Jako globalna organizacja, jak możesz zdemokratyzować tworzenie i wdrażanie e-maili, aby dotrzeć do klientów w ciągu godzin, a nie dni czy tygodni?

To było pytanie, na które Scaled Agile musiało odpowiedzieć. Dla kontekstu, Scaled Agile dostarcza Scaled Agile Framework® (SAFe®), sposób pracy, który pomaga ponad 20 000 przedsiębiorstw na całym świecie. SAFe® umożliwia przedsiębiorstwom osiągnięcie i utrzymanie zwinności biznesowej.

Klienci Scaled Agile są szkoleni poprzez program oparciu na rolach w SAFe Studio™, platformie online do nauki, praktykowania i zarządzania SAFe. Z ponad milionem profesjonalistów przeszkolonych w praktykach SAFe® oraz siecią partnerską liczącą ponad 500 firm członkowskich, organizacja wspiera innowacje w niemal każdej branży.

W miarę jak Scaled Agile zwiększało swój zasięg, firma wiedziała, że potrzebuje równie zwinnego rozwiązania e-mailowego. Takiego, które usunęłoby wąskie gardła i rozszerzyło liczbę zdolnych współpracowników zaangażowanych w proces tworzenia i rewizji e-maili, wszystko to bez spowolnienia czasu wprowadzenia na rynek.

Gdy Scaled Agile zobaczyło efektywność i wydajność, jaką produkt MessageBird—Taxi for Email—mógł im zaoferować, decyzja o współpracy była oczywista.

Wyzwanie: Nudny, nieefektywny proces tworzenia e-maili

Przed wdrożeniem Taxi, Scaled Agile obsługiwało każdy e-mail, niezależnie od nadawcy czy celu, przez wybraną grupę marketerów. Zespół zmieniał się z narzędzia na narzędzie, które nie dawało odpowiedniego dostępu, UI i twórczej autonomii, której potrzebowali. Mały zespół szybko stał się przeciążony poprawkami do treści, designu i zaplecza HTML. Naturalnie, ten proces zatwierdzania prowadził do długich, nieefektywnych czasów tworzenia i wdrażania e-maili.

„Było więcej wąskich gardeł, ponieważ mniej osób miało możliwość budowania naszych e-maili”, powiedział Adam Wilbur, Dyrektor Marketingu w Scaled Agile. „Nawet gdy wtedy mieliśmy system projektów szablonowych, każda osoba chcąca stworzyć e-mail musiała mieć przynajmniej trochę wiedzy HTML.”

W rezultacie, takie działy jak sprzedaż i HR musiały współpracować z copywriterem w Google Doc, a następnie z projektantem. Po tym każdy e-mail przeszedł przez wiele rund testów i zatwierdzeń od kierownictwa. Niektóre zespoły po prostu działały na własną rękę, decydując się na wysyłanie własnych e-maili bez wskazówek zespołu marketingowego, aby całkowicie uniknąć procesu.

„Wszystkie te przeglądy i poprawki naprawdę nas przytłaczały i sprawiały, że inne działy były zbyt zależne od marketingu, by wykonać swoje zadania”, dodał Adam. Potrzebowali jednego narzędzia, z którego różne zespoły mogłyby korzystać, aby przekazywać treść e-maili i szkicować linki do odpowiednich osób bez łamania jakichkolwiek kluczowych procesów lub szablonów.

Wszystko to zmieniło się, gdy Scaled Agile zobaczyło wyniki marketingowe i komunikacyjne, które mogliby osiągnąć, korzystając z funkcji, które oferuje Taxi.

Rozwiązanie: Elastyczne, łatwe w użyciu rozwiązanie e-mailowe i proces

Oprócz łatwości współpracy, zespół Scaled Agile poszukiwał partnera e-mailowego, aby dostarczyć twórczą i procesową elastyczność, której pragnęli. Spojrzeli na innych dostawców, ale każdy miał przeszkody, od obaw o prywatność po ograniczone miejsca na licencję.

