Il est difficile de croire que nous travaillons déjà depuis chez nous depuis sept semaines. Lorsque le gouvernement néerlandais a annoncé pour la première fois, le 12 mars 2020, que tout le monde devait rester chez soi si possible, nous sommes immédiatement passés à l'action. En moins de 30 minutes, notre PDG Robert Vis avait envoyé un message à tous les Birds dans le monde, leur demandant de prendre leurs ordinateurs portables, chargeurs et autres articles essentiels avec eux ce jour-là — car à partir de ce soir-là, tous nos bureaux seraient fermés.

En (littéralement) une nuit, nous sommes passés à un travail entièrement à distance pour plus de 350 personnes dans huit bureaux à travers le monde !

En tant qu'entreprise, nous suivons de près la pandémie de Coronavirus et faisons tout ce que nous pouvons pour prévenir sa propagation, et surtout, protéger la santé et le bien-être de nos équipes. Nous sommes fiers de notre réponse rapide ; et alors que nous nous préparons maintenant pour la prochaine phase de travail à distance, nous souhaitions partager certaines des leçons que nous avons apprises et ce que nous avons fait pour préparer nos personnes et nos équipes à un succès virtuel. Après tout, nous sommes #inthistogether.

Directives pour le travail à domicile (WFH)

Alors qu'il semblait de plus en plus probable qu'un scénario de "confinement intelligent" se mettrait en place dans les pays du monde entier, nous nous sommes concentrés sur la manière d'aider nos équipes à passer rapidement et efficacement au travail à domicile. Nous avons créé des guides de meilleures pratiques pour les Birds et les managers, ainsi que pour les parents et les aidants qui faisaient face à des défis supplémentaires pour équilibrer cette nouvelle réalité de travail et de vie. Ces lignes directrices nous ont aidés à garantir que nous maintenions notre style de travail Bird tout en soutenant la flexibilité requise pour réussir le WFH. 

Choisir la bonne technologie

En tant qu'entreprise technologique, nous n'avons pas eu à faire beaucoup de choses pour nous assurer que nous disposions de tous les bons outils de collaboration afin de permettre un travail virtuel en temps réel ensemble. Notre quotidien inclut Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets et Slides, et nous avons la chance d'être habitués à travailler complètement à distance en tant qu'entreprise (la dernière fois étant lors de notre séminaire d'entreprise à Marrakech au début de l'année). Cependant, nous avons gagné une appréciation supplémentaire pour ces outils alors qu'ils continuent à nous aider à combler le fossé virtuel, garantissant que nous restons connectés et parlons constamment.  

Maintenir la communication

Chez Bird, nous essayons toujours d'être aussi transparents que possible. Être clair et direct nous aide à maintenir la rapidité et à nous assurer que nous allons tous dans la même direction. Dans une situation aussi unique, nous avons estimé qu'il était important de porter nos communications internes à un niveau supérieur — en partageant l'information plus rapidement et au moment opportun, y compris les incertitudes.

RÉUNIONS MONDIALES :

Nous avons commencé à organiser nos réunions mondiales All-Hands chaque semaine. Ces réunions de l'entreprise avaient été introduites lorsque nous n'étions que 30 personnes, et depuis, elles sont devenues une figure mensuelle dans nos calendriers. En tant qu'entreprise mondiale, celles-ci commencent normalement à 13h00 CET et durent généralement entre 60 et 90 minutes ; en les déplaçant sur un rythme hebdomadaire, nous les avons rendues plus courtes (30 minutes) et, finalement, plus percutantes. Nous respectons la même structure de contenu — introduisant nos nouveaux Birds, partageant des mises à jour commerciales, célébrant des jalons, donnant des éloges et entraînant une alignement autour de notre stratégie d'entreprise. Nous avons toujours une session de questions-réponses ouverte à la fin où nous lisons et répondons à toutes les questions (non filtrées). Nous capturons ensuite celles-ci dans une FAQ que nous partageons sur notre hub de communication interne afin que chacun puisse revoir et réfléchir aux réponses. Nous pensons que cela aide également nos managers à fournir plus de détails et de contexte à leurs équipes sur les sujets qui leur tiennent le plus à cœur.  

UNE NOUVELLE NEWSLETTER HEBDOMADAIRE :

Nous avons lancé une nouvelle newsletter mondiale hebdomadaire pour partager des mises à jour clés sur le COVID-19, des informations commerciales, des mises à jour sur nos personnes et équipes ainsi que des aperçus financiers. Mais la section la plus lue de cette newsletter est notre “WFH Vlog” en cours où nous mettons en avant trois Birds qui nous font découvrir leurs nids WFH. De notre CFO construisant un espace de travail dédié sous sa table à manger avec ses trois filles à notre conseiller général faisant la course avec son fils sur un tricycle dans le jardin, ils sont toujours un peu ludiques et contiennent des suggestions originales sur la façon de réussir le travail à distance. Le meilleur point : ils taguent trois autres personnes qui doivent faire de même la semaine suivante.

