Als globale Organisation, wie können Sie die Erstellung und den Versand von E-Mails demokratisieren, um Kunden in Stunden und nicht in Tagen oder Wochen zu erreichen?

Das war die Frage, die Scaled Agile beantworten musste. Zum Hintergrund: Scaled Agile bietet das Scaled Agile Framework® (SAFe®) an, eine Arbeitsweise, die mehr als 20.000 Unternehmen weltweit unterstützt. SAFe® ermöglicht es Unternehmen, Geschäftswachstum und -agilität zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

Die Kunden von Scaled Agile werden über ein rollenspezifisches Curriculum im SAFe Studio™ geschult, einer Online-Plattform zum Lernen, Üben und Verwalten von SAFe. Mit über einer Million Fachleuten, die in SAFe®-Praktiken ausgebildet sind, und einem Partnernetzwerk von über 500 Mitgliedsunternehmen fördert die Organisation Innovation in nahezu jeder Branche.

Als Scaled Agile seine Reichweite ausbaute, wusste das Unternehmen, dass es eine ebenso agile E-Mail-Lösung benötigte. Eine Lösung, die Engpässe beseitigt und die Anzahl der fähigen Mitarbeiter, die am Prozess der Erstellung und Überarbeitung von E-Mails beteiligt sind, erhöht, ohne die Markteinführungszeit zu verlangsamen.

Sobald Scaled Agile die Effizienz und Produktivität sah, die das Produkt von MessageBird—Taxi for Email—bieten konnte, war die Entscheidung, zusammenzuarbeiten, eine Selbstverständlichkeit.

Die Herausforderung: Ein mühsamer, ineffizienter E-Mail-Erstellungsprozess

Vor der Implementierung von Taxi ließ Scaled Agile jede E-Mail, unabhängig vom Absender oder Zweck, über einige wenige Vermarkter laufen. Das Team wechselte ständig zwischen bestehenden Tools, die nicht den richtigen Zugang, die Benutzeroberfläche und die kreative Autonomie boten, die sie benötigten. Das kleine Team wurde schnell durch Änderungen an Texten, Designs und der Backend-HTML-Infrastruktur überlastet. Natürlich führte dieser Genehmigungsprozess zu langen, ineffizienten Zeitplänen für die Erstellung und den Versand von E-Mails.

„Es gab mehr Engpässe, einfach weil weniger Menschen die Möglichkeit hatten, unsere E-Mails zu erstellen“, sagte Adam Wilbur, Marketingdirektor bei Scaled Agile. „Obwohl wir damals ein vorgefertigtes Designsystem hatten, benötigte jeder, der eine E-Mail zusammenstellen wollte, mindestens einige HTML-Kenntnisse.“

In der Folge mussten Abteilungen wie Vertrieb und HR mit einem Texter in einem Google-Dokument zusammenarbeiten und dann einen Designer hinzuziehen. Danach wurde jede E-Mail mehreren Test- und Genehmigungsrunden unterzogen. Einige Teams haben einfach eigene E-Mails ohne die Anleitung des Marketingteams verschickt, um den Prozess ganz zu umgehen.

„All diese Überprüfungen und Überarbeitungen haben uns wirklich aufgehalten und andere Abteilungen übermäßig auf das Marketing angewiesen, um die Arbeit zu erledigen“, fügte Adam hinzu. Sie benötigten ein Tool, das mehrere Teams verwenden konnten, um E-Mail-Inhalte zu liefern und die richtigen Links an die richtigen Personen zu entwerfen, ohne dabei wichtige Prozesse oder Vorlagen zu stören.

All das änderte sich, als Scaled Agile die Marketing- und Kommunikationsresultate sah, die sie mit den Funktionen von Taxi erzielen konnten.

Die Lösung: Eine flexible, benutzerfreundliche E-Mail-Lösung und -Prozess

Über die einfache Zusammenarbeit hinaus suchte das Team von Scaled Agile einen E-Mail-Partner, um die kreative und prozessuale Flexibilität zu bieten, die sie sich wünschten. Sie sahen sich andere Anbieter an, aber jeder stellte Hindernisse dar, die von Datenschutzbedenken bis hin zu begrenzten Sitzen pro Lizenz reichten.

