Come organizzazione globale, come puoi democratizzare la creazione e il deployment delle email per raggiungere i clienti in ore, non in giorni o settimane?

Questa era la domanda a cui Scaled Agile doveva rispondere. Per contesto, Scaled Agile fornisce il Scaled Agile Framework® (SAFe®), un modo di lavorare che aiuta oltre 20.000 aziende in tutto il mondo. SAFe® consente alle aziende di raggiungere e mantenere l'agilità aziendale.

I clienti di Scaled Agile vengono formati attraverso un curriculum basato sui ruoli in SAFe Studio™, una piattaforma online per apprendere, praticare e gestire SAFe. Con più di un milione di professionisti formati nelle pratiche SAFe® e una rete di partner di oltre 500 aziende affiliate, l'organizzazione stimola l'innovazione in quasi ogni settore.

Man mano che Scaled Agile ampliava la propria portata, l'azienda sapeva di aver bisogno di una soluzione email altrettanto agile. Una che rimuovesse i colli di bottiglia e ampliasse il numero di collaboratori capaci coinvolti nel processo di creazione e revisione delle email, il tutto senza rallentare il tempo di immissione sul mercato.

Quando Scaled Agile ha visto l'efficienza e la produttività che il prodotto di MessageBird—Taxi for Email—poteva offrirgli, la decisione di collaborare è stata ovvia.

La sfida: Un processo di creazione delle email noioso e inefficiente

Prima di implementare Taxi, Scaled Agile gestiva ogni email, indipendentemente dal mittente o dallo scopo, attraverso pochi selezionati marketer. Il team passava da uno strumento all'altro che non forniva il giusto tipo di accesso, UI e autonomia creativa di cui avevano bisogno. Il piccolo team è rapidamente diventato sovraccarico di modifiche al testo, design e infrastruttura HTML di backend. Naturalmente, questo processo di approvazione ha portato a tempistiche di creazione e distribuzione delle email lunghe e inefficienti.

“C'erano più colli di bottiglia semplicemente perché meno persone avevano la possibilità di costruire le nostre email,” ha detto Adam Wilbur, Direttore Marketing di Scaled Agile. “Anche se avevamo un sistema di design con template all'epoca, chiunque volesse mettere insieme un'email necessitava almeno di alcune conoscenze di HTML.”

Di conseguenza, dipartimenti come vendite e risorse umane dovevano lavorare con un copywriter in un Google Doc, poi con un designer. Dopo di che, ogni email passava attraverso più round di testing e approvazioni esecutive. Alcuni team, semplicemente, si sono ribellati decidendo di inviare le proprie email, senza seguire le indicazioni del team marketing, per evitare completamente il processo.

“Tutte queste revisioni e modifiche ci bloccavano e rendevano altri dipartimenti eccessivamente dipendenti dal marketing per portare a termine il lavoro,” ha aggiunto Adam. Avevano bisogno di uno strumento che più team potessero utilizzare per fornire contenuti email e progetti a chi di competenza senza rompere processi o template cruciali.

Tutto è cambiato quando Scaled Agile ha visto i risultati in marketing e comunicazione che potevano ottenere utilizzando le funzionalità offerte da Taxi.

La soluzione: Una soluzione email flessibile e facile da usare e un processo

Oltre alla facilità nella collaborazione, il team di Scaled Agile cercava un partner email per fornire la creatività e la flessibilità di processo di cui avevano bisogno. Hanno esaminato altri fornitori, ma ciascuno presentava ostacoli che andavano da preoccupazioni per la privacy a posti limitati per licenza.

Nel 2019, Scaled Agile ha iniziato a utilizzare Taxi, adottando un template email. Nel 2022, come parte dei loro sforzi di rebranding, hanno sostituito il template email con una versione rivisitata e ri-brandizzata come parte del pacchetto di avvio per le aziende. Questo pacchetto ha dato a Scaled Agile gli strumenti per implementare un nuovo look e feel in tutte le loro email, per allinearsi al loro brand aggiornato.

Con l'aiuto di Taxi, i team di marketing di Scaled Agile hanno riconfigurato oltre 80 email automatiche in poche settimane invece che mesi.

Oggi, il team di Scaled Agile utilizza Taxi per raggiungere costantemente i propri KPI di comunicazione grazie a un processo robusto che consente a team diversi dal marketing di creare messaggi unici che deliziano i loro clienti (e rimangano coerenti con il brand).

Cosa migliore di tutte, i problemi tecnici sono stati inesistenti. I leader di marketing di Scaled Agile hanno dichiarato che hanno dovuto contattare il supporto di Taxi solo una volta dopo l'implementazione perché la piattaforma è “così facile da usare.”

Come Taxi for Email aiuta Scaled Agile a democratizzare la creazione delle email e aumentare l'efficienza

Con la soluzione Taxi di Bird che alimenta il loro ecosistema email, diversi team di Scaled Agile hanno completa autonomia su ciò che va nei messaggi interni o esterni.

Prima di Bird, gli amministratori erano preoccupati di dare accesso agli utenti—una piccola modifica poteva trasformarsi in un incubo tecnico. Ora, i team di vendite e HR possono creare le proprie email o campagne uniche senza preoccuparsi di rompere qualcosa o di coinvolgere gli stakeholder ogni volta che è necessaria una modifica.

Di conseguenza, il team di marketing è sbloccato da compiti di revisione noiosi e può lavorare su altre iniziative che generano lead e ricavi. Come ha detto Lauren Clark, Partner Marketing Manager di Scaled Agile, “La facilità di collaborazione elimina gran parte della congettura dal processo.”

