Mengikuti praktik terbaik ini akan membantu Anda memastikan persetujuan cepat dari template Anda oleh WhatsApp sehingga Anda dapat mulai mengirim pesan.

1. Kategori Template Pesan WhatsApp

Pastikan pesan Anda termasuk dalam salah satu kategori berikut:

• Pembaruan Akun: Berikan pelanggan pembaruan tentang perubahan pada akun mereka.

• Pembaruan Peringatan: Kirim pemberitahuan tentang pembaruan pesanan atau layanan pengiriman.

• Pembaruan Janji: Kirim pengingat dan konfirmasi janji temu.

• Balasan Otomatis: Kirim pesan otomatis selama liburan Anda atau di luar jam kerja.

• Penyelesaian Masalah: Tanggapi pertanyaan, masalah, atau informasi yang pelanggan butuhkan dari Anda.

• Pembaruan Pembayaran: Konfirmasi bahwa pembayaran telah berhasil diproses.

• Pembaruan Keuangan Pribadi: Pembaruan pelanggan tentang pertanyaan keuangan pribadi.

• Pembaruan Reservasi: Pastikan pelanggan tetap terbarui dengan reservasi mereka. 

• Pembaruan Pengiriman: Kirim pembaruan pengiriman pada pembelian atau pesanan baru.

• Pembaruan Tiket: Konfirmasi dan kirim status pembaruan tiket.

• Pembaruan Transportasi: Pembaruan pelanggan tentang tiket terkait transportasi.
  ‍

2. Kesalahan Tata Bahasa dan Pemilihan Bahasa

Kesalahan ejaan dan tata bahasa dapat secara otomatis menandai pesan Anda sebagai spam atau tidak dapat dipercaya. Pastikan untuk memeriksa — dan periksa dua kali — ejaan pesan Anda sebelum mengirimkannya.

Template Pesan Anda juga harus sesuai dengan bahasa yang Anda pilih. Jika Anda mengirim pesan dalam Bahasa Indonesia, tetapi Anda memilih bahasa Inggris sebagai bahasa pesan, pesan Anda akan ditolak secara otomatis. Berikut adalah daftar bahasa yang didukung oleh WhatsApp.

3. Aturan Pemformatan

Ini adalah panduan pemformatan yang harus diikuti saat menulis Template Pesan Anda:

1. Penamaan template: Nama template pesan Anda hanya dapat mengandung alfanumerik huruf kecil dan garis bawah (misalnya account_update_1). Buat nama template pesan Anda jelas. 

2. Ukuran template: Pesan memiliki batasan 1024 karakter dan tidak dapat menyertakan baris baru, tab, atau lebih dari 4 karakter berturut-turut.

3. Harus berbasis teks: huruf, digit, karakter khusus, emoji, dan format khusus WhatsApp.

WhatsApp juga memungkinkan Anda memformat teks yang dipilih di dalam pesan Anda dengan Bold, Italic, Strikethrough, atau Monospace:

4. Variabel untuk Template Pesan Anda

Template Pesan menggunakan placeholder bernomor '{{x}}' untuk setiap variabel dalam pesan. Setiap variabel dapat diganti dengan teks yang mengandung huruf, digit, karakter khusus, atau spasi. 

Untuk contoh kita, {{1}} adalah nama pelanggan, {{2}} adalah seberapa sering perusahaan mengirimkan kepada pelanggan, {{3}} adalah ID pelatihan dari klien tersebut.

Ini adalah cara yang perlu diajukan untuk persetujuan di Sandbox kita:

"Hi {{1}}! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan Anda pembaruan {{2}} dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk daring menggunakan ID pelatihan Anda {{3}}. Tetap fit!"

Ini adalah tampilan pesan Pendaftaran Akun:

"Hi Anna! Terima kasih telah memulai rencana pelatihan pribadi Anda. Kami akan mengirimkan Anda pembaruan mingguan dengan jadwal baru Anda. Anda dapat masuk daring menggunakan ID pelatihan Anda 1234. Tetap fit!"

Untuk bantuan tambahan dalam menulis pesan WhatsApp Anda, lihat panduan ini.

5. Menggunakan URL untuk pesan Anda

WhatsApp merekomendasikan mengirim tautan atau URL dari domain bisnis Anda. Misalnya, jika Anda berbagi tautan produk, Anda harus membagikan URL lengkap: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

Kami tidak merekomendasikan menggunakan Link Pendek atau pemendek URL pihak ketiga seperti Bitly: https://bit.ly/3t8RDEj

6. Aturan 24 jam

Pahami bagaimana Jendela Layanan Pelanggan 24 jam bekerja dan ikuti aturan keterlibatan. Anda dapat mengobrol dengan seseorang selama 24 jam setelah pelanggan pertama kali memulai percakapan dengan Anda. Di luar Jendela Layanan Pelanggan, Anda harus hanya mengirim pesan melalui Template Pesan yang disetujui. Mengirim jenis pesan lain dapat menyebabkan akun Anda ditandai atau diblokir.

7. Aturan Opt-in

Anda harus menerima opt-in eksplisit dari pengguna akhir sebelum Anda dapat mulai mengirim pesan Template WhatsApp. Opt-in tidak dapat diasumsikan dan harus disetujui oleh pengguna akhir. Opt-in harus 

• Jelaskan dengan jelas bahwa seseorang memilih untuk menerima pesan dari Anda melalui WhatsApp

• Sebutkan dengan jelas nama bisnis Anda

Jadilah spesifik dalam pesan Anda dan gunakan bahasa yang jelas. Contoh:

“Untuk menerima (e-invoice dan pemberitahuan pengiriman) ke (+31 XXX XXX) dari MessageBird, silakan balas ya”

Pelanggaran aturan ini dapat menyebabkan akun/nomor Anda diblokir. Jika Anda masih ragu, baca pedoman WhatsApp kami untuk opt-in pelanggan.

8. Jangan mengumpulkan data pelanggan atau mencoba mengadakan promosi

WhatsApp secara perlahan meluncurkan template pesan promosi dan pemasaran baru mulai di Indonesia dan Meksiko; namun, jika Anda mengirim pesan di luar wilayah tersebut, kami menyarankan agar tidak melakukan upselling, kode kupon, pesan dingin, atau mengirim tautan dengan survei untuk mengumpulkan data pelanggan, jika tidak, akun Anda bisa ditandai atau diblokir. 

9. Otomatisasi obrolan dengan jalur eskalasi

Anda dapat menggunakan chatbot dan otomatisasi obrolan untuk merespons dalam Jendela Layanan Pelanggan, tetapi Anda diharuskan untuk menyusun jalur eskalasi yang jelas dan langsung ke agen manusia.

Jalur eskalasi ini mencakup:

• Transfer Agen Manusia Dalam Obrolan

• Nomor telepon

• Email

• Dukungan web (di situs web bisnis)

• Kunjungan ke toko (contoh: kunjungi toko ritel, cabang bank)

• Formulir dukungan

10. Tingkatkan kualitas pesan Anda dari rendah ke menengah dalam 7 hari

WhatsApp melacak kualitas pesan Anda sebagai rendah (merah), menengah (medium) atau tinggi (hijau). 

Jika Anda tidak dapat meningkatkan peringkat kualitas pesan Anda dari rendah ke menengah dalam periode 7 hari, WhatsApp akan menonaktifkan template Anda dan mencegah Anda mengirim pesan baru atau bahkan menolak yang lainnya.