RENDEZ-VOUS AVEC LES MANAGERS GLOBAUX :

Il est important pour nous de continuer à construire notre communauté de leadership alors que nous nous adaptons à diriger des équipes distribuées. Pour ce faire, nous rassemblons nos dirigeants de personnes mondiaux chaque mercredi pour discuter de sujets organisationnels et humains importants, et répondre à toutes les questions. 

AMÉLIORATION DE NOS CANAUX IC :

La clé des communications internes est qu'elles doivent être faciles — faciles à comprendre, à trouver et à partager. Tout au long de cette pandémie, nous nous sommes concentrés sur l'optimisation de nos canaux de communication internes pour nous assurer que tous les Birds peuvent trouver l'information dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, et comme ils en ont besoin. Notre hub IC (surnommé The Kiwi) est notre canal central pour toutes les informations — les Birds peuvent tout y trouver : les dernières mesures gouvernementales et des autorités sanitaires, des plans de continuité des activités, des restrictions de voyage, des FAQ, des guides WFH, nos newsletters hebdomadaires, et toutes les annonces globales et régionales. Tous les canaux de communication renvoient nos équipes à ce hub.

Essayez de rester frais et amusant 

Nous ne serions pas Bird si nous n'introduisions pas un peu de fun dans notre nouvelle routine quotidienne. Nous avons donc ajouté un canal IC de plus — The BirdFeed — où nous partageons des recettes saines, nos playlists Spotify préférées, des séries et films à regarder en binge, et les meilleurs livres à lire. Nous organisons également des séances de méditation virtuelles et des entraînements intenses animés par nos propres formateurs internes. Nous avons même une bibliothèque numérique Bird University où nous partageons des cours en ligne pour que les gens continuent à travailler sur leur développement et leur croissance personnelle.  

Définissez les bons attentes

COVID-19 nous a tous secoués, et cette période d'incertitude a été accentuée par la nécessité d'adopter une toute nouvelle routine — une nouvelle “norme” — où nos vies personnelles et professionnelles se sont complètement mélangées. Il est difficile de tout équilibrer.

Ainsi, en tant qu'entreprise, nous avons essayé de définir les bons attentes. La chose la plus importante que nous pouvons encourager nos Birds à faire est de prendre une pause ! Planifiez un moment pour faire de l'exercice, lire, essayer une nouvelle recette ou faire une pause autour d'une tasse de café. Prenez du temps libre et éloignez-vous complètement de votre ordinateur pendant un jour ou plus. La santé mentale et le bien-être de nos Birds sont si importants — pour nous, leurs amis, et surtout leur famille. Pour les soutenir davantage, nous offrons du coaching aux individus et aux équipes pour faire face à la situation COVID-19.

Intégration virtuelle

Malgré ces circonstances de travail inhabituelles, nous restons concentrés sur la croissance de l'entreprise. Nous continuons à chercher et à recruter les meilleurs talents de l'industrie, avec toutes les interview réalisées virtuellement. Bien que nous aimions amener tous les nouveaux arrivants à notre siège d'Amsterdam pour donner le coup d'envoi de leur intégration, nous avons dû trouver une autre façon de les aider à se familiariser.  À travers le monde, tous les nouveaux Birds reçoivent le pack de démarrage MessageBird, comprenant un ordinateur portable, des articles de marque et des écouteurs à réduction de bruit. Nous avons également lancé une nouvelle application d'intégration numérique et un outil de formation qui permet aux Birds d'explorer tout, depuis notre culture et nos bureaux jusqu'aux produits et à la stratégie commerciale, directement depuis leur téléphone mobile. Et nous avons également conçu des kits d'intégration virtuelle pour les nouveaux employés et leurs managers, afin d'assurer un accueil en douceur dans la famille MessageBird.

Regarder vers l'avenir

Nous ne le nierons pas — nous sommes impatients de retourner dans nos bureaux. Nos équipes, collègues, déjeuners et bières du vendredi nous manquent. Mais la vérité est que nous ne savons pas si nous pourrons revenir dans trois semaines ou trois mois. Bien que nous nous préparions à toutes les éventualités, notre principal objectif est de continuer à faire fonctionner la réalité d'aujourd'hui. Nous gardons notre culture vivante à chaque point de contact, en maintenant le rythme et en réalisant des avancées — vraiment juste en faisant en sorte que cela fonctionne pour “faire avancer les choses.” 

Donc, jusqu'à ce que nous puissions retourner en toute sécurité au bureau, assurons-nous de rester connectés, de partager les meilleures pratiques et de nous soutenir mutuellement pendant cette période. Chez MessageBird, nous croyons au pouvoir de perspectives (et d'idées) différentes ! Alors, si vous avez des conseils, astuces ou vos propres leçons apprises, nous serions ravis d'en entendre parler afin que nous puissions apprendre de vous. 

Pour l'instant, restez en bonne santé, restez en sécurité, et continuons à partager.