Die Befolgung dieser bewährten Verfahren wird Ihnen helfen, eine zügige Genehmigung Ihrer Vorlagen durch WhatsApp sicherzustellen, damit Sie mit dem Versenden von Nachrichten beginnen können.

1. WhatsApp-Nachrichtenvorlagen-Kategorien

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten in eine der folgenden Kategorien fallen:

• Account Update: Geben Sie Kunden Aktualisierungen über Änderungen an ihren Konten.

• Alert Update: Senden Sie Benachrichtigungen über Bestellupdates oder Lieferdienste.

• Appointment Update: Senden Sie Terminerinnerungen und Bestätigungen.

• Auto-Reply: Senden Sie automatische Nachrichten während Ihrer Feiertage oder außerhalb der Arbeitszeiten.

• Issue Resolution: Beantworten Sie Fragen, Probleme oder Informationen, die Kunden von Ihnen benötigen.

• Payment Update: Bestätigen Sie, dass Zahlungen erfolgreich verarbeitet wurden.

• Personal Finance Update: Aktualisieren Sie Kunden zu persönlichen Finanzanfragen.

• Reservation Update: Halten Sie Kunden über ihre Reservierungen auf dem Laufenden. 

• Shipping Update: Senden Sie Versandaktualisierungen zu neuen Einkäufen oder Bestellungen.

• Ticket Update: Bestätigen und senden Sie den Ticketstatus.

• Transportation Update: Aktualisieren Sie Kunden zu transportbezogenen Tickets.
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2. Grammatikfehler und Sprachauswahl

Rechtschreib- und Grammatikfehler können Ihre Nachrichten automatisch als Spam oder unzuverlässig markieren. Vergewissern Sie sich, die Rechtschreibung Ihrer Nachrichten vor dem Absenden zu überprüfen — und doppelt zu überprüfen.

Ihre Nachrichtenvorlage muss auch mit der von Ihnen ausgewählten Sprache übereinstimmen. Wenn Sie eine Nachricht in Bahasa senden, aber Englisch als Sprachoption gewählt haben, wird Ihre Nachricht automatisch abgelehnt. Hier ist eine Liste der von WhatsApp unterstützten Sprachen.

3. Formatierungsregeln

Dies sind die Formatierungsrichtlinien, die beim Schreiben Ihrer Nachrichtenvorlagen befolgt werden sollten:

1. Benennung der Vorlage: Der Name Ihrer Nachrichtenvorlage darf nur Kleinbuchstaben, Alphanumerische Zeichen und Unterstriche enthalten (z.B. account_update_1). Der Name Ihrer Nachrichtenvorlage sollte klar sein. 

2. Größe der Vorlage: Die Nachricht hat ein Limit von 1024 Zeichen und darf keine neuen Zeilen, Tabs oder mehr als vier aufeinanderfolgende Sonderzeichen enthalten.

3. Muss textbasiert sein: Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen, Emojis und WhatsApp-spezifische Formate.

WhatsApp erlaubt Ihnen auch, ausgewählten Text in Ihren Nachrichten mit Fettdruck, Kursiv, Durchgestrichen oder Monospace zu formatieren:

4. Variablen für Ihre Nachrichtenvorlagen

Die Nachrichtenvorlage verwendet nummerierte Platzhalter '{{x}}' für jede Variable in der Nachricht. Jede Variable kann durch Text ersetzt werden, der Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen oder Leerzeichen enthält. 

In unserem Beispiel ist {{1}} der Name des Kunden, {{2}} wie oft das Unternehmen an den Kunden sendet, und {{3}} die Trainings-ID dieses bestimmten Kunden.

So müsste es zur Genehmigung in unserem Sandbox eingereicht werden:

"Hi {{1}}! Danke, dass du deinen persönlichen Trainingsplan gestartet hast. Wir senden dir ein {{2}} Update mit deinem neuen Zeitplan. Du kannst dich online mit deiner Trainings-ID {{3}} einloggen. Bleib fit!"

