Es ist schwer zu glauben, dass wir bereits seit sieben Wochen von zu Hause aus arbeiten. Als die niederländische Regierung am 12. März 2020 ankündigte, dass jeder nach Möglichkeit zu Hause bleiben sollte, haben wir sofort gehandelt. Innerhalb von 30 Minuten hatte unser CEO Robert Vis eine Nachricht an alle Birds weltweit gesendet und sie gebeten, an diesem Tag ihre Laptops, Ladegeräte und andere wichtige Dinge mit nach Hause zu nehmen — denn ab dem Abend würden alle unsere Büros geschlossen sein.
In (buchstäblich) einer Nacht sind wir für über 350 Menschen in acht internationalen Büros vollständig auf Homeoffice umgestiegen!
Als Unternehmen verfolgen wir aufmerksam die Coronavirus-Pandemie und tun alles, was wir können, um ihre Ausbreitung zu verhindern und vor allem die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter zu schützen. Wir sind stolz auf unsere schnelle Reaktion; und während wir uns nun auf die nächste Phase des Homeoffice vorbereiten, wollten wir einige der Lektionen teilen, die wir gelernt haben, und was wir unternommen haben, um unsere Mitarbeiter und Teams für den virtuellen Erfolg zu rüsten. Immerhin sind wir #inthistogether.
Homeoffice-Richtlinien (WFH)
Da es wahrscheinlicher schien, dass ein Szenario der „intelligenten Ausgangssperre“ für Länder weltweit in Kraft treten würde, konzentrierten wir uns darauf, wie wir unseren Teams schnell und effizient beim Wechsel zum Homeoffice helfen konnten. Wir erstellten Best-Practice-Leitfäden für Birds und Manager sowie für Eltern und Betreuer, die zusätzliche Herausforderungen beim Balancieren der neuen Work-Life-Realität hatten. Diese Richtlinien halfen uns sicherzustellen, dass wir unseren Bird-Arbeitsstil bewahren, während wir die Flexibilität unterstützen, die erforderlich ist, um das WFH erfolgreich zu machen.
Technik richtig einsetzen
Als Technologieunternehmen mussten wir nicht viel tun, um sicherzustellen, dass wir alle richtigen Kollaborationstools implementiert hatten, die virtuelles, gemeinsames Arbeiten in Echtzeit ermöglichten. Unser tägliches Geschäft umfasst Hangouts, Slack, WhatsApp, Google Docs, Sheets und Slides, und wir haben das Glück, dass wir es gewohnt sind, als Unternehmen vollständig remote zu arbeiten (das letzte Mal für unser Unternehmens-Offsite in Marrakesch zu Beginn des Jahres). Der Wert dieser Tools ist für uns deutlich gestiegen, da sie weiterhin helfen, die virtuelle Kluft zu überbrücken und sicherzustellen, dass wir verbunden und ständig im Gespräch bleiben.
Die Kommunikation fließen lassen
Bei Bird versuchen wir immer, so transparent wie möglich zu sein. Klarheit und Direktheit helfen uns, das Tempo zu halten und sicherzustellen, dass wir alle in dieselbe Richtung laufen. In einer so einzigartigen Situation war es uns wichtig, unsere interne Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben — Informationen schneller und im Moment zu teilen, einschließlich der Unsicherheiten.
GLOBAL ALL-HANDS:
Wir haben begonnen, unsere globalen All-Hands-Meetings wöchentlich abzuhalten. Diese unternehmensweiten Meetings wurden eingeführt, als wir gerade 30 Personen waren, und seitdem sind sie zu einem monatlichen Ereignis in unseren Kalendern geworden. Als globales Unternehmen beginnen diese normalerweise um 13:00 Uhr MEZ und dauern typischerweise zwischen 60 und 90 Minuten; durch den wöchentlichen Rhythmus haben wir sie kürzer (30 Minuten) und letztendlich wirkungsvoller gemacht. Wir halten uns an dieselbe Inhaltsstruktur — Einführung unserer neuen Birds, Teilen von Unternehmensupdates, Feiern von Meilensteinen, Geben von Kudos und Schaffen von Übereinstimmung rund um unsere Unternehmensstrategie. Am Ende haben wir immer ein offenes Q&A, in dem wir alle Fragen (ungefiltert) vorlesen und beantworten. Anschließend halten wir diese in einem FAQ fest, das wir in unserem internen Kommunikationshub teilen, damit jeder die Antworten überprüfen und darüber nachdenken kann. Wir glauben, dass dies unseren Führungskräften auch hilft, ihren Teams mehr Details und Kontext zu den Themen zu geben, die ihnen am meisten am Herzen liegen.
Ein neuer wöchentlicher Newsletter:
Wir haben einen neuen wöchentlichen globalen Newsletter eingeführt, um wichtige Updates zu COVID-19, Geschäftsinformationen, Personen- und Teamaktualisierungen sowie finanzielle Einblicke zu teilen. Aber der meistgelesene Abschnitt dieses Newsletters ist unser fortlaufendes „WFH Vlog“, in dem wir drei Birds vorstellen, die uns in ihre WFH-Nester einladen. Von unserem CFO, der mit seinen drei Töchtern einen eigens für ihn geschaffenen Arbeitsplatz unter seinem Esstisch einrichtet, bis hin zu unserem General Counsel, der mit seinem Sohn um den Hinterhof auf einem Dreirad wettrennen, sie sind immer ein bisschen verspielt und enthalten skurrile Vorschläge, wie man das Remote-Arbeiten erfolgreich gestalten kann. Das Beste daran: Sie taggen drei andere, die in der folgenden Woche dasselbe tun sollen.
