Mengikuti praktik terbaik ini akan membantu Anda memastikan persetujuan cepat untuk template Anda oleh WhatsApp sehingga Anda dapat mulai mengirim pesan.

1. Kategori Template Pesan WhatsApp

Pastikan bahwa pesan Anda termasuk dalam salah satu kategori berikut:

• Pembaruan Akun: Berikan pelanggan pembaruan tentang perubahan pada akun mereka.

• Pembaruan Peringatan: Kirim notifikasi tentang pembaruan pesanan atau layanan pengiriman.

• Pembaruan Janji Temu: Kirim pengingat dan konfirmasi janji temu.

• Balasan Otomatis: Kirim pesan otomatis selama Liburan Anda atau di luar jam kerja.

• Penyelesaian Masalah: Tanggapi pertanyaan, masalah atau informasi yang dibutuhkan pelanggan dari Anda.

• Pembaruan Pembayaran: Konfirmasi bahwa pembayaran telah diproses dengan sukses.

• Pembaruan Keuangan Pribadi: Pembaruan pelanggan mengenai pertanyaan keuangan pribadi.

• Pembaruan Reservasi: Jaga pelanggan agar tetap tahu dengan reservasi mereka. 

• Pembaruan Pengiriman: Kirim pembaruan pengiriman untuk pembelian atau pesanan baru.

• Pembaruan Tiket: Konfirmasi dan kirim status pembaruan tiket.

• Pembaruan Transportasi: Pembaruan pelanggan mengenai tiket terkait transportasi.
  ‍

2. Kesalahan Tata Bahasa dan Pemilihan Bahasa

Ejaan yang salah dan kesalahan tata bahasa dapat secara otomatis menandai pesan Anda sebagai spam atau tidak dapat dipercaya. Pastikan untuk memeriksa — dan periksa dua kali — ejaan pesan Anda sebelum mengirimkannya.

Template Pesan Anda juga harus sesuai dengan bahasa yang Anda pilih. Jika Anda mengirim pesan dalam Bahasa tetapi Anda memilih bahasa Inggris sebagai bahasa pesan, pesan Anda akan otomatis ditolak. Berikut adalah daftar bahasa yang didukung oleh WhatsApp.

3. Aturan Pemformatan

Ini adalah pedoman pemformatan yang harus diikuti saat menulis Template Pesan Anda:

1. Penamaan template: Nama template pesan Anda hanya boleh berisi karakter alfanumerik kecil dan garis bawah (misalnya account_update_1) Pastikan nama template pesan Anda jelas. 

2. Ukuran template: Pesan memiliki batasan 1024 karakter dan tidak dapat menyertakan baris baru, tab atau lebih dari 4 karakter berturut-turut.

3. Harus berbasis teks: huruf, digit, karakter khusus, emoji, dan format spesifik WhatsApp.

WhatsApp juga memungkinkan Anda memformat teks yang dipilih di dalam pesan Anda dengan Tebal, Miring, Coret, atau Monospace:

4. Variabel untuk Template Pesan Anda

Template Pesan menggunakan placeholder bernomor '{{x}}' untuk setiap variabel dalam pesan. Setiap variabel dapat diganti dengan teks yang berisi huruf, digit, karakter khusus, atau spasi. 

Untuk contoh kami, {{1}} adalah nama pelanggan, {{2}} adalah seberapa sering perusahaan mengirimkan kepada pelanggan, {{3}} adalah ID pelatihan dari klien tersebut.

Berikut adalah cara yang perlu diajukan untuk persetujuan di Sandbox kami:

"Hi {{1}}! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan pembaruan {{2}} dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk secara online menggunakan ID pelatihan Anda {{3}}. Tetap bugar!"

Berikut adalah bagaimana pesan Pendaftaran Akun akan terlihat:

"Hi Anna! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan pembaruan mingguan dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk secara online menggunakan ID pelatihan Anda 1234. Tetap bugar!"

Untuk bantuan tambahan dalam menulis pesan WhatsApp Anda, lihat panduan ini.

5. Menggunakan URL untuk pesan Anda

WhatsApp merekomendasikan mengirim tautan atau URL dari domain bisnis Anda. Misalnya, jika Anda berbagi tautan produk, Anda harus berbagi URL lengkap: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

Kami tidak merekomendasikan menggunakan Tautan Pendek atau pemendek URL pihak ketiga seperti Bitly: https://bit.ly/3t8RDEj

6. Aturan 24 jam

Pahami bagaimana Jendela Pelayanan Pelanggan 24 jam bekerja dan ikuti aturan keterlibatan. Anda dapat mengobrol dengan seseorang hingga 24 jam setelah pelanggan pertama kali memulai obrolan dengan Anda. Di luar Jendela Pelayanan Pelanggan, Anda harus hanya mengirim pesan melalui Template Pesan yang disetujui. Mengirim jenis pesan lainnya dapat menyebabkan akun Anda ditandai atau diblokir.

7. Aturan Opt-in

Anda harus menerima opt-in ekspres dari pengguna akhir sebelum Anda dapat mulai mengirim pesan Template WhatsApp. Opt-in tidak dapat dianggap dan harus disetujui oleh pengguna akhir. Opt-in harus 

• Dengan jelas menyatakan bahwa orang tersebut menyetujui untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp

• Dengan jelas menyatakan nama bisnis Anda

Bersikap spesifik dalam pesan Anda dan gunakan bahasa yang jelas. Contoh:

“Untuk menerima (faktur elektronik dan notifikasi pengiriman) ke (+31 XXX XXX) dari MessageBird, silakan balas ya”

Pelanggaran aturan ini dapat menyebabkan akun/nomor Anda diblokir. Jika Anda masih belum yakin, baca panduan WhatsApp kami untuk opt-in pelanggan.

8. Jangan kumpulkan data pelanggan atau coba jalankan promosi

WhatsApp secara perlahan meluncurkan template pesan promosi dan pemasaran baru dimulai di Indonesia dan Meksiko; Namun, jika Anda mengirim pesan di luar wilayah tersebut kami menyarankan untuk menghindari up-selling, kode kupon, pesan cold-call atau mengirim tautan dengan jajak pendapat untuk mengumpulkan data pelanggan; jika tidak, akun Anda dapat ditandai atau diblokir. 

9. Otomatisasi obrolan dengan jalur eskalasi

Anda dapat menggunakan chatbot dan otomatisasi obrolan untuk merespons dalam Jendela Pelayanan Pelanggan, tetapi Anda diwajibkan untuk menyiapkan jalur eskalasi yang jelas dan langsung ke agen manusia.

Jalur eskalasi ini termasuk:

• Pemindahan Agen Manusia Dalam Obrolan

• Nomor telepon

• Email

• Dukungan web (di situs web bisnis)

• Kunjungan di toko (contoh: kunjungi toko ritel, cabang bank)

• Formulir dukungan

10. Tingkatkan kualitas pesan Anda dari rendah ke sedang dalam 7 hari

WhatsApp melacak kualitas dari pesan Anda sebagai rendah (merah), sedang (medium) atau tinggi (hijau). 

Jika Anda tidak dapat meningkatkan peringkat kualitas pesan Anda dari rendah ke sedang dalam jangka waktu 7 hari, WhatsApp akan menonaktifkan template Anda dan mencegah Anda mengirim pesan baru atau bahkan menolak yang lainnya.