahwa, ‘Hey, kami dapat mengirimkan email yang jauh lebih disesuaikan dengan cepat. Kami tidak perlu menunggu.’ Desain tidak membuat header lagi. Kami yang hanya mengetiknya, yang sangat menyenangkan.”

Pendekatan yang disederhanakan ini berarti karyawan, kontraktor, dan pemangku kepentingan lainnya dapat berkreasi sebanyak mungkin tanpa melanggar pedoman merek yang sudah ditetapkan.

3. Pengujian A/B dan fungsi pencarian memberikan kejelasan pada konfigurasi kampanye

Pemasaran email memainkan peran besar dalam strategi komunikasi Scaled Agile yang sukses, sebagian besar karena puluhan uji yang mereka jalankan dan pelajari darinya. Pengujian memungkinkan kontrol versi email yang lebih ketat, yang memastikan tidak ada elemen branding liar yang dikirim kepada pelanggan atau prospek. Pengujian yang lebih baik telah menghasilkan proses peluncuran kampanye yang disederhanakan dan efisien untuk Scaled Agile.

Fitur pengujian dan jaminan kualitas (QA) Taxi memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melihat pratinjau email untuk desktop atau seluler secara real-time, bahkan saat orang lain melakukan edit tambahan. Fitur-fitur ini melengkapi Scaled Agile, sebuah perusahaan yang tidak pernah memiliki proses QA yang terformal, untuk melakukan lebih dari 55 pengujian dalam waktu kurang dari satu tahun pada elemen seperti baris subjek, gambar, segmen audiens, dan teks tombol.

“Jika saya perlu melakukan perubahan footer dalam seri 10 pesan, saya bisa segera menerjemahkannya di setiap email dengan mengedit template induk,” tambah Eva. “Ini sangat bermanfaat untuk email transaksional dan pengujian A/B bagi kami sekarang—jauh lebih baik daripada sebelumnya.”

Dengan katalog semua email yang dikirim di ujung jari mereka, karyawan Scaled Agile dapat memanfaatkan fungsi pencarian Taxi untuk mengakses kampanye sebelumnya dan menggunakan arsip besar mereka untuk meningkatkan keberhasilan masa depan.

Apa selanjutnya untuk Scaled Agile dan Taxi for Email dari Bird

Setelah implementasi Taxi dan rebranding terbaru, Scaled Agile telah memasuki keadaan nirvana email. Pemasaran tidak terhalang dan berkembang sekarang bahwa tidak ada yang terjebak dengan jam-jam pembuatan atau ulasan email.

Dengan lebih dari 100 template email yang kuat untuk karyawan di seluruh tim penjualan, pemasaran, dan SDM, kepemimpinan Scaled Agile berencana untuk membagi praktik lebih jauh dengan “Merek” yang akan digabungkan di bawah template email master mereka.

“Merek adalah opsi untuk membuat sub-template dari template induk Anda dan memodifikasi hal-hal tertentu,” jelas Eva. “Ketika template induk diperbarui, perubahan tersebut mempengaruhi semua Merek terkait. Jadi, alih-alih membuat template terpisah untuk Jepang, katakanlah, Anda akan memiliki Merek Jepang dari template induk.”

Dengan bantuan Taxi, Scaled Agile berada pada posisi yang baik untuk memperluas operasi emailnya untuk berbicara kepada audiens regional dan industri tertentu dan membuka potensi pendapatan yang lebih besar dalam jangka panjang.

Tentang Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. adalah penyedia SAFe®, sistem paling terpercaya di dunia untuk kelincahan bisnis. Melalui solusi terintegrasi yang membantu tim menemukan cara kerja yang lebih baik, Scaled Agile mendefinisikan kembali cara organisasi terkemuka dunia mengidentifikasi dan menyampaikan nilai pelanggan, memanfaatkan peluang yang muncul, dan meningkatkan hasil bisnis. Lebih dari 20.000 bisnis dan lembaga pemerintah mengandalkan SAFe dan Jaringan Mitra Global Scaled Agile untuk mempercepat inovasi digital dan bersaing di pasar yang berubah cepat. Pelajari lebih lanjut di scaledagile.com.

Tentang Bird

Bird adalah CRM berbasis AI untuk pemasaran, layanan, dan pembayaran.

Misi kami adalah menciptakan dunia di mana berkomunikasi dengan bisnis semudah berbicara dengan teman. Kami mendukung komunikasi antara bisnis dan pelanggan mereka — di seluruh saluran apa pun, selalu dengan konteks yang tepat, dan di setiap sudut planet. Jika Anda pernah memesan makanan siap saji, mengembalikan paket, menghubungi layanan pelanggan, atau meminta kode masuk, hampir pasti interaksi Anda didukung oleh teknologi Bird.

Platform kami, aplikasi kami, dan API kami membantu bisnis menyederhanakan percakapan melalui saluran yang disukai pelanggan mereka — seperti WhatsApp, Email, SMS, Voice, WeChat, Messenger, Instagram - dan membangun pengalaman yang kuat dan menarik. Fungsionalitas siap pakai dan keahlian omnichannel Bird memberi keuntungan bagi para pekerja pengetahuan dan membantu mereka produktif sejak awal, dengan alat untuk membangun kampanye pemasaran yang hebat, pengalaman layanan pelanggan, atau proses bisnis yang otomatis.