W 2019 roku Scaled Agile rozpoczęło pracę z Taxi, używając szablonu e-mailowego. W 2022 roku, w ramach swoich działań rebrandingowych, zastąpili szablon e-mailowy nową wersją jako część pakietu startowego dla biznesu. Ten pakiet dał Scaled Agile narzędzia do wdrożenia nowego wyglądu we wszystkich ich e-mailach, aby dopasować je do zaktualizowanej marki.

Dzięki pomocy Taxi, zespoły marketingowe Scaled Agile przekształciły ponad 80 automatycznych e-maili w zaledwie kilka tygodni zamiast miesięcy.

Dziś zespół Scaled Agile korzysta z Taxi, aby konsekwentnie osiągać swoje wskaźniki komunikacji dzięki solidnemu procesowi, który umożliwia tworzenie unikalnych wiadomości, które zachwycają ich klientów (i pozostają zgodne z marką).

Najlepsze jest to, że problemy techniczne były praktycznie nieistniejące. Kierownictwo marketingowe Scaled Agile powiedziało, że musieli skontaktować się z pomocą techniczną Taxi tylko raz po wdrożeniu, ponieważ platforma jest „tak łatwa w użyciu”.

Jak Taxi for Email pomaga Scaled Agile zdemokratyzować tworzenie e-maili i zwiększać efektywność

Dzięki rozwiązaniu Taxi od Bird, różne zespoły w Scaled Agile mają pełną autonomię w kwestii tego, co trafia do komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej.

Przed Taxi, administratorzy obawiali się dawać dostęp użytkownikom – jedna mała zmiana mogła przerodzić się w techniczny koszmar. Teraz zespoły sprzedaży i HR mogą tworzyć swoje własne unikalne e-maile lub kampanie, nie martwiąc się o złamanie czegokolwiek lub informowanie zainteresowanych o każdorazowej potrzebnej poprawce.

W rezultacie zespół marketingowy jest odblokowany z mozolnych zadań przeglądu i może pracować nad innymi inicjatywami, które przynoszą leady i przychody. Jak mówi Lauren Clark, Menedżer Marketingu Partnerskiego w Scaled Agile, „Łatwość współpracy usuwa wiele domysłów z tego procesu.”

„Doskonałym przykładem tego w akcji jest nasza seria e-maili w zakresie onboardingu HR pt. „Tip of the Day”,” dodała. „Nowi pracownicy otrzymują e-maile na 30 dni z tematami, od naszego programu wellness po demo konfiguracji sygnatury e-mailowej. Chociaż mamy zespoły międzyfunkcyjne i zleceniobiorców pracujących nad tymi e-mailami, nigdy nie musiałam spojrzeć na ani jeden z nich.”

„To bezpieczna przestrzeń dla użytkowników, aby tworzyć, edytować i przeglądać razem.”

Taxi znacznie zdemokratyzowało proces wprowadzania e-maili we wszystkich jednostkach biznesowych Scaled Agile. Przy większej liczbie twórców współpracujących w jednym intuicyjnym ekosystemie, poprawy są drastycznie zauważalne w trzech głównych aspektach.

1. Proces pisania-recenzowania-wdrażania e-maili jest gładszy i szybszy

Korzystając z Taxi, firma skróciła czas realizacji kampanii e-mailowych z kilku tygodni do zaledwie kilku godzin. Ta poprawiona zwinność umożliwia Scaled Agile szybkie uruchamianie zintegrowanych kampanii e-mailowych i dripów. Dziś działania marketingowe i sprzedażowe firmy są skalowalne i bardziej konkurencyjne na rynku.