“Un buon esempio di questo in azione è la nostra serie di email per l'onboarding HR chiamata ‘Tip of the Day,’” ha aggiunto. “I nuovi assunti ricevono 30 giorni di email con argomenti che vanno dal nostro programma di benessere a una demo per impostare la firma email. Anche se abbiamo team funzionali incrociati e collaboratori che lavorano su queste email, non ho mai dovuto controllarne una singola.”

“È uno spazio sicuro per gli utenti per creare, modificare e rivedere insieme.”

Taxi ha significativamente democratizzato il processo di distribuzione delle email in tutte le unità aziendali di Scaled Agile. Con più creatori che collaborano in un unico ecosistema intuitivo, i miglioramenti sono notevolmente visibili in tre aree principali.

1. Il processo scrivi-rivedi-distribuisci le email è più fluido e veloce

Utilizzando Taxi, l'azienda ha ridotto il tempo di risposta per le campagne email da diverse settimane a poche ore. Questa agilità migliorata consente a Scaled Agile di avviare rapidamente campagne email interconnesse e drip. Oggi, gli sforzi di marketing e vendite dell'azienda sono scalabili e più competitivi nel mercato.

“Invece di avere qualcuno a redigere testi in un documento condiviso, inviarlo a un copywriter, poi inviarlo a qualcun altro per approvazione, abbiamo drasticamente ridotto quel tempo di ciclo,” ha spiegato Lauren. “I dipendenti lo inseriscono semplicemente in Taxi, condividono l'email con qualcuno per ottenere le necessarie approvazioni, e hai finito.”

Un processo di revisione che vive in una singola posizione URL ospitata è il tipo di flusso di lavoro ottimizzato che di solito non si vede in marketing. “Di solito, ottenere un'email può richiedere una settimana o più, a seconda del processo aziendale,” ha aggiunto Eva. “Con Taxi, posso inviare un'email in poche ore.”

Non sorprende quindi che Scaled Agile abbia significativamente aumentato il volume delle email inviate in tutti i suoi team anno dopo anno con Taxi.

2. La profonda personalizzazione e supporto stanno facendo aumentare la produttività

“È in linea con il brand?” è una domanda che il team di marketing di Scaled Agile non deve più porsi sulle proprie email. Parte del motivo per cui la creazione delle email passa attraverso diversi livelli di marketing è che la coerenza del brand è difficile da mantenere.

Assicurarsi manualmente che tutti i modelli siano progettati correttamente e che le linee guida siano seguite può essere un'impresa ardua. Anche se vengono spesi ore o giorni in questo compito, non vale nulla se altri dipartimenti non seguono il modello.

Tuttavia, il sistema di modelli email personalizzabili di Taxi ha protetto il brand di Scaled Agile da errori di design, errori di messaggistica e email in generale non in linea con il brand. Il team di marketing dell'azienda ha aggiornato oltre 100 email utilizzando le funzionalità di clonazione e modifica, un processo che altrimenti avrebbe richiesto loro mesi per essere completato.

“È così facile personalizzare le email utilizzando la versione parent di una campagna attuale o precedente e clonarla secondo le specifiche del cliente necessarie,” ha detto Lauren. “Ci ha aiutato nella nostra strategia ABM che, ‘Ehi, possiamo inviare email molto più personalizzate rapidamente. Non dobbiamo aspettare.’ Il design non sta più creando intestazioni. Siamo semplicemente noi a scriverle, il che è così bello.”

Questo approccio semplificato significa che dipendenti, collaboratori e altri soggetti coinvolti possono essere creativi senza uscire dalle linee guida stabilite del brand.

3. L'A/B testing e la funzionalità di ricerca portano chiarezza alla configurazione delle campagne

Il marketing via email gioca un ruolo fondamentale nella strategia di comunicazione vincente di Scaled Agile, in gran parte grazie ai dozzine di test che stanno eseguendo e dai quali stanno apprendendo. Il testing consente un migliore controllo delle versioni email, assicurandosi che nessun elemento di branding ribelle venga inviato a clienti o potenziali clienti. Un migliore testing ha portato a un processo di distribuzione delle campagne semplificato ed efficiente per Scaled Agile.

Le funzionalità di testing e di assicurazione qualità (QA) di Taxi consentono agli stakeholder di visualizzare le email per desktop o mobile in tempo reale, anche mentre altri stanno facendo ulteriori modifiche. Queste funzionalità equipaggiano Scaled Agile, un'azienda che non ha mai avuto un processo di QA formalizzato, per eseguire più di 55 test in meno di un anno su elementi come linee oggetto, immagini, segmenti di pubblico e testo dei pulsanti.

“Se ho bisogno di apportare una modifica al footer in una serie di 10 messaggi, posso tradurlo istantaneamente in ogni email modificando il modello parent,” ha aggiunto Eva. “È vantaggioso per noi ora inviare email transazionali e fare A/B testing—molto più di quanto fosse in passato.”

Con un catalogo di tutte le email inviate a portata di mano, i dipendenti di Scaled Agile possono sfruttare la funzione di ricerca di Taxi per accedere a campagne precedenti e utilizzare il loro ampio archivio per informare i futuri successi.

Cosa c'è in serbo per Scaled Agile e Taxi for Email di Bird

Dopo la sua implementazione di Taxi e il recente rebranding, Scaled Agile vive in uno stato di nirvana email. Il marketing è sbloccato e sta prosperando ora che nessuno è intralciato da ore e ore di creazione o revisione delle email.

Con oltre 100 robusti template email per dipendenti nei team di vendite, marketing e HR, i leader di Scaled Agile stanno cercando di segmentare ulteriormente le pratiche con