2019 startete Scaled Agile mit Taxi und nutzte eine E-Mail-Vorlage. 2022, im Rahmen ihrer Rebranding-Bemühungen, ersetzten sie die E-Mail-Vorlage durch eine überarbeitete und neu gestaltete Version im Rahmen des Business-Startpakets. Dieses Paket gab Scaled Agile die Werkzeuge, um ein neues Aussehen und Gefühl über alle ihre E-Mails hinweg umzusetzen, um mit ihrer aktualisierten Marke übereinzustimmen.

Mit der Hilfe von Taxi konfigurierten die Marketingteams von Scaled Agile in nur wenigen Wochen über 80 automatisierte E-Mails anstelle von Monaten.

Heute verwendet das Team von Scaled Agile Taxi, um konsequent ihre Kommunikations-KPIs zu erreichen, dank eines robusten Prozesses, der es anderen Teams als dem Marketing ermöglicht, einzigartige Nachrichten zu erstellen, die ihre Kunden erfreuen (und markenkonform bleiben).

Am besten ist, dass technische Probleme nicht existent waren. Die Marketingführung von Scaled Agile sagte, dass sie nach der Implementierung nur einmal den Taxi-Support kontaktieren mussten, weil die Plattform „so einfach zu bedienen“ ist.

Wie Taxi for Email Scaled Agile hilft, die E-Mail-Erstellung zu demokratisieren und die Effizienz zu steigern

Mit der Taxi-Lösung von Bird, die ihr E-Mail-Ökosystem antreibt, haben verschiedene Teams bei Scaled Agile völlige Autonomie darüber, was in interne oder externe Nachrichten eingeht.

Vor Bird waren die Administratoren besorgt, den Benutzern Zugang zu gewähren—eine kleine Änderung könnte zu einem technischen Albtraum werden. Jetzt können die Vertriebs- und HR-Teams ihre eigenen einzigartigen E-Mails oder Kampagnen erstellen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, etwas zu brechen oder alle Stakeholder jedes Mal einzubeziehen, wenn eine Änderung erforderlich ist.

Infolgedessen ist das Marketingteam von mühsamen Überprüfungsaufgaben befreit und kann sich auf andere Initiativen konzentrieren, die Leads und Einnahmen generieren. Wie Lauren Clark, Partner Marketing Manager bei Scaled Agile, es ausdrückte: „Die Einfachheit der Zusammenarbeit nimmt viel von der Unsicherheit aus dem Prozess.“

„Ein gutes Beispiel dafür in der Praxis ist unsere HR-Onboarding-E-Mail-Serie mit dem Titel 'Tipp des Tages',“ fügte sie hinzu. „Neuen Mitarbeitern werden 30 Tage lang E-Mails mit Themen von unserem Gesundheitsprogramm bis hin zu einer Demo zur Einrichtung von E-Mail-Signaturen gesendet. Obwohl wir funktionsübergreifende Teams und Auftragnehmer haben, die an diesen E-Mails arbeiten, musste ich noch nicht einmal eine einzige ansehen.“

„Es ist ein sicherer Raum für Benutzer, um gemeinsam zu erstellen, zu bearbeiten und zu überprüfen.“

Taxi hat den E-Mail-Rollout-Prozess in allen Geschäftseinheiten von Scaled Agile erheblich demokratisiert. Mit mehr Mitwirkenden, die in einem intuitiven Ökosystem zusammenarbeiten, sind die Verbesserungen in drei Hauptbereichen erheblich sichtbar.

1. Der Schreiben-Überprüfen-Versenden-E-Mail-Prozess ist reibungsloser und schneller

Mit Taxi hat das Unternehmen die Bearbeitungszeit für E-Mail-Kampagnen von mehreren Wochen auf nur wenige Stunden verkürzt. Diese verbesserte Agilität ermöglicht es Scaled Agile, vernetzte E-Mail-Kampagnen und -Drohnen im Handumdrehen zu starten. Heute sind die Marketing- und Vertriebsbemühungen des Unternehmens skalierbar und wettbewerbsfähiger auf dem Markt.