„Zamiast mieć kogoś, kto szkicuje treść w wspólnym dokumencie, wysyła ją do copywritera, a potem do kogoś innego na zatwierdzenie, znacznie skróciliśmy ten czas cyklu,” wyjaśniła Lauren. „Pracownicy po prostu wrzucają to do Taxi, dzielą się e-mailem z kimś, aby uzyskać niezbędne zatwierdzenia i po sprawie.”

Proces przeglądu, który żyje w jedynym hostowanym URL, to rodzaj zoptymalizowanego przepływu pracy, który zwykle nie występuje w marketingu. „Zwykle wysłanie e-maila może zająć tydzień lub dłużej, w zależności od procesu firmy,” dodała Eva. „Z Taxi mogę wysłać e-mail w zaledwie kilka godzin.”

Nie powinno dziwić, że Scaled Agile znacznie zwiększyło swoją objętość wysłanych e-maili we wszystkich swoich zespołach rok do roku z Taxi.

2. Głęboka personalizacja i wsparcie zwiększają wydajność

„Czy to jest zgodne z marką?” to pytanie, które zespół marketingowy Scaled Agile już nie musi zadawać o swoich e-mailach. Częścią powodu, dla którego tworzenie e-maili przechodzi przez kilka warstw marketingu, jest to, że zachowanie spójności marki jest trudne.

Ręczne zapewnienie, że wszystkie szablony są zaprojektowane poprawnie i wytyczne są przestrzegane, może być trudne. Nawet jeśli godziny lub dni są wydawane na to zadanie, jest to wszystko bezwartościowe, jeśli inne działy nie przestrzegają wzoru.

Jednak system szablonów e-mailowych Taxi, dzięki możliwością personalizacji, chronił markę Scaled Agile przed byciem ofiarą błędów projektowych, faux pas w komunikacji i ogólnych niezgodnych z marką e-maili. Zespół marketingowy firmy zaktualizował ponad 100 e-maili, korzystając z łatwych w użyciu funkcji klonowania i edytowania, proces, który w przeciwnym razie zająłby im miesiące do ukończenia.

„Tak łatwo jest dostosować e-maile za pomocą wersji nadrzędnej z bieżącej lub poprzedniej kampanii i sklonować je do jakichkolwiek specyfikacji klienta, których potrzebujesz,” powiedziała Lauren. „To pomogło naszej strategii ABM, że „Hej, możemy szybko wysyłać znacznie bardziej spersonalizowane e-maile. Nie musimy czekać.” Projektanci już nie tworzą nagłówków. My po prostu to wpisujemy, co jest tak miłe.”

To zrównoważone podejście oznacza, że pracownicy, zleceniobiorcy i inni interesariusze mogą być jak najbardziej kreatywni, nie wychodząc poza ustalone wytyczne marki.

3. Testowanie A/B i funkcjonalność wyszukiwania wprowadzają przejrzystość do konfiguracji kampanii

Marketing e-mailowy odgrywa kluczową rolę w wygranej strategii komunikacyjnej Scaled Agile, głównie dzięki dziesiątkom testów, które przeprowadzają i z których się uczą. Testowanie pozwala na bardziej ścisłą kontrolę wersji e-maili, co zapewnia, że żadne wrogie elementy marki nie są wysyłane do klientów ani potencjalnych klientów. Lepsze testowanie doprowadziło do uproszczonego, efektywnego procesu wdrażania kampanii dla Scaled Agile.

Funkcje testowania i zapewnienia jakości (QA) Taxi umożliwiają interesariuszom podgląd e-maili na komputerach stacjonarnych lub urządzeniach mobilnych w czasie rzeczywistym, nawet gdy inni dokonują dodatkowych edycji. Te funkcje umożliwiają Scaled Agile, firmie, która nigdy nie miała sformalizowanego procesu QA, przeprowadzenie ponad 55 testów w mniej niż rok na elementach takich jak linie tematyczne, obrazy, segmenty odbiorców i tekst przycisku.