So würde eine Account-Registrierungsnachricht aussehen:

"Hi Anna! Danke, dass du deinen persönlichen Trainingsplan gestartet hast. Wir senden dir ein wöchentliches Update mit deinem neuen Zeitplan. Du kannst dich online mit deiner Trainings-ID 1234 einloggen. Bleib fit!"

Für zusätzliche Hilfe beim Schreiben Ihrer WhatsApp-Nachrichten, schauen Sie sich diesen Leitfaden an.

5. Verwendung von URLs in Ihren Nachrichten

WhatsApp empfiehlt, Links oder URLs von Ihrer Unternehmensdomain zu senden. Wenn Sie beispielsweise einen Produktlink teilen, sollten Sie die vollständige URL teilen: https://bird.com/channels/whatsapp-marketing

Wir empfehlen nicht, Short Links oder URL-Shortener von Drittanbietern wie Bitly zu verwenden: https://bit.ly/3t8RDEj

6. 24-Stunden-Regel

Verstehen Sie, wie das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster funktioniert und folgen Sie den Nutzungsregeln. Sie können bis zu 24 Stunden mit einer Person chatten, nachdem ein Kunde zuerst einen Chat mit Ihnen initiiert hat. Außerhalb des Kundenservice-Fensters sollten Sie nur Nachrichten über genehmigte Nachrichtenvorlagen senden. Das Senden anderer Arten von Nachrichten kann dazu führen, dass Ihr Konto markiert oder gesperrt wird.

7. Die Opt-in-Regel

Sie müssen ausdrückliches Opt-in vom Endnutzer erhalten, bevor Sie mit dem Versenden von WhatsApp-Vorlagennachrichten beginnen können. Das Opt-in kann nicht vorausgesetzt werden und muss vom Endnutzer genehmigt werden. Das Opt-in muss 

• klarstellen, dass die Person einwilligt, Nachrichten von Ihnen über WhatsApp zu erhalten

• klar den Firmennamen angeben

Seien Sie spezifisch in Ihrer Nachricht und verwenden Sie klare Sprache. Beispiel:

„Um (elektronische Rechnungen und Zustellbenachrichtigungen) an (+31 XXX XXX) von MessageBird zu erhalten, antworten Sie bitte mit Ja“

Die Verletzung dieser Regel kann zur Sperrung Ihres Accounts/Nr. führen. Wenn Sie sich weiterhin unsicher sind, lesen Sie unsere WhatsApp-Richtlinien zur Kunden-Opt-in.

8. Keine Kundendaten sammeln oder Werbeaktionen durchführen

WhatsApp führt langsam neue Vorlagen für Werbe- und Marketingnachrichten ein, zunächst in Indonesien und Mexiko; wenn Sie jedoch Nachrichten außerhalb dieser Regionen versenden, empfehlen wir, Upselling, Gutscheincodes, Kaltakquise-Nachrichten oder Umfragelinks zu meiden, um Kundendaten zu sammeln, da sonst Ihr Konto gesperrt oder blockiert werden könnte. 

9. Chat-Automatisierung mit Eskalationspfaden

Sie können Chatbots und Chat-Automatisierung nutzen, um innerhalb des Kundenservice-Fensters zu antworten, aber Sie sind verpflichtet, klare und direkte Eskalationspfade zu menschlichen Agenten festzulegen.

Diese Eskalationspfade umfassen:

• Im Chat Übertragung an Menschlichen Agent

• Telefonnummer

• Email

• Web-Support (auf der Geschäftswebsite)

• Besuche im Laden (z. B. Besuch im Einzelhandel, Filiale)

• Supportformular

10. Verbessern Sie die Qualität Ihrer Nachrichten in 7 Tagen von niedrig auf mittel

WhatsApp verfolgt die Qualität Ihrer Nachrichten als niedrig (rot), mittel (mittel) oder hoch (grün). 

Wenn Sie die Qualitätsbewertung Ihrer Nachrichten nicht innerhalb einer 7-Tage-Frist von niedrig auf mittel verbessern können, deaktiviert WhatsApp Ihre Vorlagen und verhindert, dass Sie neue Nachrichten senden oder andere ablehnen.