„Anstatt dass jemand den Text in einem gemeinsamen Dokument verfasst, ihn an einen Texter sendet und dann zur Genehmigung an jemand anderen weiterleitet, haben wir die Durchlaufzeit drastisch reduziert“, erklärte Lauren. „Die Mitarbeiter werfen es einfach in Taxi, teilen die E-Mail mit jemandem, um die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten, und das war's.“

Ein Überprüfungsprozess, der an einem einzigen gehosteten URL-Standort lebt, ist eine Art optimierter Workflow, den man im Marketing nicht typischerweise sieht. „Normalerweise kann es eine Woche oder länger dauern, eine E-Mail herauszubringen, je nach den Prozessen des Unternehmens“, fügte Eva hinzu. „Mit Taxi kann ich eine E-Mail in nur wenigen Stunden versenden.“

Es ist nicht überraschend, dass Scaled Agile sein versendetes E-Mail-Volumen in allen Teams von Jahr zu Jahr mit Taxi erheblich erhöht hat.

2. Tiefe Anpassungen und Unterstützung steigern die Produktivität

„Ist es markenkonform?“ ist eine Frage, die das Marketingteam von Scaled Agile über ihre E-Mails nicht mehr stellen muss. Ein Teil des Grundes, warum die E-Mail-Erstellung durch mehrere Schichten des Marketings läuft, ist, dass Marken-Konsistenz schwierig zu erreichen ist.

Manuell sicherzustellen, dass alle Vorlagen korrekt gestaltet sind und die Richtlinien befolgt werden, kann eine große Herausforderung sein. Selbst wenn Stunden oder Tage mit dieser Aufgabe verbracht werden, ist alles umsonst, wenn andere Abteilungen nicht das gleiche Vorgehen befolgen.

Die anpassbare E-Mail-Vorlagen-System von Taxi hat jedoch die Marke von Scaled Agile vor Designfehlern, Kommunikationsfehlern und insgesamt unpassenden E-Mails geschützt. Das Marketingteam des Unternehmens aktualisierte über 100 E-Mails mit den einfach zu bedienenden Klon- und Bearbeitungsfunktionen, ein Prozess, der andernfalls Monate gedauert hätte.

„Es ist so einfach, E-Mails anzupassen, indem man die Vorgängerversion einer aktuellen oder vorherigen Kampagne verwendet und sie entsprechend den Kundenspezifikationen anpasst“, sagte Lauren. „Es hat unsere ABM-Strategie unterstützt, dass wir sagen: 'Hey, wir können viel individuellere E-Mails schnell senden. Wir müssen nicht warten.' Das Design erstellt keine Kopfzeilen mehr. Es ist nur noch wir, die es einfach eingeben, was so schön ist.“

Dieser optimierte Ansatz bedeutet, dass Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere Stakeholder so kreativ wie möglich sein können, ohne außerhalb der festgelegten Markenrichtlinien vorzugehen.

3. A/B-Tests und Suchfunktionen bringen Klarheit in die Kampagnenkonfiguration

E-Mail-Marketing spielt eine entscheidende Rolle in der erfolgreichen Kommunikationsstrategie von Scaled Agile, vor allem wegen der Dutzenden von Tests, die sie durchführen und aus denen sie lernen. Tests ermöglichen eine engere Versionskontrolle von E-Mails, die sicherstellt, dass keine absichtlichen Branding-Elemente an Kunden oder Interessenten gesendet werden. Bessere Tests haben zu einem vereinfachten, effizienteren Rollout-Prozess für Kampagnen bei Scaled Agile geführt.

Die Test- und Qualitätsprüfungs (QA)-Funktionen von Taxi ermöglichen es den Stakeholdern, E-Mails in Echtzeit für Desktop oder Mobilgeräte vorzuschauen, während andere zusätzliche Änderungen vornehmen. Diese Funktionen ermöglichen es Scaled Agile, einem Unternehmen, das nie einen formalisierter QA-Prozess hatte, mehr als 55 Tests innerhalb eines Jahres zu Elementen wie Betreffzeilen, Bildern, Zielgruppensegmenten und Texten von Schaltflächen durchzuführen.