Synchronisation mit globalen Managern:
Es ist uns wichtig, unsere Führungsgemeinschaft weiter auszubauen, während wir uns an das Führen verteilter Teams anpassen. Um dies zu erreichen, bringen wir jeden Mittwoch unsere globalen Führungskräfte zusammen, um wichtige organisatorische und personalpolitische Themen zu besprechen und Fragen zu beantworten.
Verbesserung unserer internen Kommunikationskanäle:
Der Schlüssel zu interner Kommunikation besteht darin, dass sie einfach sein sollte — leicht zu verstehen, finden und teilen. Während dieser Pandemie haben wir uns darauf konzentriert, unsere internen Kommunikationskanäle zu optimieren, um sicherzustellen, dass alle Birds die Informationen finden können, die sie benötigen, wann sie sie benötigen und wie sie benötigt werden. Unser IC-Hub (spitzname „The Kiwi“) ist unser zentraler Kanal für alle Informationen — Birds finden hier alles: die neuesten Maßnahmen von Regierungen und Gesundheitsbehörden, Notfallpläne, Reisebeschränkungen, FAQs, WFH-Leitfäden, unsere wöchentlichen Newsletter und alle globalen und regionalen Ankündigungen. Alle Kommunikationskanäle leiten unsere Teams zurück zu diesem Hub.
Versuchen, es frisch und unterhaltsam zu halten
Wir wären nicht Bird, wenn wir nicht ein wenig Spaß in unseren neuen Alltag bringen würden. Daher haben wir einen weiteren IC-Kanal hinzugefügt — den BirdFeed — wo wir gesunde Rezepte, unsere Lieblings-Spotify-Playlists, Serien und Filme zum Binge-Watching und die besten Bücher, die es zu lesen gibt, teilen. Wir veranstalten auch virtuelle Meditationssitzungen und intensive Workouts, die von unseren eigenen Trainern geleitet werden. Sogar eine digitale Bibliothek von Bird University haben wir, in der wir Online-Kurse für die persönliche Entwicklung und das Wachstum bereitstellen.
Die richtigen Erwartungen setzen
COVID-19 hat uns alle erschüttert, und diese Zeit der Ungewissheit wird von der Notwendigkeit verstärkt, eine völlig neue Routine anzunehmen — eine neue „Normalität“ — in der unser persönliches und berufliches Leben vollständig miteinander verschmolzen ist. Es ist schwer, alles auszubalancieren.
Als Unternehmen haben wir versucht, die richtigen Erwartungen zu setzen. Das Wichtigste, was wir unseren Birds ans Herz legen können, ist, eine Pause einzulegen! Vereinbaren Sie etwas Zeit zum Trainieren, Lesen, Ausprobieren eines neuen Rezepts oder einfach eine Tasse Kaffee. Nehmen Sie sich einen Tag oder mehr Auszeit und entfernen Sie sich vollständig von ihrem Laptop. Die mentale Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Birds sind uns sehr wichtig — uns, ihren Freunden und vor allem ihrer Familie. Um sie weiter zu unterstützen, bieten wir Coaching für Einzelpersonen und Teams an, um mit der COVID-19-Situation umzugehen.
Virtuelle Einarbeitung
Trotz dieser ungewöhnlichen Arbeitsumstände konzentrieren wir uns darauf, das Geschäft auszubauen. Wir rekrutieren weiterhin die besten Talente der Branche, wobei alle Vorstellungsgespräche virtuell abgehalten werden. Obwohl wir es lieben, alle neuen Mitarbeiter in unser Hauptquartier in Amsterdam einzuladen, um ihre Einarbeitung zu beginnen, mussten wir einen anderen Weg finden, um ihnen beim Einstieg zu helfen. Weltweit erhalten alle neu eingestellten Birds das MessageBird-Starterpaket, das einen Laptop, Markenartikel („swag“) und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung enthält. Wir haben auch eine neue digitale Einarbeitungs-App und ein Schulungstool gestartet, mit dem Birds alles von unserer Kultur und unseren Büros bis zu Produkten und kommerziellen Strategien direkt von ihrem Mobiltelefon erkunden können. Außerdem haben wir virtuelle Einarbeitungskits für sowohl neue Mitarbeiter als auch deren Manager entwickelt, um einen reibungslosen Empfang in der MessageBird-Familie zu gewährleisten.
Nach vorne schauen
Wir lassen es uns nicht nehmen — wir freuen uns darauf, in unsere Büros zurückzukehren. Wir vermissen unsere Teams, Kollegen, Mittagessen und Freitagsbiere. Die Wahrheit ist jedoch, dass wir nicht wissen, ob wir in drei Wochen oder drei Monaten zurückkehren können. Obwohl wir auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, liegt unser Hauptaugenmerk darauf, die Realität von heute erfolgreich zu gestalten. Wir erhalten unsere Kultur an jedem Berührungspunkt lebendig, halten das Tempo ein und schaffen Fortschritte — machen es einfach „geschafft“.
Bis wir sicher in unser Büro zurückkehren können, bleiben wir also miteinander verbunden, teilen bewährte Praktiken und unterstützen uns in dieser Zeit. Bei MessageBird glauben wir an die Kraft verschiedener Perspektiven (und Ideen)! Wenn Sie also Tipps, Tricks oder Ihre eigenen Erkenntnisse haben, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören, damit wir von Ihnen lernen können.
Für jetzt, bleiben Sie gesund, bleiben Sie sicher, und lassen Sie uns weiterhin teilen.