Il est difficile de croire que cela fait déjà sept semaines que nous travaillons à domicile. Lorsque le gouvernement néerlandais a annoncé pour la première fois le 12 mars 2020 que tout le monde devait rester chez soi si possible, nous sommes immédiatement passés à l'action.
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C'est difficile à croire que nous travaillons déjà à domicile depuis sept semaines. Lorsque le gouvernement néerlandais a annoncé pour la première fois le 12 mars 2020 que tout le monde devait rester chez soi si possible, nous sommes immédiatement passés à l'action. En moins de 30 minutes, notre CEO Robert Vis avait envoyé un message à tous les Birds dans le monde entier, leur demandant de prendre leurs ordinateurs portables, chargeurs, et autres objets essentiels chez eux ce jour-là — car à partir de ce soir-là, tous nos bureaux seraient fermés.
En une nuit (littéralement), nous sommes passés au télétravail complet pour plus de 350 personnes réparties dans huit bureaux à l'échelle mondiale !
En tant qu'entreprise, nous surveillons de près la pandémie de coronavirus et faisons tout notre possible pour en prévenir la propagation, et surtout, protéger la santé et le bien-être de nos employés. Nous sommes fiers de notre réaction rapide ; et alors que nous nous préparons maintenant pour la prochaine phase du télétravail, nous voulions partager quelques-unes des leçons que nous avons apprises et ce que nous avons fait pour préparer nos employés et équipes au succès virtuel. Après tout, nous sommes #ensemble.
Work From Home (WFH) Guidelines
Alors qu'il semblait de plus en plus probable qu'un scénario de « confinement intelligent » entre en vigueur pour les pays du monde entier, nous nous sommes concentrés sur la façon d'aider rapidement et efficacement nos équipes à passer au télétravail. Nous avons créé des guides de bonnes pratiques pour les Birds et les managers, ainsi que pour les parents et les soignants qui faisaient face à des défis supplémentaires pour équilibrer la nouvelle réalité professionnelle. Ces directives nous ont aidés à nous assurer que nous maintenions notre style de travail Bird tout en soutenant la flexibilité nécessaire pour réussir le télétravail (WFH).
Maîtrisez la technologie
Gardez les comms flowing
Chez Bird, nous essayons toujours d'être aussi transparents que possible. Être clair et direct nous aide à maintenir la vitesse et à nous assurer que nous allons tous dans la même direction. Dans une situation aussi unique, nous avons estimé qu'il était important de porter nos communications internes au niveau supérieur — partager l'information plus rapidement et en temps réel, y compris les incertitudes.
TOUTES MAINS GLOBALES :
Nous avons commencé à organiser nos réunions globales "Toutes Mains" sur une base hebdomadaire. Ces réunions à l'échelle de l'entreprise avaient été introduites lorsque nous n'étions que 30 personnes, et depuis lors, elles sont devenues une figure mensuelle dans nos calendriers. En tant qu'entreprise mondiale, celles-ci commencent habituellement à 13h00 CET, et durent généralement entre 60 et 90 minutes; en les déplaçant à une cadence hebdomadaire, nous les avons rendues plus courtes (30 minutes) et, au final, plus percutantes. Nous gardons la même structure de contenu — présenter nos nouveaux Birds, partager des mises à jour commerciales, célébrer les étapes, donner des remerciements, et renforcer l'alignement autour de notre stratégie d'entreprise. Nous avons toujours une session de questions-réponses ouverte à la fin où nous lisons et répondons à toutes les questions (sans filtre). Nous les capturons ensuite dans une FAQ que nous partageons sur notre hub de communications internes afin que chacun puisse revoir et réfléchir aux réponses. Nous pensons que cela aide également nos managers à fournir plus de détails et de contexte à leurs équipes sur les sujets qui les intéressent le plus.
UN NOUVEAU BULLETIN HEBDOMADAIRE :
Nous avons lancé un nouveau bulletin mondial hebdomadaire pour partager des mises à jour clés sur COVID-19, des informations commerciales, des nouvelles des personnes et des équipes ainsi que des informations financières. Mais la section la plus lue dans ce bulletin est notre "WFH Vlog" en cours où nous mettons en avant trois Birds qui nous emmènent à l'intérieur de leurs nids WFH. De notre CFO construisant un espace de travail dédié sous sa table à manger avec ses trois filles à notre General Counsel faisant une course avec son fils sur un tricycle dans le jardin, ils sont toujours un peu joueurs et contiennent des suggestions originales sur comment rendre le travail à distance un succès. La meilleure partie : ils taguent trois autres personnes qui sont les prochaines à faire de même la semaine suivante.
