En tant qu'organisation mondiale, comment pouvez-vous démocratiser la création et le déploiement d'emails pour atteindre les clients en quelques heures, et non pas en jours ou en semaines ?

C'était la question à laquelle Scaled Agile devait répondre. Pour contextualiser, Scaled Agile fournit le Scaled Agile Framework® (SAFe®), une méthode de travail qui aide plus de 20 000 entreprises à travers le monde. SAFe® permet aux entreprises d'atteindre et de maintenir l'agilité commerciale.

Les clients de Scaled Agile sont formés via un cursus basé sur les rôles dans SAFe Studio™, une plateforme en ligne pour apprendre, pratiquer et gérer SAFe. Avec plus d'un million de professionnels formés aux pratiques SAFe® et un réseau de partenaires de plus de 500 entreprises membres, l'organisation stimule l'innovation dans presque tous les secteurs.

Au fur et à mesure que Scaled Agile étendait sa portée, l'entreprise savait qu'elle avait besoin d'une solution email tout aussi agile. Une qui élimine les goulets d'étranglement et élargit le nombre de collaborateurs capables impliqués dans le processus de création et de révision d'emails, le tout sans ralentir le temps de mise sur le marché.

Une fois que Scaled Agile a vu l'efficacité et la productivité que le produit de MessageBird — Taxi for Email — pouvait leur offrir, la décision de travailler ensemble n'était pas difficile.

Le défi : Un processus de création d'emails fastidieux et inefficace

Avant de mettre en œuvre Taxi, Scaled Agile faisait passer tous les emails, peu importe l'expéditeur ou le but, par quelques marketeurs sélectionnés. L'équipe alternait entre des outils existants qui ne permettaient pas le type d'accès, d'interface utilisateur, et d'autonomie créative dont ils avaient besoin. La petite équipe est rapidement devenue surchargée avec les modifications de texte, de design, et l'infrastructure HTML à la base. Naturellement, ce processus d'approbation a entraîné des délais longs et inefficaces pour la création et le déploiement d'emails.

« Il y avait plus de goulets d'étranglement simplement parce que moins de personnes avaient la capacité de construire nos emails », a déclaré Adam Wilbur, Directeur Marketing chez Scaled Agile. « Même si nous avions un système de design basé sur des modèles à l'époque, quiconque voulait assembler un email avait besoin d'au moins quelques connaissances en HTML. »

En conséquence, des départements comme les ventes et les ressources humaines devaient travailler avec un rédacteur dans un Google Doc, puis avec un designer. Après cela, chaque email passait par plusieurs séries de tests et d'approbations exécutives. Certaines équipes se sont simplement rebellées et ont décidé d'envoyer leurs propres emails, sans l'aide de l'équipe marketing, pour éviter complètement le processus.

« Tous ces examens et révisions nous ont vraiment ralentis et ont rendu d'autres départements trop dépendants du marketing pour finir le travail », a ajouté Adam. Ils avaient besoin d'un outil que plusieurs équipes pouvaient utiliser pour livrer le contenu d'email et rédiger des liens vers les bonnes personnes sans perturber les processus ou modèles cruciaux.

Tout cela a changé lorsque Scaled Agile a vu les résultats marketing et communications qu'ils pouvaient atteindre en utilisant les fonctionnalités offertes par Taxi.

La solution : Une solution et un processus de création d'emails flexibles et faciles à utiliser

Au-delà de la facilité de collaboration, l'équipe de Scaled Agile recherchait un partenaire email pour fournir la flexibilité créative et de processus qu'ils désiraient. Ils ont examiné d'autres fournisseurs, mais chacun présentait des obstacles allant des préoccupations en matière de confidentialité à des sièges limités par licence.

En 2019, Scaled Agile a commencé avec Taxi, en utilisant un modèle d'email. En 2022, dans le cadre de leurs efforts de rebranding, ils ont remplacé le modèle d'email par une version révisée et rebranding dans le cadre de leur package de démarrage commercial. Ce package a donné à Scaled Agile les outils pour mettre en œuvre un nouveau look sur tous leurs emails, pour correspondre à leur marque mise à jour.

Avec l'aide de Taxi, les équipes marketing de Scaled Agile ont reconfiguré plus de 80 emails automatisés en quelques semaines au lieu de plusieurs mois.

Aujourd'hui, l'équipe de Scaled Agile utilise Taxi pour atteindre régulièrement leurs KPI de communication grâce à un processus robuste qui permet à d'autres équipes que le marketing de créer des messages uniques qui ravissent leurs clients (et restent en accord avec la marque).