„Jeśli muszę dokonać zmiany stopki w serii 10 wiadomości, mogę natychmiast przetłumaczyć to poprzez edytowanie szablonu nadrzędnego,” dodała Eva. „Jest to korzystne dla e-maili transakcyjnych i testów A/B dla nas teraz - o wiele bardziej niż kiedyś.”

Dzięki katalogowi wszystkich wysłanych e-maili na wyciągnięcie ręki, pracownicy Scaled Agile mogą skorzystać z funkcji wyszukiwania Taxi, aby uzyskać dostęp do poprzednich kampanii i wykorzystać swój dużą archiwum, aby usprawnić przyszłe sukcesy.

Co dalej dla Scaled Agile i Taxi for Email od Birda

Po wdrożeniu Taxi i niedawnym rebrandingu, Scaled Agile żyje w stanie e-mailowego nirwany. Marketing jest odblokowany i rozwija się, teraz gdy nikt nie jest obciążony godzinami budowy e-maili lub przeglądów.

Z ponad 100 solidnymi szablonami e-mailowymi dla pracowników z zespołów sprzedaży, marketingu i HR, kierownictwo Scaled Agile planuje jeszcze bardziej segmentować praktyki z „Markami”, które będą osadzone pod ich nadrzędnymi szablonami e-mailowymi.

„Marki to opcja do tworzenia szablonów podrzędnych twojego szablonu nadrzędnego i modyfikowania niektórych rzeczy,” wyjaśniła Eva. „Gdy szablon nadrzędny zostaje zaktualizowany, te zmiany dotyczą wszystkich powiązanych Marek. Więc zamiast tworzyć oddzielny szablon dla japońskiego, powiedzmy, miałbyś japońską Markę spoza szablonu nadrzędnego.”

Dzięki pomocy Taxi, Scaled Agile jest dobrze przygotowana do rozszerzenia swoich operacji e-mailowych, aby dotrzeć do specyficznych regionalnych i branżowych odbiorców i odblokować jeszcze większy potencjał przychodowy w dłuższej perspektywie.

O Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. jest dostawcą SAFe®, najbardziej zaufanego na świecie systemu dla zwinności biznesowej. Dzięki zintegrowanym rozwiązaniom, które pomagają zespołom odkrywać lepsze sposoby pracy, Scaled Agile redefiniuje sposób, w jaki wiodące organizacje na świecie identyfikują i dostarczają wartość klientom, korzystają z pojawiających się możliwości i poprawiają wyniki biznesowe. Ponad 20 000 firm i agencji rządowych polega na SAFe i globalnej sieci partnerskiej Scaled Agile, aby przyspieszać cyfrową innowację i konkurować na szybko zmieniającym się rynku. Dowiedz się więcej na scaledagile.com.

O Bird

Bird to CRM pierwszeństwa AI dla marketingu, serwisów i płatności.

Naszą misją jest stworzenie świata, w którym komunikacja z firmą jest tak łatwa, jak rozmowa z przyjacielem. Napędzamy komunikację między firmami a ich klientami — na każdym kanale, zawsze z odpowiednim kontekstem i na każdym zakątku planety. Jeśli kiedykolwiek zamówiłeś jedzenie na wynos, zwróciłeś paczkę, skontaktowałeś się z obsługą klienta lub poprosiłeś o kod logowania, prawie gwarantowane jest, że twoje interakcje były napędzane przez technologię Birda.

Nasza platforma, nasze aplikacje i nasze interfejsy API pomagają firmom uprościć rozmowy za pośrednictwem preferowanych kanałów klientów — takich jak WhatsApp, e-mail, SMS, głos, WeChat, Messenger, Instagram - i budować potężne i angażujące doświadczenia. Funkcjonalność Birda i wiedza o wielokanałowości przewyższa przeciążenie pracowników wiedzy i pomaga im być produktywnymi od razu, poprzez narzędzia do budowania doskonałych kampanii marketingowych, doświadczeń obsługi klienta lub zautomatyzowanych procesów biznesowych.