Apa Itu Email yang Sensitif Terhadap Waktu?
Baik Anda mengirim email promosi atau transaksi (atau keduanya), pengirim email sering kali tidak berpikir untuk mempertimbangkan apa artinya mengatakan bahwa email itu “sensitif terhadap waktu,” kecuali untuk mengharapkan bahwa itu harus tiba tanpa penundaan. Lagipula, kita sering kali berpikir bahwa semua email bersifat sensitif terhadap waktu. Ketersegeraan media ini mendorong gagasan bahwa setiap email tepat waktu seperti yang lainnya, dan bahwa semuanya sensitif terhadap waktu dengan cara yang sama.
Tapi kenyataannya adalah bahwa waktu optimum untuk pesan email dapat bervariasi secara signifikan, tergantung pada jenis pesan. Mendapatkan waktu yang tepat sangat penting dalam dunia digital yang penuh dengan gangguan dan dipenuhi dengan kompetisi. Faktanya, ketika berbicara tentang menyampaikan pesan yang relevan, mencapai kotak masuk pada saat yang tepat bisa sama pentingnya dengan mengoptimalkan subjek atau menyesuaikan konten pesan.
Ini berarti “sensitif terhadap waktu” bukan hanya eufemisme untuk “sangat penting!” Ketika kita berbicara tentang “email yang sensitif terhadap waktu,” kita maksudkan email mana pun di mana pengiriman pada titik waktu tertentu secara langsung memengaruhi nilai pesan tersebut.
Kenapa Email yang Sensitif Terhadap Waktu Berfungsi
Keuntungan besar dari mendapatkan waktu email yang tepat adalah bahwa itu memastikan pesan Anda sampai kepada penerima pada saat mereka paling receptif terhadap kontennya. Ingat “empat P” klasik dalam pemasaran? Produk, Harga, dan Promosi semua langsung diterapkan pada konten email. Ketika kita menambahkan pengiriman email pada waktu yang tepat, kita kini memiliki Tempat juga.
Jadi, dengan mendapatkan waktu yang tepat, email yang sensitif terhadap waktu…
Memungkinkan Anda menjangkau penerima pada saat mereka paling terbuka, terutama jika wawasan berbasis data dari interaksi sebelumnya mendorong email tersebut.
Mendorong perasaan ketepatan waktu, kesesuaian, dan relevansi—bukan spam.
Menciptakan rasa urgensi yang mendorong tanggapan terhadap promosi atau membangun buzz sebelum acara.
Menunjukkan bahwa Anda terlibat, komunikatif, dan memahami kebutuhan pelanggan Anda.
Contoh Email yang Sensitif Terhadap Waktu
Tidak mengejutkan, banyak pesan yang sensitif terhadap waktu adalah bentuk email yang dipicu. Contoh-contoh tipikal meliputi:
Salah satu contoh jelas dari email yang sensitif terhadap waktu adalah pesan yang dikirim segera setelah kejadian pemicu atau isyarat lain, dan diantisipasi oleh penerima. Contoh? Email sambutan dan konfirmasi, pengaturan ulang password, peringatan keamanan, dan sejenisnya. Semakin segera pengirimannya, semakin besar kemungkinan pesan tersebut memperkuat kepercayaan dan mendorong langkah-langkah berikutnya yang diperlukan.
Sebaliknya, waktu optimum untuk pengiriman terkadang tertunda atau dibarengi dari tindakan awal. Email-email ini dikirim setelah jangka waktu tertentu, yang berkisar dari menit hingga hari, bahkan bulan dan tahun. Contoh termasuk email tindak lanjut dan pengingat, seperti pengingat keranjang belanja yang ditinggalkan, pemberitahuan tenggat waktu dan jatuh tempo, atau promosi berlangganan ulang untuk pelanggan lama.
Email berdasarkan tanggal berhubungan dengan tanggal-tanggal kunci di kalender konsumen, dan juga dikirim sebelum atau setelah tanggal tersebut. Email ulang tahun dan perayaan, pengingat berbasis waktu, promosi liburan, dan peringatan keanggotaan atau diskon yang akan segera berakhir hanya beberapa contoh.
Email penawaran terbatas adalah promosi klasik yang memberikan penerima batas waktu atau batasan lain (“selama persediaan masih ada!”) di mana mereka harus bertindak. Contohnya bisa berupa apa saja dari pemberitahuan penjualan mendesak hingga promosi undian. Namun, agar pesan-pesan seperti ini berfungsi, mereka perlu sampai dalam jangka waktu yang sempit yang mendorong urgensi tetapi masih memberikan waktu yang cukup bagi penerima untuk mengambil tindakan. Juga penting untuk menggunakan ini dengan bijaksana; kita semua telah melihat contoh pemasar yang terlalu sering menggunakan tawaran waktu terbatas dan membuat kita kebal terhadap pesan sensitif waktu.
Email berbasis acara biasanya relevan hanya dalam kerangka waktu terbatas dari acara yang relevan. Jenis pesan ini sering digunakan untuk acara olahraga atau hiburan, webinar atau konferensi bisnis, dan sejenisnya. Tergantung pada konten pesan, email-email ini memiliki jendela terbatas untuk tiba sebelum, selama, atau setelah acara. Contohnya termasuk pengingat sesi saat di konvensi, atau kupon untuk toko suvenir stadion di acara olahraga.
Jenis email sensitif terhadap waktu terakhir tidak selalu dipicu oleh tindakan konsumen atau tanggal kalender tetap, tetapi sebagai respons terhadap perkembangan eksternal yang memiliki masa berlaku terbatas begitu diaktifkan. Melaporkan berita penting adalah contoh klasik. Contoh lain termasuk pemberitahuan regulasi seperti notifikasi kepada pemegang saham atau peringatan kepada karyawan yang memerlukan pengiriman dalam jangka waktu tertentu.
Ambil Langkah Selanjutnya dengan Email yang Sensitif Terhadap Waktu
Saya harap Anda telah melihat mengapa penting untuk merencanakan dan menerapkan program email Anda untuk memastikan bahwa waktu dan ritme pengiriman pesan mencerminkan niat yang strategis dan tujuan, bukan sekadar “kapan pun itu tiba.”
Tentu saja, sifat asinkron dari email dan jaringan heterogen yang dilaluinya berarti beberapa faktor akan berada di luar kendali Anda. Namun, strategi yang tepat, dipadukan dengan layanan pengiriman email seperti SparkPost yang memiliki tingkat pengiriman yang baik dan memiliki elastisitas untuk berkembang sesuai permintaan, membantu memastikan bahwa pesan-pesan sensitif waktu Anda mencapai kotak masuk pada saat yang tepat.