Le meilleur dans tout ça, c'est que les problèmes techniques ont été inexistants. Les responsables marketing de Scaled Agile ont déclaré qu'ils n'avaient dû contacter le support de Taxi qu'une seule fois après la mise en œuvre car la plateforme est « si facile à utiliser. »

Comment Taxi for Email aide Scaled Agile à démocratiser la création d'emails et à améliorer l'efficacité

Avec la solution Taxi de Bird alimentant leur écosystème email, différentes équipes chez Scaled Agile ont une autonomie totale sur ce qui entre dans la messagerie interne ou externe.

Avant Bird, les administrateurs étaient anxieux à l'idée de donner accès à des utilisateurs — un petit changement pouvait entraîner un cauchemar technique. Maintenant, les équipes de ventes et des RH peuvent créer leurs propres emails ou campagnes uniques sans se soucier de rien casser ou de prévenir les parties prenantes à chaque fois qu'une modification est nécessaire.

Par conséquent, l'équipe marketing est libérée de ces tâches d'examen fastidieuses et peut travailler sur d'autres initiatives qui génèrent des leads et des revenus. Comme l'a dit Lauren Clark, Responsable Marketing Partenaire chez Scaled Agile, « La facilité de collaboration élimine beaucoup des incertitudes du processus. »

« Un bon exemple de cela en action est notre série d'emails d'intégration des RH appelée 'Astuce du Jour' », a-t-elle ajouté. « Les nouvelles recrues reçoivent 30 jours d'emails traitant de sujets allant de notre programme de bien-être à une démonstration de configuration de signature d'email. Bien que nous ayons des équipes interfonctionnelles et des sous-traitants travaillant sur ces emails, je n'ai jamais eu besoin de regarder un seul d'entre eux. »

« C'est un espace sécurisé pour que les utilisateurs créent, modifient et revoient ensemble. »

Taxi a significativement démocratisé le processus de déploiement d'emails dans toutes les unités commerciales de Scaled Agile. Avec davantage de créateurs collaborant dans un écosystème intuitif, les améliorations se remarquent considérablement dans trois grands domaines.

1. Le processus d'écriture-revue-déploiement d'emails est plus fluide et plus rapide

En utilisant Taxi, l'entreprise a réduit le temps de réponse pour les campagnes d'emails de plusieurs semaines à quelques heures seulement. Cette agilité améliorée permet à Scaled Agile de mettre en place des campagnes d'emails interconnectées et des envois en un rien de temps. Aujourd'hui, les efforts marketing et de vente de l'entreprise sont évolutifs et plus compétitifs sur le marché.

« Au lieu de faire rédiger un texte dans un document partagé, de l'envoyer à un rédacteur, puis de l'envoyer à quelqu'un d'autre pour approbation, nous avons réduit ce temps de cycle de manière drastique », a expliqué Lauren. « Les employés le chargent simplement dans Taxi, partagent l'email avec quelqu'un pour obtenir les approbations nécessaires, et c'est fait. »

Un processus de révision qui vit dans un emplacement URL hébergé unique est le type de flux de travail optimisé que nous ne voyons généralement pas dans le marketing. « D'habitude, faire sortir un email peut prendre une semaine ou plus, selon le processus de l'entreprise », a ajouté Eva. « Avec Taxi, je peux sortir un email en seulement quelques heures. »

Il n'est donc pas surprenant que Scaled Agile ait considérablement augmenté son volume d'emails envoyés d'une année sur l'autre avec Taxi.

2. La personnalisation approfondie et le support font exploser la productivité

« Est-ce que c'est en accord avec la marque ? » est une question que l'équipe Marketing de Scaled Agile n'a plus à poser à propos de leurs emails. Une des raisons pour lesquelles la création d'emails passe par plusieurs couches de marketing est que la cohérence de la marque est difficile à maintenir.

Vérifier manuellement que tous les modèles sont conçus correctement et que les directives sont suivies peut représenter une tâche colossale. Même si des heures ou des jours sont dépensés dans cette tâche, tout cela n'est d'aucune valeur si d'autres départements ne respectent pas les normes.

Cependant, le système de modèles d'emails personnalisables de Taxi a protégé la marque de Scaled Agile des erreurs de design, des faux pas de message, et des emails globalement non conformes. L'équipe marketing de l'entreprise a mis à jour plus de 100 emails avec les fonctionnalités de clonage et de modification faciles à utiliser, un processus qui leur aurait autrement pris des mois à réaliser.

« Il est si facile de personnaliser les emails en utilisant la version parent d'une campagne actuelle ou précédente et de la cloner pour répondre aux spécifications des clients dont vous avez besoin », a déclaré Lauren. « Cela a aidé notre stratégie ABM à dire : 'Hé, nous pouvons envoyer des emails beaucoup plus personnalisés rapidement. Nous n'avons pas besoin d'attendre.' Le design ne crée plus les en-têtes. Nous le tapons juste, ce qui est très agréable. »

Cette approche rationalisée signifie que les employés, les entrepreneurs et d'autres parties prenantes peuvent être aussi créatifs que possible sans s'écarter des directives de marque établies.

