Mengikuti praktik terbaik ini akan membantu Anda memastikan persetujuan cepat untuk template Anda oleh WhatsApp sehingga Anda dapat mulai mengirim pesan.

1. Kategori Template Pesan WhatsApp

Pastikan bahwa pesan Anda masuk dalam salah satu kategori berikut:

• Pembaruan Akun: Berikan pembaruan kepada pelanggan tentang perubahan pada akun mereka.

• Pembaruan Peringatan: Kirim pemberitahuan tentang pembaruan pesanan atau layanan pengiriman.

• Pembaruan Janji Temu: Kirim pengingat dan konfirmasi janji temu.

• Balasan Otomatis: Kirim pesan otomatis selama Hari Libur atau di luar jam kerja.

• Resolusi Masalah: Tanggapi pertanyaan, masalah, atau informasi yang dibutuhkan pelanggan dari Anda.

• Pembaruan Pembayaran: Konfirmasi bahwa pembayaran telah berhasil diproses.

• Pembaruan Keuangan Pribadi: Berikan pembaruan kepada pelanggan tentang pertanyaan keuangan pribadi.

• Pembaruan Reservasi: Jaga pelanggan tetap terinformasi dengan reservasi mereka. 

• Pembaruan Pengiriman: Kirim pembaruan pengiriman untuk pembelian atau pesanan baru.

• Pembaruan Tiket: Konfirmasi dan kirim status pembaruan tiket.

• Pembaruan Transportasi: Berikan pembaruan kepada pelanggan tentang tiket terkait transportasi.
  ‍

2. Kesalahan Tata Bahasa dan Pemilihan Bahasa

Kesalahan pengejaan dan tata bahasa dapat secara otomatis menandai pesan Anda sebagai spam atau tidak dapat dipercaya. Pastikan untuk memeriksa — dan memeriksa kembali — ejaan pesan Anda sebelum mengirimkannya.

Template Pesan Anda juga harus sesuai dengan bahasa yang telah Anda pilih. Jika Anda mengirim pesan dalam Bahasa namun memilih Bahasa Inggris sebagai bahasa pesan, pesan Anda akan secara otomatis ditolak. Berikut adalah daftar bahasa yang didukung oleh WhatsApp.

3. Aturan Pemformatan

Berikut adalah pedoman pemformatan yang harus diikuti saat menulis Template Pesan Anda:

1. Penamaan template: Nama template pesan Anda hanya dapat berisi huruf kecil alfanumerik dan garis bawah (mis. account_update_1). Buat nama template pesan Anda jelas. 

2. Ukuran template: Pesan memiliki batasan 1024 karakter dan tidak boleh menyertakan baris baru, tab, atau lebih dari 4 karakter berurutan.

3. Harus berbasis teks: huruf, angka, karakter khusus, emoji, dan format khusus WhatsApp.

WhatsApp juga memungkinkan Anda untuk memformat teks pilihan di dalam pesan Anda dengan Tebal, Italic, Coret, atau Monospace:

4. Variabel untuk Template Pesan Anda

Template Pesan menggunakan tempat penampung bernomor '{{x}}' untuk setiap variabel dalam pesan. Setiap variabel dapat diganti dengan teks yang berisi huruf, angka, karakter khusus, atau spasi. 

Untuk contoh kami, {{1}} adalah nama pelanggan, {{2}} adalah seberapa sering perusahaan mengirim ke pelanggan, {{3}} adalah ID pelatihan dari klien tertentu itu.

Berikut adalah bagaimana itu perlu diajukan untuk persetujuan di Sandbox kami:

"Hi {{1}}! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan pembaruan {{2}} dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk online menggunakan ID pelatihan Anda {{3}}. Tetap bugar!"

Berikut adalah seperti apa pesan Pendaftaran Akun:

"Hi Anna! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan pembaruan mingguan dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk online menggunakan ID pelatihan Anda 1234. Tetap bugar!"

Untuk bantuan tambahan dalam menulis pesan WhatsApp, lihat panduan ini.

5. Menggunakan URL untuk pesan Anda

WhatsApp merekomendasikan mengirimkan tautan atau URL dari domain bisnis Anda. Misalnya, jika Anda membagikan tautan produk, Anda harus membagikan URL lengkapnya: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

Kami tidak merekomendasikan penggunaan Short Links atau pemendek URL pihak ketiga seperti Bitly: https://bit.ly/3t8RDEj

6. Aturan 24 jam

Pahami bagaimana Jendela Layanan Pelanggan 24 jam bekerja dan ikuti aturan keterlibatan. Anda dapat mengobrol dengan seseorang hingga 24 jam setelah pelanggan pertama kali memulai obrolan dengan Anda. Di luar Jendela Layanan Pelanggan, Anda harus hanya mengirim pesan melalui Template Pesan yang disetujui. Mengirim jenis pesan lain dapat menyebabkan akun Anda ditandai atau diblokir.

7. Aturan Opt-in

Anda harus menerima persetujuan eksplisit dari pengguna akhir sebelum Anda dapat mulai mengirim pesan Template WhatsApp. Opt-in tidak dapat dianggap dan harus disetujui oleh pengguna akhir. Persetujuan tersebut harus 

• Secara jelas menyatakan bahwa orang tersebut memilih untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp

• Menyatakan dengan jelas nama bisnis Anda

Jadilah spesifik dalam pesan Anda dan gunakan bahasa yang jelas. Contoh:

“Untuk menerima (e-faktur dan pemberitahuan pengiriman) ke (+31 XXX XXX) dari MessageBird, silakan balas ya”

Pelanggaran aturan ini dapat menyebabkan akun/nomor Anda diblokir. Jika Anda masih tidak yakin, baca pedoman WhatsApp kami untuk persetujuan pelanggan.

8. Jangan mengumpulkan data pelanggan atau mencoba menjalankan promosi

WhatsApp perlahan meluncurkan template pesan promosi dan pemasaran baru dimulai di Indonesia dan Meksiko; namun, jika Anda mengirim pesan di luar wilayah tersebut kami menyarankan untuk menghindari upselling, kode kupon, pesan harapan dingin atau mengirimkan tautan dengan survei untuk mengumpulkan data pelanggan jika tidak, akun Anda dapat ditandai atau diblokir. 

9. Otomasi obrolan dengan jalur eskalasi

Anda dapat menggunakan chatbot dan otomatisasi obrolan untuk merespons dalam Jendela Layanan Pelanggan, tetapi Anda diharuskan menyiapkan jalur eskalasi yang jelas dan langsung kepada agen manusia.

Jalur eskalasi ini termasuk:

• Transfer Agen Manusia dalam Obrolan

• Nomor telepon

• Email

• Dukungan web (di situs web bisnis)

• Kunjungan di toko (contoh: kunjungi toko ritel, cabang bank)

• Formulir dukungan

10. Tingkatkan kualitas pesan Anda dari rendah menjadi sedang dalam 7 hari

WhatsApp melacak kualitas pesan Anda sebagai rendah (merah), sedang (medium), atau tinggi (hijau). 

Jika Anda tidak dapat meningkatkan rating kualitas pesan Anda dari rendah menjadi sedang dalam jangka waktu 7 hari, WhatsApp akan menonaktifkan template Anda dan mencegah Anda mengirim pesan baru atau bahkan menolak yang lain.