Anatomie einer großartigen E-Mail-Vorlage

Unsere Skelette sind das, was uns davon abhält, eine formlose Masse aus Schleim zu sein (zumindest hoffe ich das für mich)! Es kann helfen, sich ein E-Mail-Template vorzustellen, das eine ähnliche Rolle spielt. Es gibt einer Nachricht ihre Struktur, und wie ein Skelett hat es einen Kopf, Körper und Füße. Lassen Sie mich Ihnen mehrere der Funktionen vorstellen, die Ihr E-Mail-Template enthalten sollte.

Die E-Mail-Vorheader

Verschwenden Sie nicht den „Preheader“-Text. Manchmal als „Snippet“ bezeichnet, ist der Preheader-Text normalerweise die erste Textzeile, die als Vorschau im Posteingang oder in Ihrer Nachricht erscheint. Die Informationen erscheinen neben der Betreffzeile und geben dem Leser einen Hinweis darauf, was ihn erwartet, wenn er Ihre Nachricht öffnet, ähnlich der Meta-Beschreibung einer Webseite. Denken Sie daran als Untertitel Ihrer Betreffzeile. Es gibt Raum für weniger als zehn Wörter oder etwa 75–100 Zeichen. Viele Standard-E-Mail-Templates verschwenden diesen Raum mit Standardfloskeln wie „Diese Nachricht im Webbrowser ansehen.“ Ihr Template sollte dies nicht tun. Ersetzen Sie den Standard-Vorschautext durch eine Zeile, die den Nachrichteninhalt klar und überzeugend vorschaut.

Der E-Mail-Template-Header

Es macht Sinn, mit dem Header zu beginnen. Nicht nur, weil er zuerst kommt, sondern auch, weil er die Hinweise enthält, die Ihr Empfänger im Posteingang sehen wird. Obwohl er buchstäblich ein kleiner Teil des Templates ist, sollte er kristallklar darüber sein, welchen Wert der Leser aus Ihrer Nachricht ziehen wird. Wenn der Header richtig gestaltet ist, wird der Empfänger die Nachricht öffnen. Wenn man sich in den Details irrt, ist das ein Dealbreaker, egal wie gut der Rest Ihrer E-Mail-Nachricht ist.

1. Verwenden Sie einen erkennbaren und freundlichen „Von“-Namen und -Adresse. Es ist kaum zu überschätzen, wie viel das ausmacht, und es schockiert mich ehrlich gesagt, wie viele große Markenunternehmen es falsch machen. Eine nackte „do-not-reply@companyname.com“-Adresse in Ihrem E-Mail-Template macht es dem Nutzer unmöglich zu antworten. Ebenso wichtig ist, dass dies die Nachricht sendet, dass dies eine Massen-E-Mail ist, die die Aufmerksamkeit des Empfängers nicht wert ist. Stattdessen sollten Sie den Markennamen verwenden, den Ihre Kunden erwarten würden.

2. Verwenden Sie die richtige „Antwort an“-Adresse. Wenn Sie oder ich eine persönliche E-Mail senden, kommt die Antwort des Empfängers im Allgemeinen direkt zurück zu uns. Aber die Verwaltung von Antworten auf Marketing- und Transaktions-E-Mails mit hohem Volumen ist nicht annähernd so einfach. Ihr E-Mail-Template sollte nicht nur die oben beschriebene „do-not-reply“-Falle vermeiden, sondern auch sicherstellen, dass Antworten an eine Adresse gehen, die in der Lage ist, sie zu bearbeiten. Je nach Ihrem Geschäft könnte Ihr E-Mail-Template mit einer Antworadresse für den Kundenservice, Verkauf oder sogar Ihren CEO gefüllt sein – oder es könnte ein einzigartiger Endpunkt sein, der programmgesteuert in den Helpdesk oder CRM-Datensatz des individuellen Empfängers integriert ist.

3. Ein gutes Template ermutigt Sie, einen überzeugenden Betreff zu erstellen. Ganze Bücher widmen sich der Kunst, einen überzeugenden Betreff zu erstellen. Was für ein Unternehmen funktioniert, kann für ein anderes sehr unterschiedlich sein, aber Ihr E-Mail-Template sollte es einfach machen, ein paar konsistente Regeln zu befolgen: halten Sie es kurz und prägnant. Das erleichtert dem Leser nicht nur das Verstehen, sondern funktioniert auch auf einer Vielzahl von Geräten wie mobilen Geräten. Der ideale Bereich sind etwa ein halbes Dutzend Wörter oder weniger als 50 Zeichen.