SYNCHRONISATIONS AVEC LES MANAGERS GLOBAUX :
Il est important pour nous de continuer à bâtir notre communauté de leadership à mesure que nous nous adaptons à diriger des équipes distribuées. Pour y parvenir, nous réunissons nos leaders mondiaux chaque mercredi pour discuter des sujets organisationnels et humains importants, et répondre à toutes les questions.
AMÉLIORATION DE NOS CANAUX IC :
La clé des communications internes est qu'elles doivent être faciles — faciles à comprendre, à trouver et à partager. Tout au long de cette pandémie, nous nous sommes concentrés sur l'optimisation de nos canaux de communication internes pour nous assurer que tous les Birds puissent trouver les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, et de la manière dont ils en ont besoin. Notre hub IC (surnommé The Kiwi) est notre canal central pour toutes les informations — les Birds peuvent tout trouver ici : les dernières mesures gouvernementales et des autorités sanitaires, les plans de continuité des affaires, les restrictions de voyage, les FAQ, les guides WFH, nos bulletins hebdomadaires, et toutes les annonces mondiales et régionales. Tous les canaux de communication renvoient nos équipes vers ce hub.
Essayez de le garder frais et amusant
Nous ne serions pas Bird si nous n’introduisions pas un peu de plaisir dans notre quotidien. C'est pourquoi nous avons ajouté un canal IC supplémentaire — The BirdFeed — où nous partageons des recettes saines, nos listes de lecture Spotify préférées, des séries et des films à regarder en boucle, et les meilleurs livres à lire. Nous organisons également des séances de méditation virtuelles et des entraînements intenses animés par nos propres entraîneurs internes. Nous avons même une bibliothèque numérique Bird University où nous partageons des cours en ligne pour que les gens continuent à travailler sur leur développement et leur croissance personnelle.
Définir les bonnes attentes
La COVID-19 nous a tous bouleversés, et cette période d’incertitude a été aggravée par la nécessité d’adopter une routine totalement nouvelle — un nouveau «normal» — où nos vies personnelles et professionnelles se sont entièrement mélangées. C'est difficile de tout équilibrer.
Ainsi, en tant qu'entreprise, nous avons essayé de définir les bonnes attentes. La chose la plus importante que nous puissions encourager nos Birds à faire est de prendre une pause ! Prévoyez du temps pour faire de l'exercice, lire, essayer une nouvelle recette ou s'arrêter pour une tasse de café. Prenez du temps libre et éloignez-vous complètement de votre ordinateur portable pendant un jour ou plus. La santé mentale et le bien-être de nos Birds sont très importants — pour nous, leurs amis, et surtout leur famille. Pour les soutenir davantage, nous offrons du coaching pour les individus et les équipes sur la manière de faire face à la situation COVID-19.
Intégration virtuelle
Malgré ces circonstances de travail inhabituelles, nous restons concentrés sur la croissance de l'entreprise. Nous continuons à rechercher et à recruter les meilleurs talents de l'industrie, avec tous les entretiens réalisés virtuellement. Bien que nous aimions amener tous les nouveaux arrivants à notre siège à Amsterdam pour démarrer leur intégration, nous avons dû trouver un moyen différent pour les aider à monter en puissance. Dans le monde entier, tous les Birds nouvellement embauchés reçoivent le MessageBird starter pack, comprenant un ordinateur portable, des "swag" de marque et des écouteurs antibruit. Nous avons également lancé une nouvelle application numérique d'intégration et un outil de formation qui permet aux Birds d'explorer tout, de notre culture et nos bureaux à nos produits et stratégie commerciale, directement depuis leur téléphone mobile. Et nous avons également conçu des kits d'intégration virtuelle pour les nouvelles recrues ainsi que pour leurs managers, afin d'assurer un accueil en douceur dans la famille MessageBird.
En attente
Nous ne le nierons pas — nous sommes ravis de retourner dans nos bureaux. Nos équipes, collègues, déjeuners et bières du vendredi nous manquent. Mais la vérité, c'est que nous ne savons pas si nous pourrons revenir dans trois semaines ou trois mois. Bien que nous nous préparions à toutes les éventualités, notre principal objectif est de continuer à faire fonctionner la réalité d'aujourd'hui. Nous gardons notre culture vivante à chaque point de contact, suivons le rythme et faisons des progrès — en fait, nous faisons tout simplement en sorte que ça fonctionne pour « faire avancer les choses ».
Donc, jusqu'à ce que nous puissions revenir en toute sécurité au bureau, assurons-nous de rester connectés, de partager les meilleures pratiques et de nous soutenir mutuellement pendant cette période. Chez MessageBird, nous croyons au pouvoir des différentes perspectives (et idées) ! Donc, si vous avez des conseils, astuces ou vos propres leçons apprises, nous serions ravis de les entendre pour pouvoir apprendre de vous.
Pour l'instant, restez en bonne santé, restez en sécurité, et continuons à partager.
