Cara Mengendalikan Reputasi Perusahaan Anda Dengan Alamat Protokol Internet (IP) Khusus

Kumpulan IP bersama adalah sekelompok alamat IP yang digunakan oleh beberapa pengirim email di server yang sama. Kumpulan biasanya mengelompokkan perusahaan dengan karakteristik yang sama, seperti industri atau ukuran mereka. Tergantung pada ukuran kolam dan perusahaan anggotanya, sebuah kumpulan tunggal dapat berisi ratusan klien email yang berbeda.

Kebanyakan program email dimulai dengan kumpulan IP bersama. Untuk pengirim email dengan volume pengiriman rendah (biasanya kurang dari 100.000 email per bulan), IP bersama adalah cara yang lebih efisien dari segi biaya dan sumber daya untuk menyiapkan kumpulan yang dioptimalkan untuk deliverability. 

“Terutama ketika pengirimnya lebih kecil, seperti sekolah yang mengirim buletin, misalnya, sekolah tersebut bisa jadi kecil—tetapi di dalam kumpulan bersama itu, ada ratusan distrik sekolah lainnya,” kata Tony Patti, Direktur Layanan Deliverability di Bird. “Filter ISP tahu tidak seharusnya ada konten selain konten pendidikan yang masuk, jadi jika tiba-tiba filter melihat iklan untuk obat penurun berat badan, mereka akan tahu ada yang tidak beres.”

Manfaat lain dari menggunakan kumpulan IP bersama termasuk hal-hal berikut:

• Kumpulan bersama lebih murah daripada IP khusus. Dengan kumpulan bersama, Anda hanya membayar untuk kuota Anda dan menikmati kenyamanan menyerahkan pengelolaan kumpulan kepada penyedia layanan email (ESP).

• Volume pengiriman gabungan dari kumpulan bersama dapat meningkatkan deliverability email Anda secara keseluruhan. ISP dapat merasa khawatir dengan lonjakan mendadak dalam volume pengiriman email. Untuk pengirim email dengan volume rendah, ledakan email yang tidak konsisten meningkatkan pemeriksaan terhadap pesan Anda. Namun, karena banyak perusahaan yang menggunakan kumpulan IP bersama, volume pengiriman kemungkinan akan lebih konsisten, yang mengurangi risiko terdeteksi karena aktivitas mencurigakan.

• Bisnis Anda mendapat manfaat dari reputasi IP yang sudah mapan. Membangun reputasi IP yang kuat secara independen memerlukan waktu (lebih lanjut tentang itu nanti). Dengan bergabung ke dalam kumpulan bersama, bahkan program email yang baru pun mendapatkan manfaat dari reputasi IP yang sudah mapan yang memudahkan pengiriman pesan ke kotak masuk utama.

Risiko kumpulan bersama: Pengirim lain dapat merusak reputasi Anda

Dalam lingkungan yang salah, reputasi IP bersama bisa menjadi pedang bermata dua. Pelaku jahat di dalam kumpulan bersama Anda dapat memanfaatkan reputasi IP yang kuat untuk menyelundupkan spam melewati filter ISP.

Pemalas dan penipu lebih suka menggunakan kumpulan bersama untuk anonimitas mereka, terutama saat mereka menyebarkan spam di berbagai IP untuk menjaga volume email tetap rendah untuk masing-masing.

Namun, pada akhirnya, mereka akan tertangkap—dan ketika itu terjadi, semua orang dalam kumpulan bersama dapat menderita kerugian terhadap deliverability email.

Tetapi bukan hanya pelaku jahat yang dapat memengaruhi deliverability melalui kumpulan bersama. Jika pengirim dalam satu kumpulan mengirim jenis email yang sangat berbeda, seperti untuk industri spesifik seperti layanan keuangan atau kesehatan, itu dapat menciptakan tantangan deliverability bahkan ketika semua perusahaan di dalam kumpulan berusaha mengikuti praktik terbaik email. Sebuah perusahaan keuangan, misalnya, dapat menghadapi tantangan saat mencoba mengirim email dari kumpulan bersama yang didedikasikan untuk perusahaan kesehatan.

“Jika email tersebut tidak dikirim melalui kumpulan bersama yang sangat terkontrol yang fokus pada pola pengiriman unik atau persyaratan regulasi industri mereka, pengirim tersebut dapat mengalami masalah deliverability,” kata Tony.

Jika tidak, lampiran PDF mungkin diidentifikasi sebagai aktivitas mencurigakan, membahayakan pengiriman informasi penting konsumen ini dan email lainnya dalam kumpulan bersama itu.