3. Les tests A/B et la fonctionnalité de recherche apportent de la clarté à la configuration des campagnes

Le marketing par email joue un rôle majeur dans la stratégie de communication gagnante de Scaled Agile, en grande partie grâce aux nombreuses tests qu'ils effectuent et des leçons qu'ils en tirent. Le test permet un contrôle plus strict des versions d'emails, ce qui garantit qu'aucun élément de marque non autorisé ne soit envoyé aux clients ou aux prospects. De meilleurs tests ont conduit à un processus de déploiement de campagne simplifié et efficace pour Scaled Agile.

Les fonctionnalités de test et d'assurance qualité (AQ) de Taxi permettent aux parties prenantes de prévisualiser les emails pour desktop ou mobile en temps réel, même lorsque d'autres apportent des modifications supplémentaires. Ces fonctionnalités permettent à Scaled Agile, une entreprise qui n'avait jamais eu de processus AQ formalisé, d'effectuer plus de 55 tests en moins d'un an sur des éléments tels que les lignes de sujet, les images, les segments d'audience et le texte des boutons.

« Si je dois apporter une modification d'en-tête dans une série de 10 messages, je peux instantanément la traduire à travers chaque email en modifiant le modèle parent », a ajouté Eva. « C'est bénéfique pour les emails transactionnels et les A/B tests pour nous maintenant — beaucoup plus qu'auparavant. »

Avec un catalogue de tous les emails envoyés à portée de main, les employés de Scaled Agile peuvent tirer parti de la fonction de recherche de Taxi pour accéder aux campagnes précédentes et utiliser leur vaste archive pour informer leurs futurs succès.

Quelle est la suite pour Scaled Agile et la solution Taxi for Email de Bird

Après sa mise en œuvre de Taxi et son récent rebranding, Scaled Agile vit dans un état de nirvana email. Le marketing est débloqué et prospère maintenant que personne n'est accablé par des heures et des heures de construction ou de révision d'emails.

Avec plus de 100 modèles d'emails robustes pour les employés des équipes de vente, de marketing et des RH, la direction de Scaled Agile cherche à segmenter encore plus les pratiques avec des « Marques » qui seront regroupées sous leurs modèles d'emails principaux.

« Les Marques sont une option pour créer des sous-modèles de votre modèle principal et modifier certaines choses », a expliqué Eva. « Lorsque le modèle principal est mis à jour, ces changements affectent toutes les Marques associées. Donc, au lieu de créer un modèle séparé pour le japonais, disons, vous auriez une Marque japonaise provenant du modèle principal. »

Avec l'aide de Taxi, Scaled Agile est bien positionné pour étendre ses opérations d'emails pour s'adresser à des publics spécifiques régionaux et sectoriels et débloquer encore plus de potentiel de revenus à long terme.

À propos de Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. est le fournisseur de SAFe®, le système le plus fiable au monde pour l'agilité commerciale. Grâce à des solutions intégrées qui aident les équipes à découvrir de meilleures méthodes de travail, Scaled Agile redéfinit la manière dont les organisations leaders dans le monde identifient et livrent de la valeur client, capitalisent sur les opportunités émergentes et améliorent les résultats commerciaux. Plus de 20 000 entreprises et agences gouvernementales comptent sur SAFe et le réseau de partenaires mondiaux de Scaled Agile pour accélérer l'innovation numérique et rivaliser sur un marché en rapide mutation. En savoir plus sur scaledagile.com.

À propos de Bird

Bird est un CRM axé sur l'IA pour le marketing, les services et les paiements.

Notre mission est de créer un monde où communiquer avec une entreprise est aussi facile que de parler avec un ami. Nous alimentons la communication entre les entreprises et leurs clients — sur tous les canaux, toujours avec le bon contexte, et sur chaque coin de la planète. Si vous avez déjà commandé un plat à emporter, retourné un colis, contacté le service client ou demandé un code de connexion, il est presque garanti que vos interactions ont été alimentées par la technologie de Bird.

Notre plateforme, nos applications et nos API aident les entreprises à rationaliser les conversations par leurs canaux préférés — comme WhatsApp, Email, SMS, Voix, WeChat, Messenger, Instagram - et à créer des expériences puissantes et engageantes. La fonctionnalité prête à l'emploi de Bird et son expertise omnicanal donnent un avantage aux travailleurs du savoir et les aident à être productifs immédiatement, avec des outils pour créer d'excellentes campagnes marketing, des expériences de service client ou des processus commerciaux automatisés.