4. Verschwenden Sie nicht den „Preheader“-Text. Manchmal als „Snippet“ bezeichnet, ist der Preheader-Text normalerweise die erste Textzeile, die als Vorschau im Posteingang oder in Ihrer Nachricht erscheint. Denken Sie daran als Untertitel Ihrer Betreffzeile. Es gibt Raum für weniger als zehn Wörter oder etwa 75–100 Zeichen. Viele Standard-E-Mail-Templates verschwenden diesen Raum mit Standardfloskeln wie „Diese Nachricht im Webbrowser ansehen.“ Ihr Template sollte dies nicht tun. Ersetzen Sie den Standard-Vorschautext durch eine Zeile, die den Nachrichteninhalt klar und überzeugend vorschaut.

Die E-Mail-Betreffzeile

Ein gutes Template ermutigt Sie, einen überzeugenden Betreff zu erstellen. Ganze Bücher widmen sich der Kunst, einen überzeugenden Betreff zu erstellen. Was für ein Unternehmen funktioniert, kann für ein anderes sehr unterschiedlich sein, aber Ihr E-Mail-Template sollte es einfach machen, ein paar konsistente Regeln zu befolgen: halten Sie es kurz und prägnant. Das erleichtert dem Leser nicht nur das Verstehen, sondern funktioniert auch auf einer Vielzahl von Geräten wie mobilen Geräten. Der ideale Bereich sind etwa ein halbes Dutzend Wörter oder weniger als 50 Zeichen.

Der E-Mail-Template-Körper

Nun kommt der Hauptteil der E-Mail. Wenn Ihr Empfänger auf Ihre Betreffzeile und andere Header-Informationen reagiert hat, ist der Hauptteil Ihres E-Mail-Templates der Ort, an dem Sie wirklich Ihre Geschichte erzählen können.

1. Ein gutes Template ist visuell einfach. Ein responsives Design, einspaltiges Layout funktioniert sowohl auf Desktop- als auch Mobil-E-Mail konsistent. Darüber hinaus sorgen weißer Raum und großzügig verteilte Elemente sowohl für visuelle Klarheit und Fokus, als auch dafür, dass Ihre Links für jemanden, der mit dem Finger tippt, besser verwendbar sind.

2. Ihr E-Mail-Template sollte Platzhalter zur Personalisierung enthalten. Mindestens bedeutet das die Personalisierung der Anrede und vielleicht ein paar Textplatzhalter wie Geschäftsstandorte. Ein komplexeres Template könnte hoch-komplexe Regeln enthalten, die Angebote und Inhalte basierend auf mehreren Kriterien personalisieren, die Ihre Kundendatenbank und Geschäftssysteme enthalten könnten.

3. Ihr E-Mail-Template sollte Bilder strategisch verwenden. Es stimmt, dass ein Bild mehr als tausend Worte wert ist (und unsere nächste Template-Spitze unten unterstützt), aber mehrere Bilder überfordern schnell Ihre Nachricht. Die besten Templates verwenden einen strukturierten Ansatz, der ein „Hero-Bild“ oder eine andere einfache Möglichkeit betont, um griffig auf einer Vielzahl von Geräten zu skalieren. Und so sehr Sie Ihr Logo lieben? Verwenden Sie es nur einmal.

4. Ein gutes E-Mail-Template hilft Ihnen dabei, einen prägnanten Ansatz für den Text zu bewahren. Wenn Sie ein Schriftsteller wie ich sind, ist es verlockend, einen perfekten Brief zu verfassen mit einer detaillierten Erzählstruktur. Tun Sie es nicht. Es geht nicht darum, es herunterzuspielen – es geht darum, pragmatisch zu sein. Kürzere Texte skalieren nicht nur gut auf mobilen Geräten, sondern erleichtern es Ihrem Kunden erheblich, die von Ihnen gewünschte Handlung vorzunehmen. Schließlich ist Ihre E-Mail nur eine von vielleicht Hunderten im Posteingang Ihres Empfängers, also zeigen Sie ihm oder ihr, dass Sie seine oder ihre Zeit respektieren.