„Wenn ich eine Fußzeilenänderung in einer Serie von 10 Nachrichten vornehmen muss, kann ich das sofort auf jede E-Mail anwenden, indem ich die übergeordnete Vorlage bearbeite“, fügte Eva hinzu. „Es ist für transaktionale E-Mails und A/B-Tests für uns jetzt von großem Nutzen—mehr als es früher der Fall war.“

Mit einem Katalog aller gesendeten E-Mails zur Hand können die Mitarbeiter von Scaled Agile die Suchfunktion von Taxi nutzen, um auf frühere Kampagnen zuzugreifen und ihr umfangreiches Archiv zu nutzen, um zukünftige Erfolge zu informieren.

Was kommt als Nächstes für Scaled Agile und die Taxi for Email von Bird

Nach der Implementierung von Taxi und dem kürzlichen Rebranding lebt Scaled Agile in einem Zustand des E-Mail-Nirwana. Das Marketing ist jetzt ungehindert und floriert, da niemand mehr mit Stunden und Stunden der E-Mail-Erstellung oder -Überprüfung beschäftigt ist.

Mit über 100 robusten E-Mail-Vorlagen für Mitarbeiter aus den Bereichen Vertrieb, Marketing und HR plant die Führung von Scaled Agile, die Praktiken noch weiter zu segmentieren mit „Marken“, die unter ihren Haupt-E-Mail-Vorlagen zusammengefasst werden.

„Marken sind eine Option, um Untervorlagen Ihrer Hauptvorlage zu erstellen und bestimmte Dinge zu ändern“, erklärte Eva. „Wenn die Hauptvorlage aktualisiert wird, betreffen diese Änderungen alle verbundenen Marken. Anstatt also eine separate Vorlage für Japanisch zu erstellen, hätten Sie eine japanische Marke, die von der Hauptvorlage abgeleitet ist.“

Mit der Hilfe von Taxi ist Scaled Agile gut positioniert, um seine E-Mail-Operationen zu erweitern, um spezifische regionale und branchenspezifische Zielgruppen anzusprechen und langfristig noch mehr Umsatzpotenzial zu erschließen.

Über Scaled Agile

Scaled Agile, Inc. ist der Anbieter von SAFe®, dem weltweit vertrauenswürdigsten System für Geschäftswachstum. Durch integrierte Lösungen, die Teams helfen, bessere Arbeitsweisen zu finden, definiert Scaled Agile die Art und Weise, wie die weltweit führenden Organisationen den Kundenwert identifizieren und liefern, aufkommende Chancen nutzen und die Geschäftsergebnisse verbessern, neu. Über 20.000 Unternehmen und Regierungsbehörden verlassen sich auf SAFe und das globale Partnernetzwerk von Scaled Agile, um digitale Innovationen zu beschleunigen und in einem sich schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Erfahren Sie mehr unter scaledagile.com.

Über Bird

Bird ist ein CRM mit KI-Fokus für Marketing, Dienstleistungen und Zahlungen.

Unsere Mission ist es, eine Welt zu schaffen, in der die Kommunikation mit einem Unternehmen so einfach ist wie das Gespräch mit einem Freund. Wir fördern die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden — über jeden Kanal, immer im richtigen Kontext und auf jedem Kontinent der Erde. Wenn Sie jemals Essen bestellt, ein Paket zurückgegeben, den Kundenservice kontaktiert oder um einen Anmeldecode gebeten haben, ist es fast garantiert, dass Ihre Interaktionen von der Technologie von Bird unterstützt wurden.

Unsere Plattform, unsere Anwendungen und unsere APIs helfen Unternehmen, Gespräche über die bevorzugten Kanäle ihrer Kunden – wie WhatsApp, E-Mail, SMS, Voice, WeChat, Messenger, Instagram – zu optimieren und leistungsstarke, ansprechende Erlebnisse zu schaffen. Die schlüsselfertige Funktionalität von Bird und die Omnichannel-Expertise geben den Wissensträgern den entscheidenden Vorteil und helfen ihnen, sofort produktiv zu sein, mit Tools, um großartige Marketingkampagnen, Kundenservice-Erfahrungen oder automatisierte Geschäftsprozesse zu erstellen.