La boîte de réception de Microsoft Outlook est l'une des principales destinations pour la plupart des expéditeurs d'emails, en particulier ceux ayant un grand nombre d'abonnés consommateurs. Elle a également la réputation d'être quelque peu difficile à pénétrer. Voici ce que les expéditeurs doivent savoir pour obtenir le meilleur taux de délivrabilité Hotmail/Outlook et s'assurer que leurs messages atteignent la boîte de réception.

Le service Outlook de Microsoft—qu'il soit connu sous les marques Hotmail, Windows Live, MSN ou Outlook.com—utilise une combinaison de facteurs pour déterminer s'il faut considérer un message comme crédible ou comme du spam. Comme tous les fournisseurs d'accès, les méthodes de Microsoft sont propriétaires. Mais nous savons qu'il analyse des signaux qui incluent le contenu, l'authentification et la réputation des domaines et des adresses IP pour créer un score de "fiabilité". Des scores inférieurs à l’optimal peuvent entraîner des "retards" et/ou un "filtrage de spam" de vos messages.

Meilleures Pratiques Pour la Délivrabilité Hotmail/Outlook

Voici six meilleures pratiques pour aider à maximiser la délivrabilité Microsoft Outlook :

1. Réchauffer les Nouveaux IPs – Microsoft ne permettra que 10 000 messages par jour pour les nouvelles adresses IP. Il retardera le reste des messages envoyés depuis de nouvelles adresses IP. Les retards sont normaux lors du développement d'une réputation IP.  Au fur et à mesure que votre réputation se développe sur une période probatoire de 2 à 4 semaines, les retards diminueront et finiront par disparaître.  Le volume de messages délivrés avec succès lors de la première tentative augmentera à mesure que Microsoft vous fera passer à un niveau de réputation supérieur.

Meilleures Pratiques : pour éviter les retards, commencez avec 2 000 messages vers Outlook/Hotmail, doublez chaque jour jusqu'à voir “RP-001 (CODE DYNAMIQUE) Malheureusement, certains messages de a.b.c.d n’ont pas été envoyés. Veuillez réessayer. Nous avons des limites quant au nombre de messages pouvant être envoyés par heure et par jour. Vous pouvez également consulter http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors.” ensuite ralentissez le trafic jusqu'à ce que ces retards disparaissent.” Remarque : Nous encourageons fortement les expéditeurs à utiliser leur propre “domaine de rebond personnalisé”, “domaine de suivi” et “signature dkim” avec leur propre domaine.

2. Écouter et Répondre aux Plaintes FBL – Il est important d'honorer toute demande de désinscription, que ce soit qu'un abonné appuie sur le bouton spam ou sur le lien de désinscription.  Continuer à envoyer des messages à des abonnés qui se sont désinscrits nuira à votre réputation auprès de Microsoft. SparkPost postule et traite les retours de la Boucle de Retour de Feedback (FBL) pour vous aider à minimiser ce risque.

Meilleures Pratiques : Ajoutez un texte rappelant aux abonnés où ils se sont inscrits pour recevoir votre message.  Assurez-vous que vos messages sont pertinents et envoyés à une fréquence que l'abonné attend.  Retirez les abonnés qui n'interagissent pas avec vos messages.  Si aussi peu que 0,5 % de vos abonnés se plaignent, cela affectera votre capacité à envoyer à l'ensemble de votre base d'abonnés.

3. Minimiser les “Utilisateurs Inconnus” avec des Hard Bounces – Pratiquez-vous une bonne hygiène de liste ?  Envoyez-vous à une ancienne liste qui inclut un grand nombre d'adresses inactives ou mortes ?  Microsoft voit cela comme un signe de collecte d'emails ou de spam.

Meilleures Pratiques : Pratiquez une hygiène de liste en maintenant votre liste.  Éliminez les adresses qui ont été inactives pendant 12 mois, changez la fréquence pour les adresses âgées de 3 à 6 mois.  Essayez constamment de réengager les abonnés en utilisant différentes tactiques.  Les taux normaux d'utilisateurs inconnus s'élèvent généralement à moins de 2 à 3 pour cent.

4. Éviter les Adresses de Spam Trap – Adresses utilisées par les fournisseurs d'accès et les agences de sécurité pour identifier le spam ou la collecte d'emails.

Meilleures Pratiques : Maintenez une hygiène de liste avec des rebonds durs et mous. Les avis de rebond peuvent fournir des informations inestimables sur la façon dont Outlook (ou tout provider) traite vos messages. Il est crucial que vous gardiez les taux de spam trap en dessous de 0,01 % pour éviter des problèmes de réputation.

5. Configurer Correctement Votre Infrastructure d'Envoi et Votre Contenu – Microsoft recherche une infrastructure bien configurée et un contenu aligné comme indicateur d'un bon expéditeur. Microsoft applique également un filtre de contenu propriétaire appelé SmartScreen. SmartScreen apprend des données fournies concernant des menaces de phishing connues ainsi que des clients Microsoft afin de déterminer ce qui caractérise un bon email et un email indésirable. Le filtrage est réalisé par des algorithmes basés sur des probabilités utilisés pour distinguer les emails légitimes et le spam.

Meilleures Pratiques : Utilisez toujours des URL valides et réputées. Évitez d'utiliser des adresses IP dans l'URL. Publiez vos enregistrements de politique d'envoi (SPF). Concentrez-vous sur le contenu, ainsi que sur les URL et les éléments HTML.

6. Fréquence et Cohérence d'Envoi – Envoyer depuis la ou les mêmes adresses IP avec des volumes et des fréquences constants mois après mois est idéal. Les spammeurs ont tendance à “apparaître” sur une IP et à disparaître. Les expéditeurs peu fréquents qui envoient de grands volumes une fois par mois ou chaque trimestre peuvent être un indicateur d'un spammeur ou d'un serveur compromis.

Meilleures Pratiques : Soyez cohérent.  Segmenter vos envois. Priorisez l'envoi de contenu réellement souhaité à un plus petit nombre d'abonnés engagés plutôt que d'envoyer du contenu générique à l'ensemble de votre liste. Incluez votre appel à l'action tôt dans votre contenu afin que les abonnés le voient rapidement lorsqu'ils parcourent votre message.  Évitez les raccourcisseurs de lien comme bit.ly et alignez vos liens avec votre contenu.  Personnalisez votre contenu en fonction des intérêts de vos abonnés.  Ne pas envoyer le même contenu à l'ensemble de votre liste, mais plutôt segmenter et personnaliser en utilisant du contenu dynamique.

La Règle d'Or pour la Délivrabilité Hotmail/Outlook

Dans l'ensemble, Microsoft a incorporé le filtrage de contenu avec l'authentification et la réputation pour un score de "fiabilité" combiné avec lequel il détermine comment gérer les messages et évaluer la délivrabilité Hotmail/Outlook.  Donc, la réponse simple est de suivre les meilleures pratiques de manière cohérente. Envoyez uniquement aux abonnés le contenu qu'ils attendent, quand ils l'attendent. C'est la règle d'or de la délivrabilité des emails vers Outlook ou tout fournisseur d'accès.

Pour plus d'informations sur la délivrabilité Hotmail/Outlook directement de la source, visitez la page postmaster de Microsoft.

-Tonya