5. Ihr Template muss sich wirklich auf eine einfache Handlungsaufforderung konzentrieren. Die meisten E-Mails sind keine eigenständigen Inseln; sie sollen eine andere Aktion auslösen, wie das Besuchen einer Website oder das Interagieren mit einer App. Die erfolgreichsten E-Mail-Templates machen diese Handlungsaufforderung extrem klar, leicht zu aktivieren und einen natürlichen Teil der Nachricht.

Heutzutage enthalten großartige E-Mail-Templates sogar interaktive Elemente zur Steigerung des Engagements für Ihre Leser. Wählen Sie ein Format, das bei Ihren Nutzern Anklang findet, sei es Video, GIF oder Bildkarussells. Bevor Sie E-Mails mit Animationen senden, prüfen Sie, welche Anbieter AMP (Accelerated Mobile Pages) möglicherweise nicht unterstützen und reservieren Sie interaktive E-Mails für unterstützende Plattformen.

Die E-Mail-Signatur

Die Signatur ist Ihre Gelegenheit, eine letzte markenrepresente Aussage hinzuzufügen. Sie können eine automatische Signatur mit generischen Daten wie Kontaktinformationen konfigurieren oder sie mit folgenden Slogans und Logos personalisieren, um eine positive Markenassoziation zu verstärken. Machen Sie Ihre Templates zu Überstundenarbeitern und fördern Sie Interaktion durch mehrere Kanäle, indem Sie Links zu sozialen Medien hinzufügen.

Der E-Mail-Template-Footer

Es ist einfach, den Nachrichtenfooter als eine Menge Boilerplate und andere Elemente zu übersehen, die niemand liest. Aber die Wahrheit ist, dass der Footer eines E-Mail-Templates der Ort ist, an dem eine Reihe von unverzichtbaren Nachrichten-Elementen angesiedelt sind. Ohne sie könnte Ihre E-Mail unter Kundenbeschwerden über Spam, Zustellungsproblemen und sogar rechtlichen Strafen leiden.

1. Kontaktinformationen für Ihr Unternehmen sind ein Muss in einem E-Mail-Template. Den Empfänger wissen zu lassen, wie er Sie kontaktieren kann, ist nicht nur einfaches höfliches Verhalten, das Vertrauen in Ihre Marke stärkt. Es ist auch eine gesetzliche Anforderung in den meisten Rechtsordnungen.

2. Der Footer ist auch das Zuhause für erforderliche rechtliche Offenlegungen auf Templates für Geschäftsmails. Branchen wie Finanzdienstleistungen und das Recht haben spezifische Disclaimer-Texte, die auf elektronischen Kommunikationswegen erscheinen müssen.

3. Ihr E-Mail-Template muss eine klare Verantwortlichkeitserklärung enthalten, die dem Empfänger sagt, wer diese Nachricht gesendet hat und warum er oder sie sie erhalten hat. Glauben Sie es oder nicht, der Benutzer könnte sich nicht daran erinnern, wann oder wie er oder sie mit Ihrer Marke interagiert und beschlossen haben, E-Mails zu erhalten. Diese Art von Erklärung löst dieses Problem und ist, wenn es richtig gemacht wird, auch eine großartige Möglichkeit, die Beziehung, die Sie mit Ihrem Kunden haben, zu stärken.

4. Jedes E-Mail-Template muss klare, leicht zu findende Links zur Abmeldung und zu Nachrichtenvoreinstellungen enthalten. Gesetze in den Vereinigten Staaten (und den meisten anderen Märkten) erfordern, dass alle kommerziellen E-Mail-Nachrichten einen einfachen Mechanismus für Abonnenten enthalten, um sich abzumelden oder auszusteigen. Selbst für Transaktions-E-Mail-Nachrichten ist es der beste Weg zum Erfolg, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, Ihnen mitzuteilen, ob er oder sie Ihre E-Mails erhalten möchte. Verschleiern oder erschweren Sie die Abmeldung nicht; dieser Ansatz wird Ihnen schließlich zum Verhängnis.

Anatomie-Checkliste für E-Mail-Templates